怎样做好企业档案工作

第一篇：怎样做好企业档案工作

怎样做好档案管理工作

档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作是指档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，开发提供档案信息，为社会各项事业服务的工作。

作为一位档案工作者怎样才能把档案这一系列的业务工作管理好呢?根据自己的实践经验认为应该从下面几个方面抓起。

一|、领导重视，建立健全各项档案管理制度

档案工作在平日的工作中不是每个单位的重点性工作，却是一个长期的基础性工作。只有基础工作做牢固了，整个单位的工作才能扎实。要想把基础工作做好，需要单位领导必须从源头上重视。在年初就要把档案工作列入年度工作的议事日程上来;同时把档案工作列入年度工作的计划和总结中;成立专人负责的档案管理工作的领导小组及销毁鉴定档案领导小组。

二、建立健全各项档案管理制度

制度在工作中起着制约和规范的作用，没有全面的制度对于档案管理工作就会存在着不完善的一面，同时也滞后着档案工作的前进。档案的业务工作的各项方面、库房管理、档案工作者等都需要制定不同内容的管理制度去规范，只有档案工作各方面的制度建立健全了，档案工作才能顺利开展，同时也能得到良好的工作成绩。

三、加大档案管理经费的投入

档案的保管工作做得好不好与经费的投入成正比，档案经费的投入可能和所产生的效益不能成正比，档案所产生的效益是个长期的过程，也是个具有历史意义的过程。只有足够经费作保证才能让档案有个更好的存放环境和保管环境，要想达到现代化的管理，就要给档案配备现代化的管理库房和管理工具，这些基础设施的配备都需要足够的经费作保证。

四、提高档案工作人员的业务水平，加强培训力度

从事档案工作者大多都是非专业者，要想让一个非专业者干好档案工作，首先做好培训工作，只有让档案工作者懂了档案管理业务知识才能更好的投入工作中去。提高档案工作者业务水平是个缓慢的过程，需要投入大量的时间去培养一个优秀的档案工作者，档案工作者在不断的学习不断地实践工作中才能提高自己的业务水平。在长时间的培养过程中，提高的不只是业务水平、同时提高了档案工作者的职业道德水平和档案工作者的思想境界。档案工作者的思想境界不同于别的工作者，档案工作者的思想境界是耐得住寂寞和枯燥，默默无闻，兢兢业业的奉献精神，只有具备了这种思想境界和良好的职业道德水平再加上自己扎实的业务水平，才能把一个单位的档案工作干的更加出色，同时为本行业的基础工作提供了坚强的后盾。

五、利用现代化的管理措施提高档案工作的管理水平

时代在发展，档案工作也在顺时代潮流发展着。以前的手工操作已经跟不上电子信息时代的发展，档案也实行了电子化的管理。档案的电子化的管理是在纸质档案的基础上进行的，

第二篇：怎样做好国土资源档案工作

X X 县国土资源局 管理人员培训材料

怎样做好国土资源档案工作

XX县档案局 杨建伟

全面建设小康社会，开创中国特色社会主义的伟大事业，对各个行业提出了更高的要求，对于国土资源管理者来说，服务全社会经济建设，是我们的长远目标。这就要求我们进一步解放思想，抓住机遇，开拓进取，强化业务基础建设，提高管理水平，增强服务功能，为我县的经济建设作出新的贡献，特别是现阶段在土地资源的利用过程中，土地管理档案作为土地利用情况的历史记载，成为合理规划、利用土地的重要记录，解决土地利用矛盾的主要依据，管好、用好土地档案，不仅仅是档案管理工作的内容，也是新形式下经济发展的基础性工作，关乎到土地管理工作的长期、稳定发展，关乎到当地市场经济的繁荣和发展。下面我就国土资源档案工作讲三个方面的问题。

一、正确认识国土资源档案工作的重要性

没有一个好的认识，就不可能做好档案管理工作。档案是历史的真实记录，它不仅具有历史凭证的价值，更具有神圣不可侵犯的法律效力，《档案法》的颁布，把档案管理工作上升到了法律层面，可见其意义的重要，管理不好，可能会涉及到

