怎样做好档案收集工作

怎样做好档案收集工作（通用8篇）

篇1：怎样做好档案收集工作

中国石油集团 渤海钻探工程有限公司 处室文件 劳资〔2010〕30号

关于做好人事档案材料收集归档 和学历学位认证工作的通知

各单位劳资人事部门：

根据中共中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发[2009]12号）精神和集团公司人事部对档案收集和学历认定工作统一部署，现就渤海钻探公司人事档案材料收集归档和学历学位认证工作有关事宜通知如下：

一、进一步完善人事档案收集归档工作制度。各单位劳资人事部门要按照中组部、集团公司和公司的相关规定，进一步健全人事档案材料收集工作制度，规范材料收集归档范围，重点做好档案材料的收集归档工作。

二、进一步规范学历学位材料认定工作。凡2009年8月1

3— 1 —

日以后参加各类国民教育在职取得学历、学位的，相关材料归档和进行学历学位认定时均需提供国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料，未经认证的学历学位材料，原则上不再作为学历学位认定依据。

三、学历学位认证材料办理。学历认定材料请参照教育部学历认证中心有关要求办理http://，学位认证材料请参照教育部学位中心有关要求办理http://。学历、学位认证材料办理所发生费用由个人承担。

四、由于教育部学历学位认证办理时间较长，约需20个工作日，请各单位做好相关准备工作，将需要认定的人员名单汇总，并提前通知到个人，学历认定工作将与《干部履历表》、《职工履历表》填写工作同步推进。

五、严肃人事档案工作纪律。各单位劳资人事部门要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》的各项纪律，严格档案管理，加强工作监督，确保档案的真实性、全面性。

附件：1．中组部《干部人事档案材料收集归档规定》

2．学历学位认证办法

主题词： 档案

归档 收集 通知

二○一○年八月三十日抄送： 劳动工资处，人事处（组织部），机关事务中心。存档（2），共印4份。渤海钻探工程公司劳动工资处 2010年8月30日印发

篇2：怎样做好档案收集工作

交通安全宣传照片档案是一种信息记录载体，是交警部门车宣档案的重要组成部分，它以其特殊的载体形式，反映出交通安全宣传工作的重要性，弥补了纸质文字档案的不足。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。因此，做好交通安全宣传工作要特别

重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。

一、交通安全宣传照片档案收集的必要性

交安宣传照片档案的收集工作是整个照片档案管理工作的基础和起点，笔者作为一名车宣民警深知交通宣传照片收集的重要性。随着广大交通参与者安全意识的提高，道路交通管理已把维护交通秩序与道路交通安全宣传结合起来，民警们开展“五进”活动，在路面上开展丰富多彩的各项交通安全宣传活动，反映出的是民警们积极投入安全宣传工作的全貌。在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些典型场景、人物瞬间画面的照片档案。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制而被广泛利用，成为交通安全宣传工作的重要组成部分。在以前，照片的拍摄者主要以宣传部门为主，照片档案没有专人收集、整理，致使大量反映宣传活动的照片和底片散落在当事人手中，或遗留在摄影者手中，由于疏于管理而造成损坏或遗失，为避免永久的遗憾，更好地发挥照片档案的作用，及时收集是至关重要的。

二、做好照片档案的收集工作

1、要加强宣传，提高对照片档案的归档意识。首先，作为宣传档案管理人员应该不断加强对照片档案和照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作。

2、完善收集规定，明确收集范围。为使照片档案的收集工作进一步做到有章可循，步入制度化、规范化管理的轨道，须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求，对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定，以增强收集的权威性，确保收集渠道的畅通。

三、做好照片档案的保管工作

由于照片档案制成材料的特殊性，它的保管比其他档案要求更高。在保管中应注意以下两点：

1、做好照片、底片、光盘入库前的检查，严格把好照片档案入库关，对已晒好的照片进行分类装订成册，对已在库内的照片档案应进行定期检查。

2、采用良好的档案装具。照片装册后应立即放在箱柜中，底片、光盘要装进特制的底片袋、光盘盒。

四、做好照片档案的利用工作

宣传照片档案的保存价值在于利用，只有积极开发照片档案的利用价值，为宣传工作提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。

1、利用照片直观、形象、真实的特点，可通过照片展示，有利于宣传工作的更好开展。

2、照片档案与文书档案结合利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体，但这两种不同载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实，如民警到学校为广大师生上交通安全课、到农村开展交通安全常识宣传、下企业检查安全制度等等，能够在提供照片档案的同时，主动提供相关的文书档案，即把时间、地点、内容配与相应的照片，将会更好地提高照片利用价值。

3、依托网络将照片以电子文件形式在网上流传，这样既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息共享的效果。

综上所述，照片档案是宣传工作的重要组成部分，做好宣传照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前宣传照片档案工作还有待加强和完善，从而有效地推动交通安全宣传工作沿着正确、健康的方向发展。

篇3：怎样做好档案收集工作

一、提升意识, 注重档案的收集管理工作

一些企业科技管理部门和人员只重视科技成果的投入及产出, 而忽视科技成果研究过程中档案的收集和积累。由于档案意识薄弱, 科技管理部门及科技人员认为只要把科研工作搞上去, 档案管理无关紧要。缺乏归档、整理、保管意识, 导致档案收集不全, 这在客观上造成科技档案流失严重。因此, 要提高对科技档案管理工作尤其是收集工作重要性的认识, 一方面要做到领导重视。只有领导充分认识到档案工作对企业生产、管理等工作的重要性, 才会将档案管理工作列入议事日程, 认真开展档案工作的研究、规划、布置、考核和检查指导, 帮助解决科技档案工作中存在的问题和困难, 才能对职工增强档案意识起到积极的推动和影响作用。另一方面, 档案工作者也要抓住有利时机, 把党和国家有关档案工作的法规、方针政策和工作要求等多向领导汇报, 使领导更加了解和认识档案工作。同时在工作中要勤于向领导请示汇报, 善于利用档案工作中正反两方面的经验教训, 加强领导对档案工作的感性认识, 增加对档案部门的扶持力度, 在人力、物力、财力上给予有力的支持, 帮助解决工作中的实际问题。

