校园“一卡通”在学校图书馆管理中的作用

在网络时代, 信息化、网络化的管理系统建设成为高校管理现代化的必由之路, 而在校园内建立“一卡通”网络系统也是高校管理现代化的重要的一环。校园“一卡通”以信息全面、运用方便、操作简单的优势, 在图书馆逐步取代传统的读者管理模式, 不仅方便读者, 而且提高图书馆的工作效率、服务质量和管理水平。

一、校园“一卡通”在图书馆管理中的功能

图书馆传统管理方式采用的是馆内相对独立的信息管理体系, 系统内各部门的管理方式各异, 如图书馆进门和借阅需要两种不同的手续, 既不方便读者, 也不便于管理。图书馆推行“一卡通”, 不仅极大地方便了全校师生, 而且有利于促进图书馆内部的管理水平, 提高服务质量和工作效率。校园“一卡通”在图书馆所具有的功能如下:

第一, 管理功能。实现了图书馆内所有服务与校园卡真正融合, 它包括:门禁系统、流通借阅手续的办理、电子阅览室的管理等。

1.门禁系统的管理。目前, 图书馆都是实行集借、还、阅功能为一体的“超市化”管理, 图书馆内各类书籍近百万册, 读者需求量的不断增大, 加大了图书馆工作人员的工作量。在图书馆入口处安装门禁设备, 读者进图书馆时只需持一卡通刷卡进入, 系统将自动识别读者身份并记录, 自动对每天读者流量进行统计, 在提高了管理层次的同时保证了读者的安全和有序借阅。另外, “一卡通”门禁系统也具有对图书馆内部员工进行考勤的功能, 规范和提高了图书馆管理效率。

2.流通借阅手续的办理。读者持“一卡通”可到图书馆任何一个期刊阅览室或书库查找资料, 在办理借阅资料时, 通过刷卡, 系统读取本人信息, 管理员扫描图书条形码, 快速完成借阅流程。同时, 若借还过程中出现超期、人为书籍破损、丢失等现象, 这一系列信息都将记录在“一卡通”里, 管理人员可随时查询读者借阅和归还情况。

3.电子阅览和视听阅览管理。电子阅览室是师生查阅电子资源的主要场所, 读者持“一卡通”能自动启用身份识别、自动派位、自动记时、自动交费等一系列自动化管理功能。

第二, 消费功能。师生到电子阅览室查阅电子资料、图书超期罚款、丢失赔偿等扣款, 都可通过“一卡通”支付。

第三, 信息检索功能。读者如果想快速查找到自己想要的图书, 只需在图书馆配制的检索机上输入自己“一卡通”卡号和密码就能自主进行信息检索, 也可以登陆学院图书馆网查询自己借阅图书情况。

第四, 网上资源共享。读者无论是在校或者是在家用自己的“一卡通”号和密码, 就可以随时登陆到图书馆网站, 无偿查阅和下载图书馆已购买的各种数据资源, 实现网上资源最大限度的使用和共享, 方便、快捷。

二、“一卡通”应用在图书馆中的优缺点

(一) “一卡通”系统的优点。

在图书馆管理中, “一卡通”具有许多无可比拟的优点。一是规范读者信息, 实现资源共享。以前, 学校师生的基本数据信息录入都是由各职能部门独自完成, 数据格式不规范, 每年新生入学后, 大量不规范的数据给图书管理系统带来很多麻烦, 不仅需要用大量时间去进行数据转换, 同时也影响了新生的正常借阅。实行“一卡通”后, 全校读者信息数据统一、规范, 并与图书管理系统数据库相关联, 从而实现读者信息资源共享。二是节约资源, 提高效率。在未实行校园“一卡通”管理以前, 每年新生借书证的办理都要等学工处将新生信息全部输入电脑以后, 再从学工处将数据导入图书管理系统, 几千名新生的借书证办理, 不仅耗时长, 而且还经常因出错而引起新生的不满。启用“一卡通”后, 所有业务通过IC卡完成, 可以节省人力资源, 规范图书馆的业务工作, 提高工作效率和图书馆的服务水平。

(二) “一卡通”系统的缺点。

目前, “一卡通”数据管理方式有两种:一种是“一卡通”数据库与图书馆的数据库实时连接, 数据库实时更新。另一种是“一卡通”中心负责数据的更新, 图书馆的数据库被动接受“一卡通”中心的数据。出于对数据库安全的考虑, 大多学校都采用第一种方式, 因此, 图书管理系统的数据必须与“一卡通”数据库加强实时更新, 这样才能有效维护读者数据信息, 才能避免数据出现“时差”, 否则会影响“一卡通”的正常使用。

三、系统建设需要注意的几个问题

(一) 系统运行安全问题。

“一卡通”是一个基于数据库运行的系统, 信息的搜集、储存、检索各个环节的安全管理显得异常重要, 一旦数据缺损和丢失就会影响到系统的正常运行。必须注意以下问题:一是做好网络防火墙配置工作, 只开放一卡通所需要的端口, 并做好虚拟端口映射, 这样可以有效防范黑客入侵。二是对数据库端的账户要设置访问权限, 只有通过安全认证, 用户才能对数据库进行合法操作。三是对“一卡通”服务器和终端设备须配置和实时更新杀毒软件, 及时为操作系统打补丁, 防止病毒和黑客攻击。四是系统应设置认证机制, 对使用者进行身份识别, 防止假冒用户入侵系统。

(二) 读者群分类管理问题。

不同类群的读者其需求和权限不同。一是不同层次读者对图书馆使用需求的不同, 通常表现在对知识需求的深度上, 如可将读者分为教师、研究生、大学生等类群。二是不同状况读者对读书馆使用需求的不同, 通常表现在使用时间上, 一般可分为长期、短期和临时等情况, 如在校师生员工、进修、短期培训等类群。针对这些情况, 需要区别对待。

(三) 部门之间协调问题。

“一卡通”系统功能的实现往往伴随着与其他系统的交互和衔接, 不是由“一卡通”系统独立处理完成。目前, 不同部门大多已拥有了各自独立管理系统。对于图书馆实施“一卡通”管理, 一是要使“一卡通”系统与已有图书管理系统互联互通, 做到一体化管理。二是要实现信息共享, 校内其他部门主管卡上读者信息可被取用, “一卡通”从各部门获取数据, 如学生数据由学工处负责, 教职工信息由人事处负责, “一卡通”中心的数据从学生管理系统中获取, 教职工的数据从人事管理系统中获取, 图书馆的数据从“一卡通”中心获取, 这样才能确保数据的准确性。三是要以卡为媒, 从学校全局出发, 进一步密切与相关部门的沟通协调, 强化相互之间的协调配合。

四、“一卡通”系统的发展前景

“一卡通”在校园内可以当作银行卡、就餐卡、上机卡、图书借阅凭证来使用。一张卡可对应一个人的众多相关信息。校园实行“一卡通”, 不仅让全体师生员工享有“一卡多用, 一卡通用, 一卡在手, 走遍校园”的便利, 享受充满现代气息的学习、工作和生活方式, 满足其个性化服务, 而且促进学校现代化管理水平, 降低管理成本, 提高服务质量和工作效率。

随着数字化、信息化、网络化校园建设的推进及普及, 同时, 在接口程序和兼容性等技术功能上不断改进和完善。“一卡通”系统在校园网络管理中将起到举足轻重的作用, 成为构成数字化校园建设的重要组成部分。“一卡通”整合了全校师生信息数据, 并使全校师生共享馆藏各类纸质资源和电子资源信息, 促进了信息交流的速度和范围, “一卡通”技术在图书馆的应用也一定会越来越广泛。