1 触犯国家法律。国土资源部门在行使土地资源管理职能过程中，形成了大量的十分珍贵的档案资料，这些原始档案资料是社会的宝贵财富。国土资源档案是国家诸多档案的重要组成部分，详细记录了土地和矿产资源利用的情况，反映着资源性质、类别以及权属来源和变化过程，是我们进行权属管理、开发利用、行政执法等国土资源核心业务工作的重要依据，一但形成，具有基础性、永久性和法律性特征。随着经济社会的快速发展，国土资源档案管理的地位越来越突出，作用越来越重要，涉及的利益面也越来越广，在掌握国土资源动态和国土资源优化配置等方面起着不可替代的作用，一般包括如下几个方面：一是调处土地权属纠纷和查处违法占地的重要依据;二是土地利用总体规划编制和修编的重要依据;三是土地发证、变更登记必备的资料;四是城市建设和拆迂安置工作重要依据;五是编写国土资源史志所需材料的主要来源;六是为领导决策和史志、农业、林业、城建、水利、交通、电力、工业等部门开展有关工作提供重要参考资料。

同时，信息技术的快速发展以及在档案管理领域的应用，对国土资源档案管理的标准越来越规范，要求也越来越高，管理形式和方法也发生了很大变化。因此，高标准地做好档案管理工作，充分发挥着档案管理工作服务经济发展的作用，对国土资源管理有着十分重要的意义。各级领导和档案管理人员，要充分认识到做好档案工作的重要性和必要性，切实增强责任

2 意识;要充分认识到维护好、管理好、利用好国土资源档案资料，是国土资源部门和每个工作人员义不容辞的责任。作为国土资源局机关档案工作的基本任务：一是对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。二是集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。三是在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督和指导。四是按规定向档案馆移交应进馆的档案。五是办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

二、结合实际，确定国土资源档案的归档范围

国土资源档案是指国土资源管理部门在国土资源管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的原始记录。国土部门在国土资源管理活动中产生了大量文件资料，尤其是地籍管理工作中进行的土地利用现状调查、城镇地籍调查以及登记发证等，面广量大，涉及到千家万户。这些文件材料经过立卷归档，形成了上万盒(卷)的档案，而其形式又是多种多样的，包括文字、图、表、航片、卫片、照片、录音、录像、磁盘等。数量大、形式多是国土资源档案的一大特点。怎样根据国土资源工作中文件材料的形成特点开展档案工作呢?这就需要明确它的归档范围。国土资源档案收集归档范围通常包括以下几个方面内容：

(一)文书档案归档范围

3 本机关党组、行政办公活动中形成的会计记录、工作报告、计划、总结;召开各类会议、开展各项活动形成的文件材料;本机关制发的法规政策性及业务性(包括：土地规划、耕地保护、土地利用、地籍地政管理、矿产资源管理、财务管理等)文件材料;本机关关于机构、人事等凭证性文件材料;上级、同级和下级关于业务活动中的批复、来文、来函、请示等文件材料。为了便于文件材料的收集归档，综合档案部门应当按照国家相关规定，结合本机关各股室职能和文件材料形成规律，制定具体的《文书档案分类方案与保管期限表》。

(二)科技档案的归档范围：

基建档案(重大项目档案)：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

(三)专门档案的归档范围：

1、会计档案

会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证;

会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账(卡片)及其他会计账簿;

4 会计报告类：包括月度、季度、财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告;

其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

2、地籍档案

土地登记申请书;土地权属来源证明材料;地籍调查表;宗地图;面积计算表;土地登记审批表等。

3、案件档案

案件调查、依据性材料和案件结论、决定、判决性文件材料

(四)声像档案的归档范围：

1、本单位主要党政领导任职时的照片，全体干部职工照片;

2、记录本单位主要职能活动、重要成果的照片和录音、录像;

3、记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像;

4、本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像;

5、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件和各类先进奖牌等情况的照片和录音、录像;

6、其他具有保存价值的照片和录音、录像。

(五)实物档案的归档范围：

1、荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等;

5

2、公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等;

3、物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

(六)电子文件的归档范围：

1、文书档案的数字化全文;

2、会计电算化材料及会计档案管理软件;

3、照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片;

4、其他音频、视频形成的电子文件;

