浅谈档案数字化管理应用现状及对策

2022-09-10

一、档案数字化及其应用现状

档案数字化管理是随着现代计算机技术、扫描技术以及存储技术等现代信息技术的发展而产生的, 它是通过计算机技术将模拟信号转换为数字信号, 具体操作是利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工, 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程, 然后利用计算机系统对其进行管理, 进而形成一个有序结构的数字化档案信息库, 最终准确方便快捷地提供利用, 使可以公开的档案信息资源得到共享, 以满足社会对档案利用的需求。与传统档案管理相比, 档案数字化管理具有提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等不可替代的先进性, 使档案保存更加便捷、持久、稳定, 极大地提高了档案信息利用率, 最大限度地实现了资源共享, 因此, 社会对档案的数字化管理接受程度较高。

(一) 档案数字化与传统档案管理的优越性。

1.提高经济效益。很长一段时间以来, 档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体进行保管, 且解决这一难题的唯一办法似乎就是不断增加办公人员及管理经费, 致使档案管理成效不尽人意且管理成本长期居高不下。例如, 近代考古发现, 远在几千年前的殷商时期, 人们为了实现对重要档案的集中保管, 在殷都宗庙开凿了许多窑穴来贮存甲骨档案, 殷王在外地占卜形成的甲骨档案也被运回殷都保存, 由史官 (卜人) 专司管理, 非常耗费人力物力;随后, 纸成为档案的主要载体, 纸质档案比甲骨档案更轻便、存储量大、占用空间小、方便运输, 然后, 却也存在易受潮、易生霉、易腐蚀损坏等缺点, 例如“5.12汶川大地震”后所抢救出来的众多纸质档案, 后来被运送至四川省档案学校进行抢救, 相关资料表明, 由于震后雨淋, 很多档案已发霉生虫, 甚至长出了蘑菇, 耗费了巨大的人力物力财力进行搬运、抢救、修复。近年来, 随着档案数字化管理的推广应用, 传统的以实物为载体的档案信息被转换为机读虚拟信息, 既节约了存储空间, 又极大地缩减了保管费用。

2.提高办公效率。通过对档案的数字化处理及管理, 使各种档案资料能及时归档, 并提供高效利用。当今社会是一个信息化社会, 凡事追求效率、效益, 档案数字化管理使档案的保存、查阅、利用变得快捷、准确。以往, 我们想要查询某位干部的信息、某个项目的情况, 需要找到相关单位开具各种证明、介绍信, 费尽周折, 最终才能在档案管理部门工作人员的帮助下查找到想要的信息。事实上, 随着信息的超时空流动, 档案数字化已成为“无墙界档案”, 各种档案库也由文件实体保管基地变成了提供方便利用的信息控制中心, 只要取得查询权限, 我们可以通过输入关键字、词快速查询到需要的信息, 大大提高了办公效率。

3.增强档案原件保护。档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料, 所以档案注重原本、原稿和孤本, 因此对档案原件的保护显得尤为重要。而历史越久远的档案, 因当时的条件限制, 显得更脆弱, 更容易遭到破坏, 这就要求我们更加小心仔细地对待。对各种档案进行数字化处理, 尤其是历史久远的档案材料, 无疑可对其提供更好的保护, 在提供查阅、借用时就可以利用电子文档, 最大程度降低纸质档案原件破损、遗失的概率, 档案的使用更加安全。此外, 通过档案的数字化处理, 还能避免档案被篡改。

(二) 档案数字化应用现状。档案数字化应用范围较为广泛。档案资料是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录, 是单位的核心信息资源和重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂, 各下属单位分散等特点。构建立体式企业数字档案馆, 从而实现集中部署应用、分级管理, 是集团企业数字档案管理最佳解决之道。规模比较大的企业, 如国家电网公司, 早在2000年便与清华紫光合作, 建立了《清华紫光档案管理系统》, 电力系统档案管理逐步开始推行电子化管理。公司定期组织各系统员工进行办公自动化专题培训, 提高员工计算机操作能力, 适应无纸化办公;集团设有档案数字化项目部, 引进先进成套设备, 对集团内部文件及资料进行数字化处理;安全管理方面, 设立保密责任人, 层层负责, 并制定了《保密制度》, 与涉密人员签订《保密协议》, 多措并举, 保障档案数字化过程安全有序。

档案数字化面临着一系列挑战。档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求, 顺应这一趋势, 许多党政机关及企事业单位逐步引进了办公自动化系统, 积极推广、参与档案数字化管理, 配合档案管理部门建立完整的政府公开信息数据库, 为大家提供了便捷有效的检索、查询和服务。然而, 由于职工老龄化严重, 计算机应用能力普遍较弱, 有的思想守旧, 仍旧习惯于传统纸质化办公;由于党政机关及部分企业集团涉及国家秘密及商业机密较多, 部分资料公开范围受严格控制, 加之近年来网络犯罪屡见不鲜, 信息安全事故频发, 因此, 档案数字化在实际推广过程中还面临着一系列问题和挑战。

