城市建设档案数字化管理存在的问题及对策

2022-09-12

随着信息技术的出现, 城建档案管理中融入了档案信息管理系统, 极大地促进了档案管理信息的共享, 初步实现了自动化处理。不过, 这些新技术的运用大多是从方法改进上来优化传统档案管理, 而管理方式还没有出现彻底的变化。城建档案数字化管理是城建建设中文化精神的重要保存途径, 也是数字城市的基础数据源, 能够有力地提供数字城市建设所需的依据性档案信息。所以, 反思城建档案数字化管理的现实困境, 转变管理理念及方式, 是当前城建档案数字化发展的基本要求。

一、城建档案数字化管理的问题

城建档案数字化管理滞后的问题有着多方面的因素, 例如数字信息技术水平低, 城建档案管理体系单一, 相关管理规定不完善等等。但实际上, 城建档案数字化管理存在的问题主要有三个方面:

(一) 资金投入少。国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源, 不同的地方拨款金额不一样, 但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备, 而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少, 无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

(二) 数字化利用没有形成气候。城建档案数字化管理中, 政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象, 比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等, 但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题, 很多习惯于利用纸质图文档案, 在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状, 以过去的纸质图文利用服务方式为依据, 加强数字化利用服务, 让城建档案数字化利用环境更加成熟, 这才是当务之急。

(三) 数字化管理人才急缺。城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程, 这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能, 要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中, 高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实, 一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失, 极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法, 必须从城建档案管理工作实际出发, 并符合社会对城建档案数字化的需求。所以, 城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容, 即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

(一) 打造规范的管理体系。在建设城建档案数字化管理过程中, 一开始就应该重视信息化标准体系的建设, 以三个方面的标准去规范管理, 即管理、技术、业务, 然后认真地落实这些标准, 将具体的管理责任明确到每个管理岗位、每个责任人, 让城建档案数字化管理更加科学、合理。也可以通过管理条例制定城建档案数字化管理措施, 以技术保障细则、经费保障法规等促进城建档案数字化管理制度更加规范有效。

(二) 加强基础设施建设。城建数字档案馆必须通过空间数据集成设施、网络基础设施改造, 打造空间数据库、形成应用服务系统, 以便于为城市的发展和建设提供有力的支持。硬件环境、网络环境、系统软件是三个重要的基础设施建设内容。硬件基础设施涵盖了服务器、网络通讯设备、档案数字化处理设备;网络环境是指档案馆内部局域网, 和政府网、互联网有链接的公众网, 将内部和外部网站办公联系起来, 加强城建档案馆和相关单位及主管部门的办公联系, 运用数字化加工、数字资源管理、电子档案信息收集、信息处理、开发利用等技术, 全面实现城建档案的数字化管理;软件系统则是按照城建工作实际, 开发、建设数据库管理系统、操作系统、系统软件平台, 以促进城建档案数字化管理服务工作顺利开展, 并通过和数据库系统的联系, 让数据录入、数据传输过程实现全程应用。城建档案馆数字化建设的前提是网络建设, 而网络环境又包括了馆内局域网、政务网、公众网等基础设施, 这些是城建档案数字化管理的后推力, 我们必须要高度重视。

(三) 培养专业的复合型人才队伍。城建档案馆需要有一支复合型人才队伍, 队伍的知识结构合理、层次比例分明, 具有团队创新能力, 以适应新时期城建档案管理的数字化趋势。以管理型人才建设为基础, 以复合型人才为重点, 按照城建档案数字化管理业务的分工合作要求, 加大档案信息研究与咨询、档案采集处理和数据加工、计算机信息技术和网络设计开发、数字档案理论与实践研究、数字化管理系统服务等方面人才的培养, 为城建档案管理数字化发展提供更多的人才保障。

数字化管理是当前城建档案发展的趋势, 因而, 我们必须认清事实, 以此为依据, 优化数字化管理思路, 提高城建档案数字化管理意识, 真正促进城建档案的数字化发展。

摘要：信息技术的不断发展使得城建档案数字化管理变得日益重要。因此, 应该根据当前城建档案管理的发展现状, 运用数字化管理手段有效开发和利用城建档案, 使其发挥出更多的潜力, 以丰富的信息资源服务社会。本文主要从城建档案数字管理存在问题进行剖析, 探讨城建档案数字化管理对策, 为数字化城市建设提供有益的建议。

关键词：城建档案,数字化管理,对策