5、业务档案中形成的电子文件。如地籍档案电子文件 机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。

(七)资料的收集范围：

1、本单位的重要文件汇编;

2、本系统上级或下级编印的出版物;

3、与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物;

4、政府公报等政府公开信息;

5、新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料;

6、本单位干部职工的论著、论文及其他作品。

(八)其他载体档案：航拍片、测绘底图

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

6 机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、制定措施，加强国土资源档案的科学管理

随着市场经济的发展以及国土资源部门职能的增加和服务的完善，国土资源档案资料的种类和数量越来越多，对国土资源档案管理提出了更高的要求。科学地、规范地管理国土资源档案，是新形势下档案管理工作的发展方向。

1、加强收集，规范整理

国土资源档案的收集是国土档案信息资源建设的一项重要工作，国土资源档案的有效收集是做好其管理工作与使用工作

7 的基础，收集工作的到位不到位，做得怎么样，直接影响到国土资源档案管理的质量，尤其涉及档案信息的真实性、准确性与全面性，进面影响到国土资源档案信息的有效利用。因此，要做好收集工作，首先要根据国土系统工作实际，制定科学的分类方案和归档范围，按照分类方案和归档范围进行收集归档。分类方案：文书档案(包括：党组纪检监察、行政事务、计划财务、地籍地政、土地规划、土地利用、耕地保护、土地监察、地质矿产)、科技档案(基建档案、设备档案、重大项目档案)、专门业务档案(包括:会计档案、地籍档案、案件档案、矿产档案……)、照片档案、音像电子文件档案(光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质载体)、实物档案、图书资料;收集原则：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

3、本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。做到各类档案资料应收尽收，齐全完整。收集时间要求：次年三月份完成对上形成文件材料的收集，由档案室进行集中整理，六月底前完成归档任务;专门业务档案由业务部门根据材料形成的规律采取平时立卷和集中整理归档。进行规范整理。整理方法：文书档案按照《归档文件整理规则》进行，以

8 件为单位进行分年、分类、分保管期限(永久、30年、10年)，实行计算机辅助组卷，装订、编目、入盒，建立纸质目录和电子目录数据。基建档案和重大建设项目档案的整理按照《科技档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行。以卷为单位，通过分卷、编号、填写内目、备考表、装订、写案卷题名，入盒，编写卷脊和封面，编制案卷目录等，形成档案归档;保管期限划分一般为永久。会计档案的整理，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》和四川省财政厅、四川省档案局《关于重新印发会计档案表格样式的通知》进行整理立卷。将会计凭证、帐簿、报表分开装订、编目、入盒保存。保管期限划分为永久和定期。地籍档案的整理按照地籍资料形成的规律，以宗地或户为单位进行整理编目，方便管理和利用。矿产资源档案，以生产企业为单位，建立矿产资源管理档案。照片档案整理，按照《照片档案管理规范》进行整理归档。将照片档案入专门的照片档案盒，编号、填写反映照片的内容、摄影时间和摄影者等项。电子文件和磁性载体档案的整理，按照《磁性载体档案管理与保护规范》和《四川省电子文件归档与管理暂行规定》进行整理归档。实物档案的整理，根据收集实物的实际情况，进行简单整理，从1起编一个通号，建立目录进行管理。其它档案的整理，根据实际情况而定，比如航拍片，将所有的航拍片进行统一编档号，建立目录，方便查找利用就行。总之，在整

9 理过程中，一定要按国家出台的相关档案整理规范进行，避免想当然，以我方便为主进行。整理档案用的材料，比如档案盒、卷皮、目录等都应当用印制符合档案规范标准的。在建档中需要这些标准的档案用品，可与县档案局联系。

2、集中保管，确保安全

一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。一个全宗的档案按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》要求，实行集中统一管理。国土资源局各股室形成的档案，全部集中到国土资源局综合档案室进行管理。乡(镇)土管部门形成的各类文件资料，应移交乡(镇)综合档案室集中整理归档。《四川省《中华人民共和国档案法》实施办法》第十一条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的材料，按国家规定应当归档的，由文秘或其他业务部门整理立卷，按时向本单位档案机构移交，集中管理，不得拒绝归档。在工作中形成的文件资料，以图自己方便，不及时拿出来整理归档，极易造成丢失和损坏。因此，必须及时收集，集中保管。按照规定，会计档案可在会计股保存一年后移交综合档案室，地籍档案、由于量大，档案利用与其业务工作紧密结合，随时可能变更，可设置专门档案室进行管理。总之，集中保管的目的就是确保各类文件材料齐全完整，节约管理成本，安全妥善保存。

