谈做好电子档案的安全保管工作

2022-11-21

随着医院的快速发展, 电子档案开始逐步成为档案管理中的重要工作, 随之而来的也是对传统档案工作带来的挑战, 医院基层档案业务工作者为了适应先进社会工作环境, 适应技术革新, 就必须加强对于档案安全管理问题的学习, 尽快掌握电子档案安全管理的有关知识, 以确保医院电子档案的绝对安全。

一、电子档案安全保管工作存在的一些问题

(一) 电子档案载体易受外部环境影响

电子档案的载体主要是磁盘、硬盘、光盘等信息存储设备, 这类载体成分比较复杂, 性能稳定性较低, 很容易受到外部环境的影响。例如在适宜有害生物生长的温度下, 微生物会产生有害化学物质, 对电子文件的载体产生破坏;如遇到外力, 也会对存贮载体产生严重的破坏, 致使电子数据不可恢复的危险和隐患;一些电磁波和热源也会对电子档案载体产生一定的干扰作用, 增加磁性载体的存储安全隐患。

(二) 网络安全存在隐患

随着网络化的快速发展, 医院早已经接入了各种网络系统用于医疗卫生服务, 也使得电子档案在更大的范围内得到了共享, 但同时, 网络本身存在的各种安全隐患也增加了电子档案的多种不安全因素。例如:网络病毒、网络木马程式、黑客入侵等情况都会对电子档案的安全构成一定的威胁。这些威胁主要是来自对医院安全系统的不法入侵, 电子信息在存储过程和传送的过程中会造成篡改、泄露、甚至是被破坏的现象, 使得电子档案的的完整性、真实性受到了严重的威胁, 由此给电子档案的安全管理增加了难度, 同时也是对电子档案的安全管理提出了新的要求。

(三) 安全管理制度有待完善

传统档案具有凭证的价值在于传统档案具有严格的管理制度, 而现阶段的电子档案, 仅仅是一个数字化的过程, 它是从电子文件生成到归档保存的过程, 整个过程缺乏规范的的程序化管理, 也缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度。例如在电子档案的形成单位、电子档案的管理人员以及利用者之间并没有严格的操作规范与技术要求;在应急处理电子档案方面的能力减弱;没有专门的组织以及专职档案信息管理员对电子档案进行管理, 这些有待完善的制度因素在一定程度上也增加了医院电子档案的安全管理难度。

(四) 档案管理人员安全意识淡薄

受到长期传统档案管理观念的影响, 以及电子档案管理和利用环境等现实因素的限制, 电子档案信息管理者的安全和保密意识相对不足, 特别是一些从来没接触过电子档案的老员工, 对于网络知识、网络技术的了解不充分, 往往因操作失误, 造成了无意识侵权、档案丢失、信息存储错误等问题, 这些也都给电子档案的安全管理增加了威胁。由于电子档案的特性, 管理过程中的控制相对纸质文件难度较大, 因此需要懂档案、懂信息技术的复合型人才, 而电子档案管理人员的知识结构往往较为单一, 特别是在网络安全、计算机技术、数据库的等方面较为缺乏, 使得电子档案管理者对难以有效应对。

二、加强电子档案保管的对策

(一) 增加电子档案的自身安全

首先在电子档案的存储设备的选择上, 选择优质电子信息载体, 在磁盘、硬盘、光盘的质量上选择优先选择质量好、性能佳的产品来对信息进行储存。其次要为电子信息存储设备及载体创造良好的保存环境, 将电子档案存放在无磁场干扰、无外力、无尘、无腐蚀、温度适中的环境中, 做好强光遮挡和卫生工作;定期除尘、妥善保管。最后做好电子档案数据的备份工作, 备份是电子档案进行有效保存的一种重要储存手段, 也是一种电子档案的安全策略, 可以确保灾难性的故障后数据的恢复。

(二) 提高网络信息的安全技术保障

网络是现今电子档案产生和应用的主要环节, 因此要在医院的网络安全技术中, 应用加密技术、防火墙技术, 确保电子档案信息的原始性和真实性, 同时保障不符合规定的网络访问都能够被拒之门外, 有效防止病毒、木马、黑客对于医院的电子档案的入侵, 保障涉密性电子档案信息不被公开。

(三) 建立健全电子档案的安全制度

为了保障电子档案的信息安全, 要对医院的电子档案进行科学管理, 实施双套档案的归档制度, 在保证电子档案的存储的同时, 也要以纸质形式加以保存, 确保两种档案的一致性;同时建立严格的保管和保密制度, 将归档电子文件设置为只读模式, 不可修改, 确保信息的完整性, 定期对电子档案进行安全性、有效性进行检查, 发现存储问题和信息损害及时修复。

(四) 加强档案管理人员的安全意识

医院档案工作者要加强自身对于档案安全管理的意识, 增加保密观念, 在电子档案的管理过程中, 威胁来自计算机硬件的漏洞并非最大, 而是人为的非法操作和访问所引起的病毒植入, 为此档案管理者要禁止使用电子档案管理专用电脑以外的电脑进行访问, 以及在电子档案管理专用电脑进行软件的随意安全和卸载;在电子档案的管理电脑中安装正版杀毒软件, 增加系统的安全性。

总之, 医院档案工作者要不断加强自身业务学习, 规范电子档案管理行为, 确保电子档案的安全性, 使其电子数据在医院日常管理中发挥真正的效用。

摘要：电子档案的出现为医院的档案管理提出了新的问题和挑战, 如何做好电子档案的安全保管工作成为医院信息安全工作的工作重点, 本文结合医院电子档案管理中存在的问题, 提出了几点电子档案的安全管理建议。

关键词：电子档案,安全保管,档案安全