浅谈如何做好文书档案工作

文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据, 具有很高的保存或参考价值, 它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况, 在单位工作中起着承前启后的重要作用。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低, 主要存在的问题如下:

(一) 档案管理人员专业素质不高。

目前, 我们虽然有一支稳定的档案干部队伍, 但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要, 特别是进入21世纪, 熟悉档案内容, 能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

(二) 档案管理机构和职责不明确。

目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度, 有的甚至还停留在“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”的地步。在机关机构设计中, 不少档案管理机构的地位被削弱, 甚至被裁掉, 其职责功能严重被弱化。

(三) 档案管理不够规范。

在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题, 主要表现在:第一, 档号不规范。第二, 案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

(四) 档案检索效率不高。

档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前, 传统的手工检索仍占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作, 编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了“多”而“不精”的现象, 被误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

(五) 在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题。

一些档案部门为达标升级应付检查, 随便选几个选题来编研, 其编研产品层次低、质量差实用性不大, 利用价值更小。有的选题好, 紧跟形势, 但因编研时间过长失去了时效性, 影响了作用的发挥。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况, 提高文书档案管理水平, 实现文书档案管理的规范化、健康化发展, 笔者认为需从如下几个方面做起。

(一) 领导重视是做好文书档案工作的前提。

文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前, 很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视, 要真正做好文书档案管理工作, 单位领导必须立足于单位事业发展的全局, 把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中, 让职工充分认识档案工作的重要地位和作用, 形成人人重视档案工作的良好风气。

(二) 制度健全是做好文书档案工作的保障。

完善的档案管理工作制度, 是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对日前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象, 各企事业单位要专门设立档案管理机构, 添购档案管理设施设备, 成立以单位主要领导为组长, 相关负责同志参与的档案工作领导小组, 配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度, 促使职工都来重视档案工作, 并认真研究落实本部门的文书档案工作任务, 使文书档案工作保质保量限期完成。此外还应该建立健全档案工作竞争激励机制, 真正做到优胜劣汰, 能者上庸者下, 从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关, 从而激发每个人的工作活力, 最大限度地发挥个人潜力, 使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

(三) 提高档案管理人员素质是做好文书档案的关键。

文书档案管理是一项专业性很强的工作, 文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量, 它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神, 又要有扎实的专业理论知识、科技知识, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此, 文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识, 开拓视野、优化知识结构、提高综合素质, 才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要, 就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性, 努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定, 使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关, 注意引进招聘一些有档案专业知识, 有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时, 加强现有人员的继续教育, 积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训, 提高其管理水平, 使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

(四) 牢记服务是做好文书档案工作的根本。

文书档案工作的根本目的在于服务利用, 在于通过认真收集保存好第一手资料, 为单位做好翔实的历史记录, 积极开发利用档案资源, 为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能, 创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务, 为单位事业服务, 为各类咨询查证服务。其次, 要提高管理素质, 拓宽服务渠道。要转变思想观念, 与时俱进, 充分认识新形势对档案工作的新要求, 积极探索档案开发利用的新思路、新方法, 主动树立服务意识, 主动开发服务功能。