3、加强管理，有效利用

10 国土系统的各级领导应把档案工作纳入工作的议事日程，确定人员负责档案工作，按照《四川省机关档案工作规范化管理标准》，开展机关档案规范化管理工作。应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架;改善防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施;配置温湿计、复印机、照像机、去湿机、空调设备和电子计算机等。绘制案卷存放的示意图;建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。按规定填写档案收进和移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。按照相关要求做好档案的鉴定销毁工作，对档案室保管满十年的档案及时移交县档案馆。机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。要采用现代信息技术，开发档案信息资源，通过计算机辅助管理档案，建立国土资源档案目录和全文信息数据库，充分利用计算机快速准确的查询功能，提高档案利用的查全率和查准率;开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等，充分发挥

11 国土资源档案的作用。同时，要加强利用中的管理，凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》和《档案利用效果登记表》。

档案管理是一项长期、细致、基础性质的工作，国土资源档案是当地经济建设利用土地情况的历史记录，在土地的宏观规划和微观利用方面具有不可替代的重要作用，经济发展越先进，土地的利用价值便越大，如何合理、高效地管好、用好土地档案，不仅是档案工作者的重要责任，也是管理决策者的重要依据，以经济建设服务为重点，开阔工作思路，拓宽服务领域，强化服务功能，使广大档案干部从中学到了知识，开拓了思路，进一步增强了工作的热情。另外，也要加强对档案价值和社会效益、经济效益的研究力度，深入挖掘档案资源潜藏的经济价值，不断地改善服务手段和条件，提高服务质量，为促进国土资源事业的更进一步发展优质的服务。

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第三篇：怎样做好档案的收集和归档

来源：中国菏泽网-菏泽日报

2011年07月17日20:31

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大中小

赵显瑞

档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础。因此，必须重视并做好这

项工作，这是管好用好档案的第一步。

一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则。档案是来源于各项活动的原始记录，它真实再现了各项活动的过程和结果。档案的价值是由档案本身的属性和社会对档案的需求两个方面决定的，其外在表现就是它的有用性，对经济社会发展，对各项工作活动，起着重要的依据和参考作用。在档案材料收集过程中，我们始终围绕一个“用”字，按照文书归档范围，凡是认为有用的材料，不论其用处大小，

都收集起来。

二、提高服务质量，促进档案材料的归集。不少同志把开会带回来的文件材料据为己有，占为己用，是图以后自己使用起来方便。针对这种情况，我们便改善服务质量，提高服务水平，以优质快捷的服务赢得他们，使他们自觉自愿地把自己拥有的文件材料拿出来交给档案室。一是对来查档案的人热情接待，有时他们只提供查阅内容，具体文号、年份、作者不清楚，我们不怕麻烦，就从最近年份开始，一年一年挨个查，直至查全查清楚为止。如市劳保处为企业离休干部适当增加待遇以使他们与机关事业单位的同类人员待遇持平，准备向市委老干部局提出实施意见，需要查阅1985年以来的有关增资文件。我们按照查阅单找到后，每份文件各复印一份给他们，为他们提供了政策依据。二是提供多种形式的服务，如我们开展“电话查档”，查档人不必到档案室来，只要在电话中说明要查的文件材料，我们查清以后“电话答复”。因此，他们都主动把文件材料送到档案室，用

他们自己的话说，放在档案室比放在自己手中查找方便、及时。

三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我们通过健全和完善档案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是严格岗位管理。二是实行文件呈阅登记制度，就是文件材料送往何部门、何人，都有签收，文件收回时注销。同时，为缩短文件材料的传阅过程，档案室要及时催还。(作者单位：市人力资源和社

会保障局)

