浅谈如何做好纪念馆档案管理工作

胡锦涛同志曾经提出:“借助档案我们能够很好地了解过去、把握现在、预见未来。”可见, 档案作为承载过去、记录历史的重要载体, 能很好地反映一个单位在一定时期的工作和活动情况, 在工作中起着重要的承前启后的作用。纪念馆作为纪念有卓越贡献的人或重大历史事件而建立的陈设实物、图片等场馆, 在场馆建设、人员管理、行政事务等各方面对纪念馆各项事业发展起着重要作用。

一、当前纪念馆档案管理工作存在的问题

(一) 组织领导重视不够。目前档案管理工作在各大纪念馆的重视程度和地位还没有达到应有的分量, 有的单位停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来可以不要的”层面, 领导重视不够, 弱化了档案管理工作在纪念馆的地位和功能。

(二) 档案管理方法不规范。纪念馆建设和发展的档案资料有其特殊性、专业性, 当前, “档号不规范”“案卷标题不规范”“案卷缺少卷内目录”“组卷混乱”等现象较为普遍, 存在检索工具应用不合理、检索工具“多而不精”等问题, 有些档案检索完全依靠传统模式的手动检索, 数字化检索率非常低, 工作效率无法提高, 制约着档案管理工作的发展。

(三) 从业人员综合素质有待提升。部分纪念馆长期无法引进具有档案专业知识的工作人员, 某些单位虽然有稳定的人员, 却受到文化程度和专业素养的局限, 视野不够开阔、知识结构老化、专业知识匮乏等现象较为普遍, 制约其工作效率的发挥。工作积极性、主动性和创造性不强直接限制了档案管理水平和能力的提升。

(四) 档案利用不够合理充分。不少纪念馆各类资料收集较齐全, 却出现了明显的问题:利用不充分、开发不够合理。各类档案资料存放于档案室长期无人问津, 资料“死气沉沉”毫无使用“活力”可言。部分单位虽然有查阅和使用档案的习惯, 可是深度不够、主要集中在基础层面, 同样也失去了档案资料存在的意义。

(五) 档案管理信息化水平低。网络、信息技术运用到各类纪念馆的档案管理履步维艰, 不少事业单位档案管理缺少必要的计算机、扫描仪、消磁柜等现代化的管理工具, 相应的管理软件没能够得到普及, 档案查询、收集和管理仍然没有建立网络系统, 导致目前不少纪念馆档案管理工作依旧靠“传统”老套路运行, 偏离了发展的“轨道”, 数字信息化管理水平的低下, 直接阻碍了档案的开发和利用。

二、提高纪念馆档案管理水平的几点对策

(一) 做好档案工作领导重视是前提。以笔者所在的韶山毛泽东同志纪念馆为例, 领导班子高度重视档案管理工作, 年初制定档案管理计划和目标, 将其纳入年度工作计划和各部门绩效考核内容, 让广大职工充分认识到档案工作的重要作用和地位。由办公室牵头成立了馆档案领导小组, 各部门设置兼职档案员, 负责对所在部门档案资料的收集和整理, 并定期送交馆档案室存档。年终由馆委会审定, 对表现优秀的档案管理人员实行嘉奖, 在一定程度上稳定了档案员队伍建设, 形成了人人重视档案工作的良好风气。

(二) 完善档案管理程序规范化是基础。管理程序的规范化是档案管理规范化最鲜明的特征。完善的档案管理程序依靠得是健全的制度和有力地执行, 也是做好档案工作的有力措施和可靠保障。制定完善的制度, 省却不必要的流程、精准执行关键环节。对于档案的立卷、存档以及调档等工作制定出工作程序, 并在日常工作中严格按照流程执行, 确保每一项工作都明确到人, 保障其准确与真实。

(三) 提升档案管理人员素质是关键。档案人员的业务能力直接影响着档案管理工作的质量, 它既要求有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神, 又要有扎实的专业理论知识、科技知识和运用现代化方式管理档案的基本技能。因此, 对于档案管理人员而言, 素质提升不仅仅是专业素质和技能的提升, 同时还包含了自身综合素质、特别是思想道德素质和政治素养的提升。

(四) 强化服务、“活”用档案是根本。档案管理工作人员要将“死”资料变成“活”资源, 强化服务意识、主动服务是根本, 这一点对纪念馆的档案管理工作尤为重要。以“主动服务”为工作的出发点和归宿。通过平时的认真收集保存第一手资料, 为单位做好翔实的历史记录, 积极开发和利用档案资源, 为单位的工作开展提供快捷、可靠的服务利用, 这样才实现了档案存在的根本目的。这就要求档案管理人员树立起积极向上的工作态度, 主动树立服务意识, 主动开发服务功能。

(五) 推进档案信息化建设是发展所需。档案信息资源作为国家的重要信息资源, 属于国家信息化体系的范畴。随着计算机信息技术的不断发展, 档案管理的信息化建设也日新月异, 档案管理信息化、资源利用网络化逐渐成为档案管理工作的主流模式, 既可以实现非涉密资源的共享, 也避免了纸质档案因长时间翻阅而造成的损耗, 对档案资源起到了良好的保护作用。所以提高档案管理人员的计算机操作水平、信息系统的运用能力、网络资源共享功能的发挥水平都势在必行。同时, 提高档案管理人员对档案信息化建设的安全意识的培养应进一步提高, 做好人防与技防相结合, 保障档案资源的安全性, 更好地发挥其利用功能。

摘要：本文从纪念馆档案管理工作的角度, 总结目前纪念馆档案管理工作所存在的普遍问题, 并提出相关对策。

关键词：纪念馆,档案管理,问题对策