对历史负责为现实服务替未来着想——如何做好基本建设项目工程档案管理工作

工程项目档案既是基建项目的真实记录, 也是全面鉴定本项目工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据, 更是国家重大项目档案的重要组成部分。要保证工程档案日后利用的有效性, 就要在施工过程中采取相应措施, 确保工程档案的完整、准确、系统以及安全保管, 保证满足竣工后的生产、运行、维修和改扩建需要。

一、利用法律约束, 严把合同签订关

从工程项目的立项、初设开始, 就需要有人对工程档案工作进行全盘考虑和统筹规划, 严格按照工程建设和档案建设形成的规律, 坚持档案工作与工程建设同步进行。自全面实行招投标制以来, 合同就成为约束双方的法律依据。当合同部门在签订相关工程合同、协议时, 必须要把工程档案的详细内容和具体要求纳入合同中, 这样才能对各参建单位日后的竣工档案起到保质保量的作用。

二、加强制度建设, 健全档案管理机制

加强档案工作的依法管理, 既是基本建设项目管理工作的重要内容, 也是协调档案工作与其他工作关系的依据。在我厂这个项目里, 有许多施工单位和监理队伍参加建设, 各自都习惯按本行业、本系统、本地区的规定和标准管理档案和编制竣工图, 工程完成后, 各方移交的档案资料就会标准不一、分类混乱、排列不规范。健全基建项目档案工作的规章制度, 就可以使项目档案工作摆脱被动局面, 防止出现“摁倒葫芦漂起来”的现象。

到目前为止, 我公司先后制定了《工程档案管理制度》《工程联系单管理工作程序》《图纸管理工作程序》《施工文件和记录的编制管理规定》等21项工程流转文件、档案管理制度, 并下发到各参建单位, 严格要求各参建单位按标准规范编写符合档案要求的工程文件, 使工程档案管理逐步走上制度化、规范化。

三、建立系统、完整的档案管理网络

基本建设项目档案涉及各个方面的工作, 贯穿工程全过程, 点多线长, 而且人员流动性强, 这给档案收集归档工作带来一定的困难。针对这种情况, 建立系统和完整的档案管理网络是很必要和适用的。

(一) 按照建设项目的布局和档案工作的特点。布网建点设人, 以点接线, 以线联网, 明确档案专、兼职档案人员的职责、归档范围和归档时间等;对重要的档案资料状况及其流向进行追踪管理, 既使工程建设人员、相关负责人员调动、变更, 也可以做到“人在档案在, 人走档案留”。

(二) 做好档案管理工作不仅仅是档案人员的事情。一组完整、准确、系统的档案, 是参加工程建设各方人员共同努力的结果。工程的管理者、建设人员和施工人员对工程项目的情况最为了解, 大量的工程档案也产生于他们的手中, 他们也是今后档案利用的主体。档案人员应经常深入现场, 进行及时的指导, 向他们加大宣传档案工作在工程建设中的重要性, 使他们自觉地保证档案的完整性和规范性。

四、各参建单位要密切配合、相互支持

由于各参建单位来自全国各地, 工程施工中人员变动大, 一个新项目可能又是一批新人。而且在工程项目建设中, 施工单位一般对业内资料不太重视。到工程完工后, 即将竣工验收, 才开始慌忙整理, 有的施工单位甚至人也难以找到, 给档案整编带来很大难度。主要原因一是整理资料是苦差事, 没有人愿意去干;二是工程到了收尾阶段, 大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位;三是一般施工单位没有专职档案管理人员, 业内资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后, 有些施工单位留下的人员对资料不熟悉, 有些资料签字手续也不完备, 需要施工单位或监理人员签字, 人员很难召来, 这就拖延了资料整理的时间。

所以, 为了避免资料整理返工和重复劳动, 在工程开工前, 就首先应与各参建单位做好沟通, 要求他们重视工程档案工作, 并应设专人管理。其次是细化建设单位、监理单位、施工单位的资料整理范围;最后需具体向其说明组卷要求, 特别是各种施工用表的排序, 如何使质量评定表、试验表格与工序检查表有机结合和规范案卷的格式和具体要求, 便于施工技术人员操作。

五、要认真做好基建项目档案的预验收工作

做好基建项目档案验收工作是保证项目档案质量的重要步骤。基建项目正式验收大都规格高、活动多、时间紧。在正式验收前, 要组织成立预验收小组, 按照国家或省级档案局的有关规定和要求, 认认真真地进行抽查, 发现问题, 及时查缺补漏, 纠错改误。档案验收的重点分两个方面:

(一) 项目档案工作。包括:1.领导重视与否、档案人员是否具备上岗资质、素质如何, 这是做好档案工作的保障;2.规章制度是否健全, 执行情况如何;3.档案工作是否与工程建设同步进行。

(二) 项目档案的完整情况。有以下几个重点:1.前期档案的收集情况;2.检查隐蔽工程的档案, 这些部位容易被施工单位做手脚或偷工减料;3.竣工图的编制是否与现场实际相符;4.设备材料的相关证明资料是否齐全。

工程档案既是基建项目的宝贵财产, 也是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的工作;是工程建设者智慧的结晶, 更是历史的真实见证。档案工作者和工程建设者应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨, 同做好工程建设项目档案管理这项工作。

摘要：近年来, 随着基本建设的快速发展, 企业的基本建设任务非常繁重, 相应的建设工程项目档案工作也面临着前所未有的巨大压力。工程项目档案管理伴随着工程建设的全过程, 与工程建设同步进行。

关键词：基本建设项目,工程档案,管理