第四篇：如何做好企业档案管理工作（大全）

如何做好企业档案管理工作

摘要：档案管理承载着企业生产管理活动的信息整理及传递的任务，具有很浓的科学色彩和政治色彩，是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。当前的石油企业需要结合石油产业发展现状，深入分析档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作质量。

关键词：企业 档案管理 信息技术 办公自动化

任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。

一、深入分析石油企业档案管理现状

石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在认真落实科学发展观、发展循环经济的过程中，积极调整和完善了企业内部的日常管理工作，2007年4月起，我公司实现办公OA自动化，2010年8月实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作。促进档案管理工作的规范化、自动化和现代化，传统的档案管理工作通常采用简单的纸、笔、电话办公，过分依赖人工，工作效率低下、劳动强度过大，严重制约公司发展。

石油企业认识到传统档案管理工作方式和工作思想的弊端，及时引进计算

机、复印机、传真机等现代化办公设备，发展人机结合的办公模式，建立高效的档案管理工作体系，规范了档案管理工作流程。

二、企业档案管理工作问题剖析

在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素：

(一)企业档案管理人才队伍问题

人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

(二)档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升;另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

(三)档案管理评估体系不健全

档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

(一)加强档案管理人员素质建设与能力培训

传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度。

1、档案管理人员素质与能力养成

石油企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，如石油产品营销、产品特征、运行管理、行政管理、会计档案、人事资料等等。公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。

2、档案管理人员的专业指导

公司安排档案管理部门负责人为档案管理工作主管，档案管理部门全体工作人员积极参与指导工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，统计分析企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型，在了解不同小组人员的业务处理能力和规范程度的基础上，在上级公司的组织与安排下，对相关专兼职档案管理人员进行了统一的教育和培训，并邀请省档案局专业讲师进行业务讲授。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。

(二)建立信息化档案管理体系

1、企业档案搜集整理信息化

石油企业在分析和整合自身业务特点和工作模式的基础上，应调整传统的档

案搜集整理模式，档案信息资源由传统运行模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化过渡，逐步建立和完善档案搜集整理工作办公自动化，办公自动化环境下的文书档案搜集与整理工作主要通过长期工作建立起的数据库完成文件档案相关处理工作，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。

2、企业档案信息系统的开发与完善

我公司在档案管理工作的调整与完善过程中，积极引入上级公司开发的档案信息系统，根据公司自身档案管理特点及企业档案检索目录著录要求、借鉴其他公司相关业务的档案检索目录建立经验，建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，以及信息的永久保存。

(三)优化档案利用与评估工作

1、优化档案利用工作

加强公司档案利用过程中的安全管理，根据档案管理技术设备及信息系统工作运行特点，不断调整与完善公司内部档案利用过程中的保密机制。

建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，最大限度发掘公司内部档案的信息与资源价值，为公司及行业发展提供有力的支持。

2、优化档案管理评估工作

切实制定并完善《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案安全应急处理预案》、《机关文件材料归档范围》、《档案分类及保管期限表》、《OA办公自动化系统管理办法(试行)》、《电子档案管理办法》等制度，严格依照这些管理和评价制度完成对档案管理的评价工作，并提出可行性强、方向明确的工作建议。

四、结束语

随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。企业档案管理工作

不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，公司的档案管理改革经验表明，新时期的石油企业需要加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。

参考文献：

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[4] 白淑琴.论信息技术在企业档案管理中的作用[J].科技信息,2011,(20):487.

[5] 张建华.企业档案管理中条形码技术的应用探讨[J].科技资讯,2011,(26):175-175.

[6] 苍永灵,韩梅,鹿雨等.谈化工企业档案管理与电子信息技术的应用[J].内蒙古石油化工,2011,37(22):98-99.