二、健全制度, 确保归档材料齐全完整

建立健全归档制度, 是做好档案收集工作的重要前提, 也是保证档案齐全完整的重要条件。在市场经济复杂多变的情况下, 搞好科技档案工作, 使科技档案适应市场经济的发展需要, 就必须认真贯彻《档案法》和《档案法实施办法》, 依法治档, 使档案管理工作在法制轨道上健康发展。各企业应根据相关的法规、条例, 制定相应的管理办法, 明确岗位职责及流程, 规范科技档案的工作程序和管理要求。不定期地组织专职人员检查和指导, 发现不完善的地方, 及时解决, 避免在以后的工作中出现类似的问题。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意: (1) 归档范围必须明确完整以免少收或漏收档案资料。归档范围完整就是指立档单位形成的各种门类档案应全部纳入收集范畴, 全部收集, 完整无缺; (2) 加强文件管理。为了防止上级各业务部门直接下发到各业务部门有价值的文件材料散失, 应制定公文登记制度, 即凡是由上级部门下发到各业务部门的文件材料, 先由文书部门登记, 这样每个部门应归档哪些文件, 档案部门了如指掌; (3) 档案部门必须同有关部门联系, 互相配合, 确保归档材料齐全、完整、准确。

三、加强宣传, 强化档案收集意识

长期以来, 企业员工对档案收集工作的重要性认识不足, 社会对企业档案了解甚少。要顺利开展档案收集工作, 就要求企业档案管理部门一方面要通过各种方式宣传档案收集工作, 将收集工作的目的、作用和意义渗透到各个部门, 强化企业的档案收集意识, 引起相关领导对档案收集工作的重视。另一方面, 档案工作人员也要深入有关部门, 及时与他们进行沟通和交流, 赢得有关领导的支持, 针对收集工作中遇到的难题, 求得他们的信任和理解, 还要从国家发布的有关档案的法律法规入手, 加强对这些规章制度的宣传, 自上而下, 增强企业的全员档案收集意识, 从而使档案收集工作经常化、制度化。

四、强化素质, 提高档案收集能力

篇4：如何做好医院档案的收集工作

【关键词】医院档案；收集；问题；对策

【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484（2012）10-0579-01

自《档案法》颁布实施以来，档案工作在医院工作中的地位和作用日渐受到重视，并逐步走向规范化、制度化。但是通过近年来对我市及周边地区几所市级医院的调查情况看，医院档案管理工作还存在着诸多问题，尤其表现在档案的收集环节，以至于影响了医院档案工作的健康发展。基于此，笔者就如何做好医院档案的收集工作谈几点意见。

1 档案收集工作的重要性

档案收集工作是一项非常重要的工作，是档案工作的起点及第一个环节。档案收集是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象，在管理工作中处于基础地位。只有做好档案收集工作，才能使档案材料齐全完整，才能满足各方面对档案信息的需求。如果没有档案收集工作，档案工作就成为无米之炊，无源之水。

2 档案收集工作存在的问题

2.1 档案收集难、收集质量差。具体表现在三个方面：其一是，一些应当归档的文件材料不能按时收集、归档，直接影响着档案的整理工作和其它各环节的正常进行；其二是，一些应当归档的文件材料收集不齐全，达不到档案完整率的要求；其三是，一些归档的文件材料、技术资料不符合要求，使收集质量受到很大影响。

2.2 重接收，轻征集。档案收集工作包括档案的接收和征集两個方面，长期起来，医院档案管理部门和人员一直处于被动状态，只注重接收各有关部门移交的档案资料，而很少主动征集有保存价值的信息，造成档案资料的流失。

2.3 档案收集范围存在误区。主要表现在：重文书档案，轻专门档案；重纸质载体档案，轻特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案；重单位保管的档案（文件），轻个人保管的档案（文件）等方面。

3 改善档案收集工作的对策

3.1 领导重视是搞好档案收集的关键

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是立档单位乃至全社会的事。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的关键。档案工作无论从人员、场地、经费到文件收集、制度建立和完善都离不开各级领导的大力支持，医院领导要纠正“重经营、轻档案”的错误认识，把档案管理作为医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。

3.2 建章立制是搞好档案收集的前提

医院要根据《档案法》和《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，健全档案工作制度，强化目标管理，完善考核体系，加强环节监管，明确岗位职责，落实奖优罚劣，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。让职工把归档变成自觉的行动，杜绝档案收集不及时、不完整及私存文件材料不归档等现象的发生。

3.3 提高档案管理者的素质是搞好档案收集的基础

新的时代对档案管理者提出了新的要求，只有政治强、作风硬、业务精的复合型人才，才能适应新世纪、新阶段档案工作的需要。一方面医院要设立专职并相对固定的档案管理人员，并加强对档案管理人员的业务培训，提高其业务水平；另一方面，档案管理人员既要增强档案收集工作的敏感性，准确把握档案收集范围和内容，又要提高工作主动性，在做好档案接收工作得同时，积极主动做好档案的征集工作，经常深入业务科室，加强联系，沟通信息，广泛收集，拓宽档案收集渠道和范围。同时，要树立服务意识，为服务对象，特别是移交档案的部门和个人提供尽可能多的方便。