二、档案数字化应用存在的问题

(一) 档案数字化管理工作未得到足够的重视。由于各方面原因, 这几年, 尽管政府财政每年都有档案数字化专项经费的预算, 许多企业也设立专门职位安排专人进行档案管理, 但是, 在资金的投入力度上还存在一定差距, 档案数字化的“软”“硬”条件仍满足不了信息化建设的需要。

(二) 部分职工电脑操作能力不强。进入21世纪, 计算机成为主要的办公工具, 然而随着我国人口结构老龄化的加剧, 各单位在职职工结构也呈现出明显的老龄化趋势。他们熟悉业务, 却不会或者不能熟练操作计算机, 习惯了传统的纸质化办公, 这给办公自动化及档案数字化管理推行造成了一定影响。部分单位对文件收发这一岗位没有足够重视, 安排即将退休人员负责此项工作, 由于他们年龄偏大, 学习新事物、接收新思想、习得新技能较困难, 对办公自动化系统及档案数字化管理系统掌握的不够透彻。

(三) 缺乏档案数字化专业人才。档案数字化管理是一项专业性较强的技术活儿, 档案管理从业人员不仅要有基本的档案管理知识, 还需要熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能, 具备较强的信息处理能力。档案数字化是一个新兴行业, 也是一门新学问, 而目前许多单位档案管理人员并非档案专业毕业, 属于“半路出家”型, 尤其是广大基层档案管理人员, 他们中的大部分人既没有档案管理相关知识, 更没有接受过档案数字化相关的专业培训。

(四) 仍存在较多安全隐患。由于党政机关、企事业单位涉及一些国家机密、商业秘密等, 虽然有的单位办公自动化程度较高, 但是一部分文件资料却无法进行档案数字化处理, 使档案数字化管理推行受到一定影响。近年来, 网络信息安全事件频发, 部分机关、单位对档案数字化安全性仍有顾虑。

三、进一步推进档案数字化管理的对策

(一) 高度重视档案管理工作。按照《档案法》及10号令的规定, 部门或单位档案必须定期向本部门或本单位档案室移交, 集中管理, 任何人不得据为己有。但是由于种种原因, 以上规定并没有很好地贯彻执行, 部分单位有些人员把档案工作看成软任务, 不重视甚至不愿意收集档案。要实现档案数字化的快速发展, 投入是关键, 要逐步加大馆藏档案数字化建设投入, 强化档案数字化软硬件设施建设, 要大力引进专业人才, 加强职工业务培训, 将档案数字化经费纳入下一年的财政预算, 并逐年增加, 保证落实。

(二) 提升职工电脑操作能力。为职工量身订制培训计划, 培训内容主要应涵盖计算机应用理论知识学习、系统文件管理、WPS、Excel、PPT等常用办公软件的基本操作, 采用面授与实际操作相结合的形式, 通过培训老师由浅入深、通俗易懂的讲解, 使职工能较好地掌握计算机相关知识以及实际操作能力。

(三) 培养档案数字化专业人才。国家高度重视档案管理学科建设, 目前开设档案专业的学校有中国人民大学、南开大学等众多知名大学, 有部分大学甚至设有档案相关的硕士学位, 档案专业硕士研究生所学课程中, 就有以电子文件方式管理档案的相关知识。我们既要有针对性地吸收引进一批接受过大学档案管理教育的专业型人才, 又要加大后期职业教育投入, 定期组织档案管理业务培训。如四川省就充分利用四川档案学校资源优势, 定期组织短、中、长期档案业务培训, 根据机关、事业单位、企业档案管理人员实际情况量身打造培训课程, 培训内容涵盖基础公文写作、纸质档案管理、电子档案处理等, 并通过安排实训, 让学员学以致用, 将所学知识能熟练运用到实际工作中。

(四) 积极解决档案数字化进程中存在的难题。档案数字化已经成为档案工作的一项重要内容, 经常会遇到一些疑难问题, 比如, 数字化档案信息的知识产权问题;数字化档案信息的利用方式与安全保密问题;数字化档案信息的备份与载体寿命问题等等。针对档案数字化进程中出现的这些疑难问题, 要积极组织力量开展专题研究, 寻找解决办法或方案, 确保数字化工作顺利开展。同时, 还要多请教相关专家和上级业务主管部门, 并注意在实践中积累经验。

摘要：本文介绍了档案数字化管理应用现状, 分析了应用过程中存在的一些问题, 针对存在的问题提出了一些对策建议。

关键词：档案,数字化管理,现状,对策