第五篇：新时期如何做好企业档案鉴定销毁工作

摘要:档案的鉴定销毁工作，对企业发展是尤为重要的。但是档案的鉴定销毁工作并不是那么顺利，它需要不断的改进和学习才能完善档案的鉴定销毁工作。因此，本文将针对档案鉴定与销毁这一工作在发展过程中存在的问题，以及做好企业档案鉴定销毁工作的重要性，并提出科学合理的应对措施，最后针对档案的鉴定销毁工作提出几点思考，以供参考。

关键词:新时期;企业档案;鉴定销毁;档案管理

档案的鉴定与销毁工作是档案管理的主要内容之一，对提高档案管理水平有着积极意义。但是随着时代的发展，企业片面关注档案的网络化与数字化，不关心陈年档案的管理，使得很多档案信息不能被利用，这对企业的发展是十分不利的。企业应该提高对档案鉴定与销毁的工作，及时清理废弃档案，提高企业档案的资源利用率。但是要怎样促进企业档案的健康发展，优化档案管理，将会成为当今档案工作人员必须深入思考的问题。

一、当今档案的鉴定与销毁工作存在的问题

1.企业管理人员缺乏对档案鉴定销毁工作的重视。企业对档案的鉴定销毁工作不加以重视，会给企业有价值的档案资料带来灾难。企业定期对众多档案信息进行鉴定是十分必要的，在对档案的鉴定过程中，如果管理人员对这项工作马虎敷衍，可能会销毁其中有重要意义的档案信息文件。然而，这些档案资料一经销毁，将不能再生，一旦在鉴定过程中不够谨慎，就会为企业发展带来巨大损失。由此可见，企业领导对档案管理工作的重视是多么重要。

2.企业仓库容量有限，档案数量与仓库容量不协调。企业规模有限，仓库容量不可能接纳源源不断的档案资料，但是每天都会有不同种类、不同层面的档案信息涌入，加大了仓库容量的负担。很多企业三年甚至五年都不曾清理过档案仓库，其中包括一些没有实用价值的发票、收据等，对于一些料单、文件资料尽管本身具有一定意义，但是在保存方面上却并不具备多大价值。针对这些档案，就需要让具备专业知识的档案工作管理人员来进行科学鉴定，进而销毁那些无用的档案，以便实用的档案价值能够更好保存，也利于迎接新一批的档案进入，进而提高档案的信息管理水平。

3.档案管理人员缺乏对档案的价值评定，导致企业档案不具有科学性，合理性。我国对档案信息的鉴定与销毁尚未形成科学的评价体系，使得档案资料在鉴定方面不全面，不彻底。档案的鉴定与销毁工作并不是简单的对古老、陈旧的档案进行销毁，还应该根据它本身的利用价值以及产生背景进行分析，进而做出正确的鉴定结果。比如，某年将要对65岁以上的老人进行补助，需要收集老人在十年之内的经济情况调查表以及家庭基本信息采集记录，如果档案工作管理人员在鉴定档案时，因为年份较久，而将老人的经济、家庭信息等相关资料进行销毁，将不能为这项补助惠民政策提供参考，可能导致惠民政策在落实的时候缺乏公平和合理，没有真正实现惠民政策的宗旨和目的。因此，档案的保存年限必须经过档案管理人员一致同意后，适当延长相关档案的保存年限，以免造成某些政策或活动的不合理。

二、企业档案鉴定销毁工作的重要性

1.提高档案鉴定销毁工作的质量和利用价值。档案管理的鉴定销毁工作并不是单纯意义上的档案数量的多少，相反，我们更关注的是档案馆藏资源的实用价值。定期对档案的价值意义进行鉴定，对不符合企业发展的滞后信息进行销毁，提高档案馆藏资源的质量和效用。比如，在企业长期的发展过程中，肯定会存在机器设备的购买发票、材料财物的简介以及一些料单等等，都已经不足以促进企业长远发展，这些就属于企业的滞后信息，应该经过科学鉴定之后进行销毁，扩大仓库可利用空间，提高档案的时效性和实用性。

2.促进企业档案的健康发展。档案工作管理人员在对档案进行鉴定的过程中，将会对一些有利用价值，实用效益的档案进行保存，所有有用的档案整理之后，还将对这些档案进行归类和整理，激发了档案本身的生命力和活力。有效档案的保存不但能够让这批实用价值的文献继续为企业发展服务，也在一定程度上可以作为避免企业发生错误的一个借鉴。比如，针对企业曾经出现过的困难或挫折，在今后的发展过程中可能还会发生，那么，之前保存的档案资料就能有效提供参考意见，促进企业健康发展。