3.4 加强宣传是做好档案收集的有效途径

篇5：怎样做好国土资源档案工作

怎样做好国土资源档案工作

XX县档案局 杨建伟

全面建设小康社会，开创中国特色社会主义的伟大事业，对各个行业提出了更高的要求，对于国土资源管理者来说，服务全社会经济建设，是我们的长远目标。这就要求我们进一步解放思想，抓住机遇，开拓进取，强化业务基础建设，提高管理水平，增强服务功能，为我县的经济建设作出新的贡献，特别是现阶段在土地资源的利用过程中，土地管理档案作为土地利用情况的历史记载，成为合理规划、利用土地的重要记录，解决土地利用矛盾的主要依据，管好、用好土地档案，不仅仅是档案管理工作的内容，也是新形式下经济发展的基础性工作，关乎到土地管理工作的长期、稳定发展，关乎到当地市场经济的繁荣和发展。下面我就国土资源档案工作讲三个方面的问题。

一、正确认识国土资源档案工作的重要性

没有一个好的认识，就不可能做好档案管理工作。档案是历史的真实记录，它不仅具有历史凭证的价值，更具有神圣不可侵犯的法律效力，《档案法》的颁布，把档案管理工作上升到了法律层面，可见其意义的重要，管理不好，可能会涉及到 触犯国家法律。国土资源部门在行使土地资源管理职能过程中，形成了大量的十分珍贵的档案资料，这些原始档案资料是社会的宝贵财富。国土资源档案是国家诸多档案的重要组成部分，详细记录了土地和矿产资源利用的情况，反映着资源性质、类别以及权属来源和变化过程，是我们进行权属管理、开发利用、行政执法等国土资源核心业务工作的重要依据，一但形成，具有基础性、永久性和法律性特征。随着经济社会的快速发展，国土资源档案管理的地位越来越突出，作用越来越重要，涉及的利益面也越来越广，在掌握国土资源动态和国土资源优化配置等方面起着不可替代的作用，一般包括如下几个方面：一是调处土地权属纠纷和查处违法占地的重要依据；二是土地利用总体规划编制和修编的重要依据；三是土地发证、变更登记必备的资料；四是城市建设和拆迂安置工作重要依据；五是编写国土资源史志所需材料的主要来源；六是为领导决策和史志、农业、林业、城建、水利、交通、电力、工业等部门开展有关工作提供重要参考资料。

同时，信息技术的快速发展以及在档案管理领域的应用，对国土资源档案管理的标准越来越规范，要求也越来越高，管理形式和方法也发生了很大变化。因此，高标准地做好档案管理工作，充分发挥着档案管理工作服务经济发展的作用，对国土资源管理有着十分重要的意义。各级领导和档案管理人员，要充分认识到做好档案工作的重要性和必要性，切实增强责任 意识；要充分认识到维护好、管理好、利用好国土资源档案资料，是国土资源部门和每个工作人员义不容辞的责任。作为国土资源局机关档案工作的基本任务：一是对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。二是集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。三是在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督和指导。四是按规定向档案馆移交应进馆的档案。五是办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

二、结合实际，确定国土资源档案的归档范围

国土资源档案是指国土资源管理部门在国土资源管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的原始记录。国土部门在国土资源管理活动中产生了大量文件资料，尤其是地籍管理工作中进行的土地利用现状调查、城镇地籍调查以及登记发证等，面广量大，涉及到千家万户。这些文件材料经过立卷归档，形成了上万盒（卷）的档案，而其形式又是多种多样的，包括文字、图、表、航片、卫片、照片、录音、录像、磁盘等。数量大、形式多是国土资源档案的一大特点。怎样根据国土资源工作中文件材料的形成特点开展档案工作呢？这就需要明确它的归档范围。国土资源档案收集归档范围通常包括以下几个方面内容：

（一）文书档案归档范围 本机关党组、行政办公活动中形成的会计记录、工作报告、计划、总结；召开各类会议、开展各项活动形成的文件材料；本机关制发的法规政策性及业务性（包括：土地规划、耕地保护、土地利用、地籍地政管理、矿产资源管理、财务管理等）文件材料；本机关关于机构、人事等凭证性文件材料；上级、同级和下级关于业务活动中的批复、来文、来函、请示等文件材料。为了便于文件材料的收集归档，综合档案部门应当按照国家相关规定，结合本机关各股室职能和文件材料形成规律，制定具体的《文书档案分类方案与保管期限表》。

（二）科技档案的归档范围：

基建档案（重大项目档案）：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

（三）专门档案的归档范围：

1、会计档案

会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿； 会计报告类：包括月度、季度、财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；

其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

2、地籍档案

土地登记申请书；土地权属来源证明材料；地籍调查表；宗地图；面积计算表；土地登记审批表等。

3、案件档案

案件调查、依据性材料和案件结论、决定、判决性文件材料

（四）声像档案的归档范围：

1、本单位主要党政领导任职时的照片，全体干部职工照片；

2、记录本单位主要职能活动、重要成果的照片和录音、录像；

3、记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；

4、本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；

5、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件和各类先进奖牌等情况的照片和录音、录像；

6、其他具有保存价值的照片和录音、录像。

（五）实物档案的归档范围：

1、荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；

2、公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

3、物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

（六）电子文件的归档范围：

1、文书档案的数字化全文；

2、会计电算化材料及会计档案管理软件；

3、照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；

4、其他音频、视频形成的电子文件；

5、业务档案中形成的电子文件。如地籍档案电子文件 机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。

（七）资料的收集范围：

1、本单位的重要文件汇编；

2、本系统上级或下级编印的出版物；

3、与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物；

4、政府公报等政府公开信息；

5、新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；

6、本单位干部职工的论著、论文及其他作品。

（八）其他载体档案：航拍片、测绘底图

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、制定措施，加强国土资源档案的科学管理

随着市场经济的发展以及国土资源部门职能的增加和服务的完善，国土资源档案资料的种类和数量越来越多，对国土资源档案管理提出了更高的要求。科学地、规范地管理国土资源档案，是新形势下档案管理工作的发展方向。

