浅谈如何做好档案管理工作

档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分, 提高档案管理工作的效率与质量, 做好档案管理工作, 可以给我们的工作决策提供更多参考和借鉴的信息。在从事了多年的档案管理工作中, 本人深刻体会到档案管理工作的重要性, 档案管理工作人员必须做好各项档案资料的收集、整理、管理、利用等环节, 任何一个环节出现问题, 都可能会给领导决策、教职工收集信息带来影响。在实践中通过不断总结, 寻找其中的规律, 得到了一些粗浅的见解, 愿与大家共同分享。

一、明确意义, 认清档案是单位工作的查考凭据

档案管理工作一方面为高层管理人员及时了解组织内部整体状况、适时调整管理策略提供准确依据, 为决策提供支持性证据;另一方面整理、显示单位工作业绩, 积累管理活动经验, 有利于得到社会各方面的肯定, 为与相关部门、个人进行有益合作奠定坚实的基础。档案可以成为使人信服的历史证据, 它是任何单位连续工作必须查考的凭据。档案管理人员只有充分认识到档案管理工作的重要性, 才能发自内心的热爱自己的本职工作, 并在工作中严格要求自己, 努力做好档案管理工作的各个环节。

二、细致认真, 做好档案筛选和整理工作

作为档案管理人员, 面对繁琐复杂的档案管理工作, 一定要细致认真, 做到不急不躁、手勤腿快。档案要及时进行归整处理, 待文件涉及的事务处理完毕, 根据公文的性质、类别、重要性等分别进行初步的筛选和整理, 一部分普通的、当时不紧急的文件先分类存放, 但不能立即或随意销毁, 而是放到别处;将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来, 以备随时查阅和调用。

三、与时俱进, 加强档案在数字化、网络信息管理

随着数字化、网络化的不断深入发展, 档案本身也发生了转变。第一, 档案形式发生变化。在数字化的冲击下档案形式由原先以纸质档案为主转变为以电子档案为主, 即由可视记录识别型逐渐成为依赖机器识别的代码型。第二, 档案管理模式发生改变。档案管理模式最早是传统手工模式, 经过不断发展, 出现单机数据管理模式、网络信息管理模式和知识管理模式。第三, 档案管理流程发生变化。管理流程、手段等也随着管理模式的改变发生了相应的变化, 流程更加优化, 手段更加多样化, 更加便捷。因此以前基于手工模式制定的档案管理流程需要调整, 要针对电子档案管理的特点进行管理创新。档案管理人员一定要与时俱进, 积极学习, 及时掌握科学、先进的管理方法, 并将之更好的应用于档案管理工作中去。

四、科学规范, 努力做到档案管理标准化、精细化

档案管理的标准化就是运用科学的先进的手段, 将档案的收集、整理、立卷、编号、编目、归档等每个步骤按照统一标准运行, 每一步都由规章制约, 每个环节都通过制度进行规范, 它符合精细化管理“精准、精确、细致、细化”的要求。领导签发文件后, 应将形成该公文的所有资料进行收集整理, 按照从上到下的顺序, 依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整, 并统一装订成册, 初步完成“件”, 由零散“页”到集中归整为“件”, 再到正式整理时装盒为“卷”。档案管理的规范, 可带动文书工作、运营管理、检查考核、财务管理、工程建设等各项单位职能活动的规范, 使精细化管理内涵逐步渗透到方方面面。

五、自我加压, 提高自身业务素质

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量, 为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要, 首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性, 努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

由于设备的现代化, 档案种类和载体的多样化, 管理方法要不断改革, 因此, 对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。

首先, 要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义, 认识当前档案事业的发展, 档案服务质量的提高, 其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次, 通过各种渠道不断学习, 加强自身业务素质, 更好地服务于档案管理工作。

六、事倍功半, 提高档案使用率

档案资料有着鲜活的生命力, 它不是锁在橱柜里的废纸, 不应束之高阁。而其生命力的最直接体现就是其对教育教学管理工作的指导辅助作用。保存管理好档案的目的是为了开发利用, 档案的开发利用是档案管理的一项经常性业务。为加强档案信息的利用率, 就要编制实用的档案目录、全引目录, 建立好档案查阅、借阅登记本, 同时及时对反馈信息进行综合性的分析、研究, 找出工作中的不足, 为教职工查阅档案资料提供方便。

总之, 在档案管理工作中, 必须将文秘工作与档案工作相结合, 不断提高档案利用率, 提升档案管理质量, 以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作, 促进档案管理规范化、科学化发展, 从而为教职工提供更多更好的信息资源。

摘要：档案管理工作是一项非常重要的工作, 档案管理工作人员首先要明确档案管理工作的重要意义, 热爱本职工作。更要细致认真, 做好档案的筛选与管理工作。还要与时俱进, 加强档案在数字化、信息化方面的管理工作。同时又要科学规范, 做到档案管理工作的规范化、精细化。自我加压, 不断提高自身业务素质, 在工作中争取能事半功倍, 提高档案的使用率。

关键词：明确意义,细致认真,与时俱进科学规范,自我加压