3.有利于企业档案优化管理，促进资源节约。企业生产和发展过程中会出现很多档案，对这些档案的科学鉴定与销毁工作，能为有利用价值的档案提供更多空间，便于人们使用和检索。对没有价值的档案进行销毁，也是节约企业档案馆藏资源的表现，丧失价值的档案信息加以清理，能促进企业的档案资源管理。

三、企业档案鉴定销毁工作的解决措施

1.提高企业对档案管理的重视程度。档案关于企业的文化发展问题，企业高层领导必须重视档案的鉴定与销毁工作。对过期的档案及时进行销毁，有以下几点意义:(1)对档案信息加以整理，能剔除没有利用价值的档案，这些无用档案的清楚，将会给档案馆藏资源腾出空间，优化档案管理;(2)由于鉴定完毕之后，只有具有科学实用价值的档案才能得以保存，所以针对这些档案的保存也将更具科学化、合理化、规范化，利于档案工作人员查找和使用;(3)无用档案信息的销毁，实用档案资料的保存，都是为企业档案馆藏资源做贡献的表现，没有实用意义的档案进行销毁，就能为保存下的档案信息提供更为良好的保存环境。因此，企业领导不应该片面追求经济发展，还应该关注档案的鉴定销毁工作，实时对档案馆的档案进行鉴定与销毁，为档案提供一个整洁和谐的保存环境。

2.加强档案鉴定销毁工作的组织和引导。档案的鉴定和销毁是一份精细的工作，要求档案管理人员必须以一丝不苟的态度对档案进行鉴定。档案鉴定工作要求管理人员以企业发展为出发点，在维护企业发展的基础上对档案进行鉴定销毁工作。档案工作也是技术性的工作，它要求档案管理工作者具有超强的动手能力和规划能力。但是，光靠档案管理人员是不足以加强档案信息的凝聚力的，应该安排专门的企业管理领导，组织企业档案鉴定销毁工作科学发展，给档案的鉴定销毁工作制定一个切实可行的方案，挑选出有耐心，有实力的档案工作管理人员。同时，企业还应该外聘一批专门的档案信息管理人才，由这批人才给企业员工实时进行培训，并根据培训内容对其进行考核，加强档案信息管理工作的规范化引导。

3.注重档案鉴定与销毁的管理，做好档案鉴定工作。企业的档案管理是十分复杂的，当档案管理者在面对诸多档案时，不必急于对档案进行鉴定和销毁，必须先在心中拟定方案。随着信息的迅速传播和电子技术的发展，企业档案的数量逐渐增多，其中不乏会产生一些失效和过期的档案，这就要求档案管理工作人员在收集整理档案时，将一些对企业发展没有作用的档案鉴定清楚，不但能够为后期的档案鉴定销毁工作减轻负担，也能给有限的档案馆藏资源提供轻松和谐的环境。这就要求档案管理工作人员必须具有高效的实践操作能力，具备一定的业务水平，能够清晰的对档案进行整理和分类，将档案归档放置，起到优化档案管理的作用。

4.提高档案管理人员的综合素质。档案鉴定工作要求档案管理工作人员必须具备很强的专业知识和业务能力，能够高效快速并准确的针对企业发展情况，从中踢去一批无用的档案资料。因此，对档案管理人员的能力和素质，企业提出以下几点要求:第一，档案管理工作人员必须有耐心，有毅力，在面对繁琐的工作时，认认真真做档案鉴定工作;第二，必须具备专门的档案管理知识，了解档案鉴定标准，熟悉档案鉴定销毁要求，避免盲目的档案鉴定工作;第三，档案管理是在企业发展的基础上对档案进行鉴定的，档案也是在企业发展的背景下产生的，工作人员应该了解档案的发生背景，具体内容，价值意义等方面综合考虑，确定其档案的利用价值，做出科学判定结果。

四、关于档案鉴定销毁工作的几点思考

1.做好立卷收集工作。企业经过一年的发展，累积了很多档案，其中包括企业员工的信息情况，企业的重要合同，员工的工资情况等，这些都是应该放置在档案室进行保存的;企业购买器材设备的发票，过期或无效的档案资料等，都应该经过档案管理工作人员科学鉴定之后进行销毁，尽量减少各种无效档案占用库存，也为后期开展工作减轻了负担，同时，库存空间合理安排，科学规划，还能提高档案管理工作人员的工作效率和业务水平。