1、加强收集，规范整理

国土资源档案的收集是国土档案信息资源建设的一项重要工作，国土资源档案的有效收集是做好其管理工作与使用工作 的基础，收集工作的到位不到位，做得怎么样，直接影响到国土资源档案管理的质量，尤其涉及档案信息的真实性、准确性与全面性，进面影响到国土资源档案信息的有效利用。因此，要做好收集工作，首先要根据国土系统工作实际，制定科学的分类方案和归档范围，按照分类方案和归档范围进行收集归档。分类方案：文书档案（包括：党组纪检监察、行政事务、计划财务、地籍地政、土地规划、土地利用、耕地保护、土地监察、地质矿产）、科技档案（基建档案、设备档案、重大项目档案）、专门业务档案（包括:会计档案、地籍档案、案件档案、矿产档案……）、照片档案、音像电子文件档案（光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质载体）、实物档案、图书资料；收集原则：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。做到各类档案资料应收尽收，齐全完整。收集时间要求：次年三月份完成对上形成文件材料的收集，由档案室进行集中整理，六月底前完成归档任务；专门业务档案由业务部门根据材料形成的规律采取平时立卷和集中整理归档。进行规范整理。整理方法：文书档案按照《归档文件整理规则》进行，以 件为单位进行分年、分类、分保管期限（永久、30年、10年），实行计算机辅助组卷，装订、编目、入盒，建立纸质目录和电子目录数据。基建档案和重大建设项目档案的整理按照《科技档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行。以卷为单位，通过分卷、编号、填写内目、备考表、装订、写案卷题名，入盒，编写卷脊和封面，编制案卷目录等，形成档案归档；保管期限划分一般为永久。会计档案的整理，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》和四川省财政厅、四川省档案局《关于重新印发会计档案表格样式的通知》进行整理立卷。将会计凭证、帐簿、报表分开装订、编目、入盒保存。保管期限划分为永久和定期。地籍档案的整理按照地籍资料形成的规律，以宗地或户为单位进行整理编目，方便管理和利用。矿产资源档案，以生产企业为单位，建立矿产资源管理档案。照片档案整理，按照《照片档案管理规范》进行整理归档。将照片档案入专门的照片档案盒，编号、填写反映照片的内容、摄影时间和摄影者等项。电子文件和磁性载体档案的整理，按照《磁性载体档案管理与保护规范》和《四川省电子文件归档与管理暂行规定》进行整理归档。实物档案的整理，根据收集实物的实际情况，进行简单整理，从1起编一个通号，建立目录进行管理。其它档案的整理，根据实际情况而定，比如航拍片，将所有的航拍片进行统一编档号，建立目录，方便查找利用就行。总之，在整 理过程中，一定要按国家出台的相关档案整理规范进行，避免想当然，以我方便为主进行。整理档案用的材料，比如档案盒、卷皮、目录等都应当用印制符合档案规范标准的。在建档中需要这些标准的档案用品，可与县档案局联系。

2、集中保管，确保安全

一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。一个全宗的档案按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》要求，实行集中统一管理。国土资源局各股室形成的档案，全部集中到国土资源局综合档案室进行管理。乡（镇）土管部门形成的各类文件资料，应移交乡（镇）综合档案室集中整理归档。《四川省《中华人民共和国档案法》实施办法》第十一条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的材料，按国家规定应当归档的，由文秘或其他业务部门整理立卷，按时向本单位档案机构移交，集中管理，不得拒绝归档。在工作中形成的文件资料，以图自己方便，不及时拿出来整理归档，极易造成丢失和损坏。因此，必须及时收集，集中保管。按照规定，会计档案可在会计股保存一年后移交综合档案室，地籍档案、由于量大，档案利用与其业务工作紧密结合，随时可能变更，可设置专门档案室进行管理。总之，集中保管的目的就是确保各类文件材料齐全完整，节约管理成本，安全妥善保存。

3、加强管理，有效利用 国土系统的各级领导应把档案工作纳入工作的议事日程，确定人员负责档案工作，按照《四川省机关档案工作规范化管理标准》，开展机关档案规范化管理工作。应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；改善防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；配置温湿计、复印机、照像机、去湿机、空调设备和电子计算机等。绘制案卷存放的示意图；建立全宗卷，以积累存储本机关案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。按规定填写档案收进和移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。按照相关要求做好档案的鉴定销毁工作，对档案室保管满十年的档案及时移交县档案馆。机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。要采用现代信息技术，开发档案信息资源，通过计算机辅助管理档案，建立国土资源档案目录和全文信息数据库，充分利用计算机快速准确的查询功能，提高档案利用的查全率和查准率；开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等，充分发挥 国土资源档案的作用。同时，要加强利用中的管理，凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》和《档案利用效果登记表》。

