浅谈如何做好建设项目档案管理工作

2022-12-03

目前我国建设企业都设立了建设项目管理部门, 但是建设项目档案管理方面并没有得到足够的重视。随着国家对建设质量的监管越来越严格, 建设项目档案管理成为了建设企业做好项目建设的标准参考。因此, 将建设企业经验积累有效利用, 建立建设项目档案管理成为建设企业管理工作中的重要组成部分。本文对建设项目档案基础管理、按期移交、项目档案质量、齐全完整、各阶段的检查五个方面进行论述。

一、建设项目档案管理的必要性

目前, 我国出台了关于建设项目档案验收的有关规定《重大建设项目档案验收办法》, 规定中对项目档案作为项目竣工后验收的标准执行。有此标准, 在建工程的建设项目档案对于企业竣工符合标准验收具有关键性的作用。此外, 建设项目档案收集的的齐全、完整对于项目日后的管理、维护、扩建、改建等都具有重大的参考价值。

二、建设档案管理办法

(一) 建设项目档案基础管理

1. 建设完善的建设项目档案管理部门。

在建设项目中, 参与建设的单位要根据具体工作职能落实分配项目档案工作, 并确定管理领导, 明确归属管理部门。在建设档案管理部门中包含建设单位及参与建设单位的档案所有管理人员。

2. 结合建设工程实际编制归档。

建设项目文件归档是指项目的设计、施工、监理单位在项目施工过程中, 向建设单位移交项目所包含的各类文件, 由项目建设单位整理后移交档案管理部门。建设项目归档要由档案管理部门统一管理, 遵循项目文件自然形成规律, 项目文件内容确保完整。

3. 明确档案质量要求。

档案质量要求要在参与项目建设的单位所签订的合同中体现, 譬如:设计单位要提供的施工图份数, 施工单位要提交的竣工资料份数等, 合同内应设立专门条款, 明确提交文件内容和归档责任。

4. 档案管理人员配备。

参加建设项目档案管理的人员要具备科学档案管理知识, 经过岗位培训获得上岗资格。同时, 项目档案管理人员要具有项目建设方面的知识, 能够对项目建设的流程有所了解。

(二) 按期移交

1. 编制建设项目归档计划。

制定详细的建设单位与参建单位项目归档范围, 编制归档计划要求与建设流程相结合, 完成一项归档一项。

2. 避免归档信息形式化。

归档计划制订后, 各个单位要严格执行, 归档文件要资料齐全, 并附有移交清单和经手人签名。

(三) 项目档案质量

1. 项目文件质量。

项目文件要具有统一的规范, 内容与实际建设项目吻合, 书写材料清晰准确, 声像、电子文件可有效打开。建设项目文件编号统一, 内容填写全面, 图纸编制符合设计规范。项目文件内容要准确的反应出建设项目的规划、设计、施工、验收等过程的实际情况, 图纸与数据真实可靠, 电子资料采用不可擦写光盘刻录。

2. 案卷整理质量。

建设项目档案案卷应科学分类, 便于保管和利用。安全整理分类依据可根据《国家重大建设项目归类要求与归档整理规范》执行。

(四) 齐全完成

1. 工程前期文件收集。

对照归档范围要求对建设项目的前期文件进行逐项收集, 正确区分建设项目归类, 保证建设项目文件在档案中的独立性和完整性。可以利用建设项目中的专题报告附件和项目审核标准的申请文件内容进行前期的文件收集。

2. 施工文件收集。

编制施工文件细则, 根据细则内容向施工单位索要文件归档, 根据施工程序逐级归档。

3. 监理文件收集。

编制监理文件细则, 根据细则内容向监理单位索要文件归档, 根据施工流程结束后的检验报告逐级归档, 主要包括监理大纲、监理月报、监理日志、监理工程师通知单、监理总结等。

4. 竣工资料收集。

与项目管理技术人员一同对竣工资料及图纸进行审核, 确保其内容的完整、真实, 档案管理人员要根据《重大建设项目档案验收办法》的相关内容对资料进行审核, 主要包括文件是否为原件、签字盖章是否齐全、竣工图上的变更是否标注等。

5. 设备文件收集。

依据建设合同内容中提出的设备使用与交接内容建立档案, 确保设备的数量、品牌、名称准确无误。

(五) 各阶段的检查

1. 第一阶段检查。检查各参建单位的档案管理情况, 包括:归档制度、分类说明、归档范围、归档计划等。

2. 第二阶段检查。对已经建设的施工文件及监理文件进行抽查, 对已经移交的竣工文件进行检查。

3. 第三阶段检查。对项目前期文件、竣工文件、设备文件、竣工验收文件进行检查。

三、结束语

随着社会的发展, 建设项目档案管理工作要随着档案管理的方式不断完善, 通过不断的总结和改进, 提高档案管理工作的质量, 确保建设项目档案完整、准确。

摘要：近些年, 我集团项目建设搞得如火如荼, 建设企业规模也不断壮大, 档案作为专项验收的重要一环和今后企业生产和发展的重要依据, 建设项目档案管理工作对于企业规范化发展就显得尤为重要。本文对如何做好建设项目档案管理工作进行分析, 论述建设项目档案管理的必要性, 为确保建设项目顺利通过竣工验收和为其他项目提供建设标准提供一些建设性建议。

关键词：项目档案管理,建设项目,管理