2.制定科学的归档标准和保管期限。档案管理不仅仅是对档案进行重新归置和简单保护，档案管理的实质在于对各类档案的内容做出进一步分类，也就是归档工作，是属于经济类，还是社会类，或者文化类，各项档案标清楚，体现了企业档案管理人员超高的业务水平和工作能力。当然，档案的保管期限也是非常重要的。在鉴定档案时，档案的保存期限也是一个参考因素。档案保存时间过长，不符合社会发展要求，我们可以酌情销毁;但是并不意味着保存时间过长的档案就是不可取，不可用的，这种想法就大错特错了。比如，企业运营初期的发展规划，想要在几年或十几年应完成的目标，为企业发展做出过突出贡献的老员工资料等，虽然年限可能很长，我们还是应该尽可能的保存档案的完整性，便于我们随时翻阅和查看，促进企业科学稳定发展。

3.当无法确定档案的保管期限时，应该优先保存档案价值更高的文件。诸多丰富的档案材料中，肯定有一些我们无法很难做出决定去留的档案，那么，当在档案资料鉴定销毁工作的时候，遇到模棱两可的情况应该怎样去处理呢?档案本身存在的价值应该根据它产生的时代背景和可能产生的经济利益来衡量，如果档案的出发点和措施都是为了企业长远发展考虑，那么毫无疑问，这样的档案资料是需要细心保管的，反之，则进行销毁，为更多有效的档案提供良好的保存环境。而且，企业对档案的鉴定工作并不是只有一次，每年都会定期对档案工作的鉴定销毁提出意见，工作者在再次鉴定档案时，就能以一种全面，发展的眼光看待这份档案，也更容易从中看出其所存在的价值和意义。在这样反复的鉴定过程中，沉淀下来的就都是精华，更容易受到档案管理人员的珍视和利用。

4.档案鉴定工作应以提高效益为标准。众所周知，企业对档案的保存不是毫无标准的，并不是所有企业档案都值得被收藏的，况且企业的馆藏资源也十分紧缺。这就需要我们档案管理工作人员要考虑以下几点问题:第一，保存档案的人力、财力、物力是否能创造出更大的经济效益和发展价值，即这份档案的保存是不是有价值;第二，在保存档案时应具体分析它的使用意义，尽可能减少档案在保存过程中产生的花费。档案保管就是为了能够给公司业务提供标准和参照，为了能给企业创造利益，因此对档案进行鉴定工作是必不可少的，能优化档案管理，提高档案水平，并减轻企业在人力、物力、财力方面的投入。

5.档案鉴定人员须具备较高的业务素质。档案工作者作为档案去留取向的直接认识主体，必须做到态度严谨，细致认真，掌握相关的档案鉴定规则，能对档案价值做出合理判断。档案鉴定人员的效率是检验一个档案工作者是否优秀的因素之一，档案工作者不能把时间花费在一份档案上，档案鉴定不只是速度，更要求质量。因此，企业在选拔人才时，必须注重人才的理论知识和业务能力，如果只具备理论知识，档案工作的开展只是一个形式，并不能真正应用到企业发展中;如果只侧重实践操作，那么档案鉴定工作又没有精神上的实质内容，只是一个空壳。所以，企业应该做到理论知识和实践操作并重，提高档案管理人员的综合素质。

五、结束语

档案的鉴定销毁工作是各个企业都必须重视的一个课题，但是档案鉴定也有诸多方面的困难，尤其是在新时期下，档案鉴定销毁工作不但迎来了机遇，同时也带来了挑战。企业应该合理利用当今社会的发展情况，与时俱进谋发展，聚精会神搞好档案管理建设，对档案的鉴定，能够提高我们对企业发展的认识，对企业有广度，有深度的认识。而且，企业档案馆藏资源也并不很宽裕，对没有意义的档案进行销毁，能够给有意义的档案提供更多更好的保存环境，优化档案管理，节约馆藏资源，进而推动档案管理工作的长久发展。 参考文献：

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