篇6：怎样做好档案收集工作

摘要：面向社会的档案征集和接收工作是档案馆藏资源建设的重要内容，是档案部门基础工作之一，为了更好地利用和提高档案的可持续发展，档案资源的征集和接收也应有一个全面的统筹兼顾的方法，来解决在工作中所出现的一系列问题。

关键词：档案征集接收可持续发展统筹

一、档案收集概论

所谓档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

档案征集的工作流程主要包括：制定档案征集的规划、提出档案征集的意向、对征集对象进行评估、针对征集对象召开专家鉴定会、档案征集的审批、档案征集的缔约、征集档案的接收、行政执法机关档案的移交整理、为征集对象建立财务档案、将征集对象移交库房、建立业务档案和奖励捐赠等内容。同时，由于档案的征集工作是一项技术性、政策性都很强的工作，我们也要对档案征集人员行为进行规范。这里所说的档案征集工作是指国家各级各类档案馆将散失或散存的【1】 档案接收进馆的行为，并不包括档案征集进馆后的整理、保管和利用工作。

档案收集是一个系统运行过程,它是由档案收集主体、收集客体、收集中介、收集环境等多重结构要素构成的复杂的开放系统,系统中各个构成要素之间相互制约、相互作用,从而构成档案收集活动的完整画面。

二、档案收集的重要意义

2.1档案收集工作是档案馆、档案室取得和积累档案的一种手段，它为档案工作提供了实际的物质对象，是档案业务工作的起点。档案门类载体齐全、结构合理、整理规范是综合档案馆馆藏丰富的主要标准，档案接收征集进馆工作是丰

富馆藏的“主渠道”，各种门类、载体的档案正是通过这个“主渠道”进入综合档案馆进行统一管理。

2.2档案收集工作是实现档案集中统一管理的重要内容和一项重要的具体措施。只有通过档案的接收征集进馆，才能使各单位的档案集中统一到当地综合档案馆进行管理，形成统一的档案资源保管基地。

2.3档案收集工作质量的高低，会直接影响到档案业务工作的其它环节的工作质量。只有接收进馆的档案齐全完整，整理质量合乎标准规范，才能更有效地开展档案鉴定、保管、利用开发等其他工作，档案馆工作才能持续有序的发展。

2.4档案收集工作是档案部门与外界各方面发生联系的重要环节之一，这是一项政策性强、接触面广，工作要求较高的工作。

三、档案收集过程中所存在的问题

档案收集的过程中所遇到的原因是多方面的3.1 从制度上来说，档案收集的制度缺乏科学性，从而造成了馆藏档案的结构不合理性。有的单位没有划定一定的界限，于是将所有文字材料文件都归为档案，并不管有没有价值全都进行移交，因此造成了后来工作的工作量大，耗费大量人力物力。再一个，对归纳的档案没有严格按照档案制度和规定来执行，比如档案门类，保存年限等，都是依据各自的主观意志来进行工作。

3.2 从所征集的类型上看，有些档案馆在进行档案收集工作的时候，主要偏重于一个方面的档案，从而造成了馆藏结构的单一，这样的方式有利有弊，虽然在一定程度上使得同种档案得到细分，但是另一方面，这样的收集太过单一。

3.3 从所征集的档案内容上来看，在收集档案资源的过程中，大量的重复的档案因为涉及的类目较多，交叉的学科和文件较多，在进行归档的时候造成了很多重复性的立卷。

3.4 从档案领导来看，部分档案馆的领导在进行日常的工作的时候缺乏了主动性，总等着各单位主动上交档案，但是在这过程中，因为缺少了重视，因而造成了很多重要档案资源的丢失，也使得档案征集的工作迟迟得不到解决。

3.5从档案工作人员上看，工作人员档案意识不强，对于工作中所形成的档案材料，没有进行及时的征集，而下属单位的工作人员处于对自己工作的便捷，不愿意上交自己所需的档案，从而使得在上交的档案中出现残缺和不完整性，在日后的考察备用中造成了很大的困扰。

四、做好档案收集统筹工作的措施

4.1从档案馆内部进行统筹性收集：

4..1.1 对人员进行统筹性的培训。加强对相关单位档案工作的指导及档案工作人员的培训，加大对其他门类与载体档案是否按照要求归档并整理的检查指导力度。档案工作尤其是档案整理工作是一项实践性比较强的工作。档案的收集、分类、划分保管期限、计算机录入、装盒、打印纸质目录、装订目录、填写脊背、机读目录数据提取是一个完整的工作流程，作为各单位从事档案工作的人员应熟练掌握。

4.1.2对内部制度进行完善并进行规范性操作。制定适应的档案征集规划，例如对于征集档案的范围的限定，以及对于所征集的档案的价值的评估。在档案征集工作人员开展档案征集工作的过程中起指引作用，也是之后进行评估和鉴定的依据。档案征集规划的内容应该包括征集方式、征集原则、入藏标准、征集范围等，应该明确在一个时间段内的档案征集目标，包括经费预算和征集重点等内

容。在征集的过程，严格按照规定中的要求来进行。而这规范不仅在内部实行，最好能够延伸至各级单位。

4.1.3在征集过程中运用信息技术进行。随着档案现代化管理水平的不断提高，信息技术越来越广泛地运用到档案的收集、整理、利用工作中。特别是城市建设框架不断拉大，人们的社会活动内容日益多样化，档案收集的内容从单一的行政公文向专门档案、特色档案等多种档案类别转变，从而使档案更贴近公众。使得现代信息技术的运用在档案工作中显得尤为重要。

