公路工程档案数字化前处理的若干思考

公路工程档案数字化前处理工作, 是对公路工程档案进行数字化转换之前开展的一种专业化技术准备工作, 是在充分尊重档案原有整理的基础上, 从便于保管利用的角度出发, 为适应档案数字化的技术要求开展得一项基础性工作。前处理工作包括档案的鉴定、整理调整、病档修复、档案信息录入等工作。公路工程档案数字化前处理工作是档案信息化的基础, 开展前处理工作具有十分重要的意义。

一、严格确定公路工程档案数字化的范围

公路工程档案包括工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、项目管理、施工文件、监理文件、竣工验收等工程建设和管理过程中形成的各类文字、图表、声像、图纸等不同形式的记录。在档案整理过程中, 难免会出现重复归档, 档案漏页、跳号等现象。在划定档案数字化范围时, 应从方便档案利用的实际出发, 遵循档案的形成规律, 充分利用原有的整理基础, 只要有规可循, 有目可查, 就应当保持原有的整理体系。特别是对项目前期准备和审批文件, 更应当慎重对待, 力求保持历史原貌, 全部扫描。对项目建设过程中的业主指令与工程变更联系单等档案要一同进行数字化前处理。对项目竣工图、竣工验收文件, 特别是桥梁、隧道工程图纸档案等利用价值高的工程档案要认真对待, 优先数字化。以便“一桥一档”地建立和检查利用。

二、规范公路工程档案的前处理流程

由于公路工程项目建设周期长、参建单位杂、档案数量多, 人工整理可能出现一定的偏差。档案数字化前处理阶段是对档案进行仔细清点核对的最佳时机。为此, 在前处理流程上更应该制定严格的操作流程。一是档案出入库中必需登记, 办理出入库手续, 责任到人。一个批次的出库档案不能过多。二是在清点档案的过程中, 要清点到页。对漏编页号的档案, 要补打页码, 并在备考表中注明。三是核对档案目录, 确保目录与文件内容的一致。对单份文件无题名或题名不能揭示文件内容的, 原题名照录, 并根据文件内容另拟题名附后, 加“〔〕”号。四是确保档案号的唯一性。同时, 一个机关档案室室藏档号必须指代单一, 保持稳定, 并留有适当的递增容量。

三、提前修复受损的公路工程档案

公路工程档案是在项目建设过程中形成的, 有的档案形成和保管条件比较差, 档案破损、霉变在所难免。在开展档案前处理工作之时, 应当对这些受损的档案进行抢救性修复。一是对破损严重的卷皮、卷盒进行更换, 对发生虫蛀、霉变的档案要进行标注并及时进行修复处理, 修复完成后再进行数字化。二是对案卷内小于A4或16开的纸张, 如票据、存根、回执等文件资料, 要粘贴到A4或16开纸上, 方便档案的装订。三是对大尺寸、形状不规则的图纸要进行标注并使用工程图纸扫描仪进行扫描。对褶皱明显扫描文件无法正常利用的图纸, 要用玻璃板压平后再进行扫描。

四、确保公路工程档案的信息安全

档案数字化的目的在于方便不同层次利用者的需要。因利用者利用档案的权限不同, 在档案前处理过程中, 必须对档案进行开放鉴定。一是组建开放鉴定组织, 成立有关领导和业务部门负责人组成的档案开放鉴定工作机构, 制定档案开放鉴定方案, 划定开放鉴定范围, 明确开放鉴定的标准。二是严格按照有关规定, 开展开放鉴定工作。根据《档案法》《保密法》的规定, 遵循“内外有别”“既便利工作、又确保秘密”的原则, 划定档案密级和控制范围。三是解密的档案和开放的档案, 履行档案开放审批程序。四是执行档案登记备份策略。档案数字化成果与档案目录, 一式三份保存, 一份提交利用, 一份档案室保存, 一份根据当地档案行政管理部门规定的登记备份要求移交到当地档案局 (馆) 进行登记备份。

摘要：本文论述了公路工程档案数字化前处理工作。主要内容包括:严格确定公路工程档案数字化的范围;规范公路工程档案的前处理流程;提前修复受损的公路工程档案;确保公路工程档案的信息安全。

关键词：公路工程,档案数字化,前处理