试论高校档案数字化管理实践与信息安全

高校档案管理工作目前很难适应新形势下学校管理和广大师生对档案信息的需求。建设数字化的档案管理系统已经成为必然选择, 而高校管理正在逐步实现自动化和智能化, 在管理模式和硬件设备上也为实现数字化管理提供了基础, 但是高校档案管理数字化还需要对软件部分进行升级, 一方面是系统软件的开发推广和档案数据库建设;另一方面是对管理人员的业务技能进行培训, 尤其是提高信息安全意识。

一、高校档案数字化管理现状

随着当前我国科学技术与信息技术的不断发展, 各大高校的档案管理部门都已经开展档案数字化管理工作, 从最初的高校档案目录数字化发展成为当前的档案内容数字化。目前, 高校档案的使用频率极高, 因此如何更加规范、有效、全面的管理学生档案已成为当前的热点问题。档案管理的数字化工作将不仅仅局限于对学校的纸质档案进行数字化扫描, 应当重视数字化管理高校档案的工作开展与利用, 充分发挥学生档案的作用, 满足各企事业单位等对学生档案的利用需求。

二、高校档案管理中对数字化技术应用实践

在对高校档案管理中不仅仅要做好对电子档案的记录以及存储等方面的工作, 还需要对档案工作的共享进行合理的分工。现对高校档案进行三个层次的分类:高校的原始资料和档案的扫描件以及档案数据库。其中高校档案的原始资料转化为扫描件是档案数字化技术的重点, 包括对文件的扫描所采用的扫描仪的选择以及对文件扫描的清晰度, 保证了对图像的采集工作。但是要在极短的时间内对档案进行扫描工作需要将档案进行拆分, 利用扫描仪进行档案的扫描工作。

而对建立高校档案数据库能够实现对纸质档案与数字档案的并存。高校档案系统数据库能够实现档案实体转化为数字档案, 并借助多媒体来对纸质档案与数字档案进行统一的管理。档案转换为数字化可以借助多媒体、数据库、数据压缩等多种技术, 将现存各种载体的档案进行数字化处理, 形成文本文件、图像文件、图形文件、影像和声音文件, 并存储到档案信息数据库中, 实现了最大可能地保证信息的原始性和真实性。在建立高校系统数据库后对随时发生的信息变更都可以将形成的档案资料及时转换成为数据文件, 保证了高校档案系统数据库中信息的时效性与真实性。

三、构建高校电子档案信息安全评价指标体系

电子档案安全评价方法有许多, 但基于高校电子档案性质, 其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。

(一) 评价指标的组成。

电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的, 包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。

(二) 确定指标权重方法。

结合高校电子档案信息特点, 对于诸多安全评价指标, 需确定与之对应的权重, 对安全级别和要求进行分级, 避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有:德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。

(三) 综合评价方法。

综合评价是一项复杂的工作, 许多相关学者都对其进行了长期的研究, 并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究, 总结起来大致分为以下几类:系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。

四、总结

随着我国信息数字化技术的不断发展, 高校数字化档案管理已经逐渐成为一种潮流, 在校园行政管理中发挥着重要的功效。利用数字化技术, 可以将校园管理相关资源转换成数字信息, 并以数字信息的形态加以保存, 不仅避免了纸质档案不易保存且损坏的弊端, 还实现了信息有效共享的功效, 极大程度推动了高校档案管理的创新与发展。

摘要：随着计算机和网络技术的蓬勃发展中, 在建设数字化社会的背景下, 对档案事业的发展也提出了新的要求。如何以数字化为契机, 提高新形势下高校档案管理的水平, 提高档案资料的利用效率, 进一步推进高校档案工作的发展, 成为档案工作人员面临的重大课题。计算机网络数据库给档案管理创造了许多的方便, 档案管理的数字化在带给人们生活极大便利的同时也衍生了一些问题, 其中一个迫切的问题是如何切实保护数字化档案的安全, 从而保障档案管理体系的正常高效运行。文章将就高校档案数字化管理和保护存在的问题及对策进行初步的探讨。

关键词：档案管理,数字化技术,实践,安全评价