4.1.4利用单位局域网进行常规收集。政府网、校园网等局域网的建立使信息的传递更加快捷方便。文件收发、图片传递都可以通过网络完成。一方面减少了不必要的纸质文件生成，另一方面可使公众了解信息的速度更快、范围更广。

总的来说，在对于自身的要求和执行上，力求在征集的过程中实现一种全面的、系统的、带有各自特点的和稀缺性的档案。

4.2从外部进行统筹：

4.2.1在档案收集中加强与外部各界的关系。加强社会组织、社会各阶层人士的联系，并做好征集工作的宣传。征集工作不象接收工作那样有一定强制性，因此档案馆工作人员更应积极主动，除了上门走访，信函往来，参加某些社会集会活动等方式外，还要充分利用众传媒和现代信息技术，通过报刊计算机网络等渠道发布征集启事，获取征集信息，与征集对象进行互动。

4.2.2加强档案接收工作的规划和宣传。档案馆应对档案室进行调查，了解立档单位的历史、建档情况、保存档案的数量及整理和保管状况，以及移交档案的范围和时间意向等情况。向有关单位领导和档案室工作人员宣传有关档案接收工作的法规和政策，听取他们的意见和建议，动员他们积极配合档案馆，为落实好接收工作规划创造条件。

4.2.3统筹各门类档案的接收及拓展新的接收领域。多年来，机关文书档案几乎是档案馆接收工作的唯一对象，其中也包含了许多关系民生的重要内容，做好机关文书档案的接收仍然是档案馆工作的应有之义。但是，除此之外，档案馆还比更多地关注与民生关系密切，对服务民生有重要作用的专业、专门档案，对社会上新领域工作，如国营企业产权变动、公证、专利管理、收养登记等产生的新的档案史应特别注意。接收专业、专门档案、新领域档案的意义不仅仅在于丰富馆藏，更重要的在于方便人民群众利用。

以上对于外部的收集，最主要的方面和最终目的就是做到档案资源的集约化共享。

五、总结

相对于档案工作中其他的环节来说，档案征集工作的技术性和政策性较强，它存在着偶然性和随机性。以上对档案征集工作的规范化管理提出了以上的建议，希望既能够方便档案馆加强对档案征集工作的管理，又能方便档案征集人员按照既定程序有效地开展档案征集工作。综上所述，构架一个完整的档案收集体系，最主要的还是：机制、主体、客体、中介、环境等一系列方面。希冀在这样的方向上，以后能够做好一个综合性和全面完整性的收集工作。

参考文献：

1.档案学理论研究的新视角胡燕

2.魏莉.可持续发展与档案文献保护[J].北京档案，2004.5.3.试论如何发挥档案征集的重要作用张钰丛

4.高兴档案接收工作中存在的问题及其对策余慧玲

篇7：怎样做好档案收集工作

指挥中心是公安机关的“司令部、参谋部、决策部、作战部”，发挥着“大脑”和“神经”的中枢作用，信息工作则是上情下达、下情上传的重要环节，是指挥协调工作的重要形式和载体，是指挥中心工作的门脸和品牌。因此，指挥中心对各类信息的收集、研判、上报工作是否做好直接关系到公安机关的工作效率和工作质量，关系到整个公安工作的开展。现笔者结合自己的工作实际就指挥中心如何做好各类信息收集工作提出几点自己的看法。

一、信息收集中存在的问题

（一）部分部门不重视信息收集工作。指挥中心的信息来源多数都是由各执法办案部门在日常工作中收集总结后上报给指挥中心的，但在具体的工作中一些基层民警仍然不重视信息收集工作，不能正确看待信息收集工作，认为信息收集不是指挥中心及政工宣传部门的事，所以对信息收集重视力度不够。还有一些民警片面的认识信息收集工作，认为在指挥中心收集的信息就是110接处警是的信息，忽视了社会维稳信息、案件研判信息、各项专项行动工作信息、日常工作信息等收集。

（二）信息内容形式单一，亮点不凸显。当前，很多民警采写的公安信息内容形式单一，所写信息往往拘泥于文件通知，缺乏新意。只要上级公安机关安排部署的专项行动实施方案一下发，大家就都按照一个统一的固定模式，照抄照搬文件要求，很少能结合当地实际写出形式活泼、喜闻乐见、比较有典型意义的公安信息。以云南省公安情报信息系统收到各科所队室上报的信息为例：2011年1至6月，该系统共收到信息626篇，由于很多信息内容形式单一，缺乏亮点，在格式上一成不变，穿着“模式化”的外衣，可供采用及向上级公安机关上报的信息还不到150篇。基层上报的信息内容单一，不仅制约着公安信息工作的发展，还给下情上达带来一定的影响。

（三）信息缺乏时效性。信息与新闻一样，任何时候都应该注重时效性，也就是要突出一个“快”字，一旦发现有价值的信息素材，要迅速行动，以最快的速度进行采集整理和筛选、鉴别。但是目前很多基层民警不重视信息的时效性，往往一件事情发生了几天才把信息报送到上级公安机关，一篇本来很鲜活的信息，就因为不能及时采写上报而成为过时信息，浪费了信息资源不说，还白白浪费了民警的采写时间。

（四）信息重数量，轻质量。向上级公安机关上报信息，应该既重数量，又重质量，但现实情况并非如此。很多基层公安部门上报的信息都存在重数量、轻质量等问题。一些民警采写的信息质量不高，缺乏准确性、指导性和服务性，部门领导也不仔细审核修改就盲目的向上级公安机关报送，这样的信息在数量上占很大的优势，可是采用率却很低，不仅占用网络报送系统的空间资源，还增加了信息处理民警的工作量。

