浅谈信息化时代如何做好医院档案管理工作

2022-09-10

医院档案是指在医疗工作中形成的各种具有保存价值的文档资料, 涉及到临床、科研、行政、后勤等诸多方面。档案以文字、图像、音像等形式记录了医院的发展历史, 在医疗改革、医院管理、科研工作等方面发挥着重要的作用。随着信息化时代的到来, 电子文档逐渐取代了传统纸质文档。这也促使医院档案管理向信息化方向发展。下面对如何加强医院档案信息化管理提出一些浅见, 以供参考。

一、国内医院档案信息化管理中存在的主要问题

(一) 档案管理观念滞后, 对档案信息化缺乏正确的认识。尽管很多医院已实现了档案信息化管理, 但在传统档案管理观念的影响下, 不少医院领导对档案信息化管理缺乏正确的认识, 片面认为利用电脑管理档案便是信息化管理。档案工作一般由行政人员或其他科室人员兼任, 由于他们未受过专业培训, 档案安全观念薄弱, 专业水平偏低。

(二) 管理软件未统一, 档案管理杂乱无章。目前, 医院各科室与相关部门均从自身工作需要出发, 引进相应的档案管理系统。比如, 人事部门采用人事档案管理系统, 后勤部门采用后勤事务管理系统。这样形成的档案缺乏统一的管理标准, 导致档案管理杂乱无章。

(三) 档案检索效率不高。随着医院的不断发展, 原有的档案检索工具不能满足档案信息化发展的需要。不少档案查询仍是利用编号查询, 然后查阅传统纸质档案。这不仅费时费力, 还不利于档案的管理与利用。

(四) 投入力度不够。当前, 大部分医院对档案信息化的投入力度不够, 造成相关硬件配套设施落后。这主要表现在两方面, 一方面是缺乏相关配套设施, 如加密电脑、专业扫描仪、档案管理专用机房等;另一方面是不少医院未打造专门的档案管理局域网, 也无大容量的服务器。这严重制约了医院档案管理信息化的推进。

二、加强医院档案信息化建设的对策

(一) 增强档案信息化管理意识。医院管理层对档案信息化管理的重视程度直接决定着医院档案管理工作的科学性程度。因此, 院领导必须充分认识到档案信息化管理的必要性与紧迫性, 要将其纳入医院战略发展规划中。要明确档案管理工作在医院管理中的重要地位, 营造出领导重视、部门协作、职工支持的和谐氛围。

(二) 出台统一的档案信息管理标准。第一, 医院要制定权威统一的档案信息化管理制度, 以实现医院档案管理的规范化与制度化。同时, 在医院发展过程中不断完善档案管理制度, 及时更新相关标准。这样才能促进医院档案信息化建设的快速发展。第二, 要构建科学、规范的档案管理制度。要立足于档案信息信息化发展的要求, 参照《档案法》《医药卫生档案管理办法》等相关法律法规, 出台一套健全的档案管理制度。比如, 岗位责任制、授权共享制、集中管控制、分级管理制等。其中, 要着重完善电子文档的操作准则, 明确对电子文档的收集、鉴定、归类等工作流程, 从而确保电子文档的可靠性与完整性。

(三) 加大软硬件投入, 实现档案资源的共享。医院要加大财政投入, 将档案信息化建设纳入医院财政预算中, 逐步完善相关基础设施。其中, 要采用统一规范的档案管理软件, 以实现档案管理的规范化。同时, 根据本院档案管理工作需要, 逐步配齐相关设备, 如扫描仪、UPS电源、专用电脑等。还要加快构建医院档案管理信息网络平台, 将各科室各部门利用网络相连, 从而实现对档案资源的充分共享, 进一步提高对档案资源的利用率。其中, 要以医院OA、HIS系统与医院局域网为基础, 在档案管理系统中设置不同的权限, 方便人们查阅相关档案资料。

(四) 打造高水平的档案管理队伍, 提高档案信息化管理水平。信息化管理是一个庞大的系统工程, 涉及到计算机、网络、信息安全等诸多方面。医院要经常开展业务培训, 让档案人员熟练应用相关档案管理软件。要采用“请进来, 送出去”的方式, 不断提高档案人员的信息化管理水平。同时, 还要加强对各科室相关人员的培训, 让其熟练使用医院各终端电脑的操作系统, 从而确保各部门的步调一致。这样才能在短期内加快医院档案信息化管理的进程。另外, 还应广泛吸纳档案专业人才与计算机人才进入院档案管理队伍中, 从而为档案信息化建设提供充足的人才保障。

三、小结

当今全球已步入互联网时代, 人们的生活与工作方式也发生了巨大的改变。信息化是今后社会发展的必然趋势。作为国家信息化建设的重要组成部分, 档案信息化建设起步较晚, 面临着很多新挑战与新问题。因此, 医院领导必须高度重视医院档案信息化建设工作, 更新理念, 不断完善相关硬件设施与档案管理制度, 实现电子档案管理的规范化、网络化、共享化。

摘要：随着信息时代的到来, 国内很多医院都实现了信息化管理, 尤其是医院OA办公系统、HIS系统的应用, 极大提升了医院管理效率。档案管理是医院管理工作中的重要组成部分, 但档案信息化建设仍存在不少问题。因此, 本文着重探讨医院档案信息化管理现状与存在的问题, 并提出解决对策, 以期尽快实现医院档案信息管理的规范化与科学化。

关键词：医院档案,信息化,对策