探析企业档案管理中存在的问题与对策

2022-09-24

俗话说“空口无凭, 立字为证”, 这里所说的往往指的是文书和档案。可见, 日常生活中人们已经体察到档案的凭证价值。对于企业来说, 企业档案的重要性更是不言而喻的, 它作为一种信息资源, 作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录, 是企业管理中的重要组成部分。

一、当前企业档案管理现状及存在的问题

(一) 对档案管理工作不够重视, 缺乏基础的配套设施

档案管理工作的重要性进一步淡化, 是当前较为普遍的一种现象, 很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识, 认为档案管理工作可有可无, 再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视, 在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感。也正因为这个原因, 一些企业对档案管理工作的资金、人力、物力投入相对较少, 从而导致设施的匮乏, 这将直接影响档案的品种、质量、管理和使用。特别是科学技术日新月异的今天, 陈旧的设施已经不能满足各式各样的档案类型, 这会导致档案管理效率差、效果差, 使其作用得不到有效发挥。

(二) 档案管理工作流程不规范, 缺乏系统的规划和指导

正所谓“不以规矩不成方圆”, 毫无规范、制度不完善的企业管理势必会造成档案管理的混乱。部分企业对于档案的管理只是简单的收集和分类, 甚至没有设立档案部门, 企业的档案由各部门自行保管, 这样会造成档案的不透明性, 也不利于档案的资源共享。档案归档、保存没有严格的移交手续, 工作交接手续混乱等等都会导致档案丢失和失真。

(三) 对档案的保护工作做的不到位, 原始档案易流失损坏

企业的档案应该设置专门的存放库房, 档案对其存储环境的要求也非常严格, 然而许多企业并没有专门的档案库房, 即使有, 也不符合安全防护的要求。比如有的企业档案库房使用玻璃门、玻璃窗, 只在门窗上贴一层挡光纸;有的企业档案库房设置在潮湿的角落里, 因湿度过大库房弥漫着刺鼻的霉味;有的企业把财会档案放在阳台上, 没有防护设施, 档案长期遭受日晒, 覆盖了厚厚的灰尘。

(四) 企业档案的信息数字化建设相对滞后

随着信息时代的到来, 电子档案是未来档案发展的大趋势。国外的档案信息数字化应经相对成熟, 而我国大多企业的电子档案发展还处于起步阶段, 究其原因, 一是思想比较保守, 对电子信息技术的不信任和不了解;二是缺乏既能掌握档案工作基础业务的相关理论知识也能掌握现代信息化知识的高素质人才。

二、档案管理对企业发展的重要性

大量事实证明, 档案在企业管理中有着不可忽视的作用, 大致可以分为一下几个方面。

第一, 企业档案是企业日常活动的资料库。档案记录着企业成长的点点滴滴, 一个企业从创立到发展, 涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料, 包括文件、图文、录音、影像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。它不仅仅是企业生产经营活动的简单记录, 更能体现出企业发展的规律和未来发展的方向。企业的日常活动, 例如做决策、出方案, 往往都要查找历史数据, 进行同比分析或方案对比, 没有档案就无法进行。

第二, 有效的企业档案管理可以防患企业商业秘密的外泄。企业档案无不涉及商业机密, 在市场竞争日益激烈的今天, 企业与企业之间, 国内企业与国外企业之间, 收集信息, 利用情报, 获取对方的档案资料, 是出奇制胜、打败对手、占领市场的重要手段之一。如果没有统一管理, 任凭管理人员个人处置, 势必容易丢失, 丢失就有泄密可能。相反, 如果企业的档案得到公司的重视, 管理上规范有序, 管理人员的保密意识强, 则能够有效地防止企业的商业机密外泄, 保护公司的利益。

第三, 档案管理可以简化工作程序, 提高工作效率。企业管理千头万绪, 但不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金、采购物流等等都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等这些事务性的工作。如果没有做好档案的收集和整理工作, 一旦以后工作发生问题就无从查证。工作人员从一开始就要有档案记录保存的习惯, 形成科学规范的档案管理流程, 这样有程序有制度的逐级办理, 有利于工作的明确分工, 权责分明, 从而有效提高工作效率。

第四, 企业档案是企业文化建设的有力保障。企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映, 是企业员工自己培养创建起来的, 是不假外求的东西。做好档案管理的企业, 在整理完善企业文化时, 不需要搜索枯肠, 不需要绞尽脑汁, 不需要编造, 只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善, 企业文化的基本内容就有了, 再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结, 企业文化就丰富起来了。由此可见, 企业档案是企业文化建设的活标本。

三、提高企业档案管理水平的对策与建议

(一) 加强对档案管理工作的认识, 加大相关配套设施的资金投入

企业应充分认识开展企业建档工作的重要性和必要性, 让大家真正明白, 做好建档工作不仅是权利, 也是义务, 是企业自身发展的客观需要, 是长期受益之事而非权宜之计, 从而增强开展建档工作的积极性和自觉性, 增强档案人员依法做好档案工作的自觉性和责任感, 从企业现实工作和长远发展的客观需要出发, 把档案作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理。另外, 依据企业实力状况加大对档案管理设施的资金投入, 使档案管理工作发挥其重要作用, 切实为企业管理带来收获。

(二) 统一工作流程, 使档案管理工作规范化制度化

一方面, 从国家角度来讲, 应该大力宣传贯彻《档案法》, 增强档案法制意识;另一方面从企业自身角度来讲, 应制定统一的档案工作流程, 让企业从事与档案相关的工作人员都有规可依。工作人员必须按照国家标准和行业标准的要求, 认真做好档案资料的著录、标引、数据录入, 使之成为标准数据产品, 这样就可以给任何一个档案使用部门提供良好的服务。为使档案工作从开始就步入科学化、规范化轨道, 档案人员还必须严谨、认真、仔细。

(三) 对现有企业档案做好保护工作

企业要按照国家有关要求及档案保管保护的相关规定, 积极投入资金, 配置具备安全保管条件的专门库房, 配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施, 尤其对特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理, 确保档案信息的完整与安全。

(四) 提高企业档案的信息数字化建设步伐

企业应与时俱进, 根据档案信息化建设的需要, 把企业档案信息化纳入企业现代化建设的总体布局, 推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。学习研究国外先进的电子档案建设理论和实践, 加强自身的数字档案建设。充分利用计算机技术和网络技术, 逐步实现档案资源上内部局域网, 资源共享, 进一步提高档案管理现代化水平。

总之, 充分有效地利用档案资源, 对于每一个优秀的企业或企业集团, 制定发展战略, 进行科学决策, 开辟新的市场, 超越竞争对手等, 都具有十分重要的意义。企业应该根据本公司的实际能力和要求不同程度地加强企业档案管理水平, 为企业其他业务做好基础, 做好保障工作。

摘要：目前, 大多数企业并没有充分认识到企业档案管理的重要性, 因而企业档案管理领域也得不到其应有的重视。笔者就这一现象展开讨论, 描述了目前国内企业档案管理存在的问题, 阐述了企业档案管理的重要性, 并给出相应的建议措施。

关键词：企业,档案管理,对策