（五）民警驾驭文字的能力不强。一篇好的公安信息，应该是结构严谨，中心思想突出，使人读后能引起共鸣，但是由于少数民警不善于学习和总结，在信息采集方面对文字的驾驭能力不强，导致有的信息结构不严谨，思路不清晰，标题与文字内容不相符，要表达的意思不能表达清楚；有的民警文字表达能力差，采写的信息不仅不能反映事物的全貌，还存在断章取义等情况，一些主要事实、重要数据缺失，让人看了不得要领，甚者还会误导上级领导的决策。民警驾驭文字的能力不强，对信息的基本写作方法也不能够系统的掌握，所采集的信息往往达不到预期效果。

（六）民警缺乏信息捕捉能力。搞信息工作，应该具有良好的信息捕捉能力，只有善于从日常生活和繁杂的材料中捕捉信息点，发现特色，才能写出工作和生活中最真实的一面。可现实情况并非如此，由于很多基层警力不足，民警任务繁重，琐事繁多，几乎没有时间能静下心来思考，也就缺乏对信息的“捕捉”能力，就算偶尔能写出一些东西来，也因为捕捉不到信息要表达的核心问题，而显得死气沉沉，没有任何欣赏价值。

（七）民警对法律、法规等业务知识掌握不够。有的民警在工作中不善于学习，对一些公安管理法律、法规及业务知识掌握不够，对一些专业术语不能深入了解和掌握，采集的信息往往缺乏专业性，“开黄腔”等情况时有发生。更有甚者，所写信息与当前国家的法律和政策“不合拍”，或将一些不能随便公开的信息轻易的向外界公开，给单位和个人带来了一些不必要的麻烦和影响。

二、对指挥中心信息采集工作的几点建议

（一）公安民警要不断学习，系统的掌握公安法律、法规和相关业务知识。当前，在落实以人为本的科学发展观过程中，作为公安信息管理者，应该养成学法、守法、用法的良好习惯。只有系统的掌握了相关法律、法规，才能用手中的笔宣传法律知识，引导人们遵守法律。同时，只有学好了法律、法规和相关业务知识，在采集信息时才能维护广大人民群众的合法权益，才不会出现问题，也才能维护法律尊严，严格保守国家秘密。

（二）要培养民警过硬的调查研究能力。常言道：“没有调查就没有发言权。”要写好公安信息，调查研究是第一位的，这也是理论联系实际和求真务实的具体体现。要随时掌握了解变化的情况，就必须经常调研，经常思考，经常判断，经常分析。调查研究要求我们必须对本行业的工作进行全面的了解，如果连本行业的工作都不了解，那么是永远采写不好信息的，而且还有可能出现“假、大、空”信息。同时，调查研究也要遵循“贴近实际、贴近生活、贴近群众的三贴近”的原则。

（三）要培养民警捕捉信息的敏感能力。捕捉信息的敏感能力不是每个人天生就有的，而是可以在实践中进行培养、增强的，它是一个人政治水平、理论水平和业务能力的集中体现。一件有宣传价值的事实发生后，为什么有的人马上就去采写，有的人几天后才去采写，这就是捕捉信息敏感能力强弱不同的表现。信息采集应围绕领导及社会关注的热点、难点问题，还要善于捕捉那些虽未列入领导议事日程，但需要提醒领导重视的问题，要有针对性、有预测性地及时采集。那么怎样在公安交管工作中培养捕捉信息的敏感能力呢？笔者认为可以从以下几个方面进行：一是要努力学习法律、法规和公安业务知识，不断提高自己的法律意识和业务水平。公安交管信息采集是不能脱离法律和公安业务的，从某种意义上说，公安信息工作者的法律、业务水平越高，他捕捉信息的敏感性就越强，就能够敏锐的感知事物的变动，及时发现、捕捉有关信息。二是要学习和掌握信息写作的相关知识，增强自己的信息认知能力。只有这样，才能更好地判断什么是信息，什么是重要信息，什么是重中之重的信息。否则，大量信息线索摆在面前也会视而不见，更谈不上怎么去抓住这些信息了。三是要胸有全局。一件事值不值得采写，有没有采写价值，要放到全局去考虑和衡量。有些事情，从本单位看是有意义的，可从大的方面来说就微不足道了；相反，一些看似非常小的事，却能在工作上引起较大的效应。所以，全局观念是培养捕捉信息敏感的重要一环。四是要不断创新写作思路，拓宽思维空间，掌握现代的思维方式。如果认识事物的思维方式很单一，很封闭，就难以适应事物的复杂性、多样性，就不可能在更广阔的空间去发现信息。因此，创新思路，具备多项思维、超前思维对发现信息，以及迅速准确地判断各种信息线索的价值是很有用的。

（四）要培养良好的信息策划意识。信息策划，是采写好信息的必然要求。信息策划离不开事实，事实是第一位的，策划是第二位的。只有培养良好的信息策划意识，才能将主观愿望和客观存在统一起来，起到良好的效果。策划不仅体现了信息反映客观事实这一辩证唯物主义基本原理，而且能够直接指导工作。策划有利于发掘各种信息资源。信息虽然到处都有，但要从一些细小的事件中发现有价值的信息，还是很难的，只有在工作中多思考、多总结，注重把上级要求与本地、本部门实际工作结合起来，与不断发展变化的新形势、新情况结合起来，才能为信息策划工作创造良好的条件。

（五）要加强信息采集方面的培训和交流。培训和交流是提高广大公安民警信息采集能力的一个重要方式。写好信息关键在民警，核心是强化民警的整体写作水平。各级公安部门应该在信息采集方面加强民警的培训和交流工作，有条件的单位最好每年组织一至两次培训，并邀请上级部门的有关专家来作指导，尤其要加强对办公室民警的培训，不断提高办公室民警的信息采集能力。在进行培训的同时，还可以组织信息采集交流评比活动，从中选出一些比较优秀的信息稿件，在培训会上进行讲评，从而有针对性的解决一些民警在信息采集中存在的问题，达到提高民警信息采集能力和促进工作的目的。

（六）要养成勤学多练的习惯，增强民警信息采集的基本功。公安信息采集工作既艰苦又繁琐，也不容易做好，因此，在信息采集中，一方面要求民警养成勤学多练的习惯，做到“眼勤、脑勤、手勤、腿勤”，不断拓宽知识面，每天抽出时间阅读各类报刊杂志，关注和研究近期国家政治、工作动态、上级部门要求、领导指示及基层工作的实际情况，把握社会的发展脉搏，增强捕捉信息的敏锐性；另一方面，遇到工作中不懂或者理解不了的东西，要经常向经验丰富的民警请教和学习，全面掌握信息的采集方法，做到笔耕不辍，增强驾驭文字的能力，不断提高信息采集的基本功。

（七）要爱岗敬业，任劳任怨，甘当无名英雄。采集信息要树立高度的政治责任感和强烈的事业心，要乐于艰苦，耐得住清贫，要正确对待名与利、苦与乐、得与失，要有埋头苦干，任劳任怨，不为民，不为利的精神。如果在工作中斤斤计较个人得失，缺乏勤奋、敬业以及甘当无名英雄的奉献精神，是永远也做不好公安信息采集工作的。

篇8：如何做好医院档案收集工作之我见

一、医院档案收集工作存在的问题

1. 对档案收集重视不够。

思想是行动的先导。有些医务人员缺乏档案意识，有的甚至根本不知道什么是档案，还有的医务人员不愿意上交病案，认为放在自己手里用起来比较方便等等，致使很多的文件材料在工作中外流，甚至丢失、损坏，影响了档案的收集。笔者感到，只有对档案收集工作的重要性认识提高了，才能扎实做好档案收集工作。一些医院的档案收集工作，还没有提到重要的地位上来，还处于非常被动的局面。造成这种局面固然有多种原因，但与档案管理人员依法宣传档案工作的力度以及领导者的重视程度有很大的关系。可以说，重要原因是对档案收集工作的认识不够。

2. 档案收集处于被动接收方式。

医院传统的档案收集工作习惯于按部就班的“你交我接”的被动接收方式。档案管理人员对档案收集工作没有引起足够的重视。同时，在收集工作中，一些医院重财务账本等档案轻管理工作档案；重纸质档案轻电子载体档案等。有些医院的档案室藏档案，无法全面充分地反映医院发展的全部历程。

3. 档案收集处于多头管理。

医院档案的接收工作还存在人事部门管人事档案，档案部门文书档案，医务科管技术档案，护理部管护理档案等多头管理的问题。甚至有的医院还存在离退休档案不在人事部门管理的问题。多头收集，多头管理档案的问题，必须引起足够的重视。

二、加强医院档案收集工作的几点对策

在新形势下，如何把医院档案的收集工作做好、做实？笔者认为，应按照以档案室为基础，加强对档案工作的组织领导，加大对档案管理工作的收集管理力度。同时，还要在档案收集工作中，接收与征集并举。

1. 加强档案意识，重视档案工作。

医院档案是医院工作的历史记录，也是医院重要的信息资源，完整的医、护、研、教、技等档案是提高医疗技术水平的依据。因此，医院的领导要重视档案工作，把档案工作摆在重要的位置，关心档案建设，支持档案事业。一要选派思想进步、工作踏实的同志做档案工作。二要在人、财、物方面支持档案部门的工作。三要把档案管理工作纳入有关人员的责任制中，以强化有关人员的责任感。四要经常向全体医务人员宣传《档案法》及档案工作的重要意义、目的，提高其认识。使每个职工都能重视手中的档案资料，增强其协助档案部门做好档案收集工作的自觉性。

2. 加强宣传，提升档案收集的认识。

应通过医院的局域网、滚动显示屏、院报等方式做好档案法律法规和档案工作重要意义的宣传，营造一个全医院都重视档案的氛围，使之家喻户晓、人人皆知。档案管理人员要加强宣传教育，扩大影响。真正通过宣教，促进档案管理工作的落实。还要有足够的责任心，要经常深入各科室主动去宣传收集档案资料的重要性，做到每个人都能重视档案收集工作，从而促进档案收集工作，并使档案收集工作落到实处。

3. 加强保障，确保档案收集工作的开展。

新形势下，开展档案收集工作，经济保障的作用不容忽视。同时，《档案法》也规定了统筹安排发展档案事业所需经费的问题，其中包括档案的保护等费用问题。当前，医院档案发展所需经费落实不到位，影响了档案收集工作的正常开展。为了改变这一现状，应以《档案法》为依据，加强医院档案管理经费的投入。同时，档案管理人员要积极向领导建议，赢得领导的支持，保障档案经费到位，以促进医院档案收集工作正常开展，全面提升档案管理水平。

4. 强化对零散文件的收集。

医院档案是一切医疗活动及其成果的记录，是医院科技发展的见证。为使零散文件能够及时归档，应制定文件收集归档制度。在方法上做到“三结合”即：全面动员与个别收集相结合；医务人员主动上交与档案人员具体指导相结合；一般要求与有针对性的收集相结合。

5. 广开门路，确保多途径收集档案。