医院档案管理中存在的问题与解决对策

2022-11-05

公文是国家机关、企事业单位在管理过程中所形成的规范体式公文, 在法定范围内有着一定的法定效力, 是医院管理的重要工具之一。公文档案管理水平是医院管理工作的重要组成部分, 公文档案管理水平对医院管理体系办事效率和工作成效有着显著的影响, 强化公文档案管理策略的研究, 对于提升公文档案管理水平乃至提升医院管理水平均有着重要的意义。

一、医院档案管理现有问题

(一) 档案管理机构不健全

随着医疗体制改革的不断推进, 医院公文档案类型日趋复杂化, 数量不断增多, 导致公文档案管理工作难度越来越大, 任务越来越繁重。但在此条件下, 许多医院管理人员对档案管理工作的重视不足, 导致医院档案管理机构建设严重滞后。医院公文档案涉及内容较为宽泛, 与医院建设、财务、科研、医疗等各个部门均有着密切的联系, 而在档案管理机构不健全的情况下, 公文档案的归档与管理责任也不够明确, 导致医院多个部门管理公文档案, 却难以保障公文档案管理效率和质量的局面。

(二) 档案管理制度不明确

医疗体制改革不断推进的背景下, 医院各个部门的职能、责任得到进一步明确, 医院整体管理水平不断提升, 但与此同时, 档案管理制度建设问题却没有得到应有的重视, 档案管理工作的岗位职责、权利、义务没有被充分明确出来。在日常的管理和建设中也没有进行严格的考核和及时的监督, 医院的管理者和领导者在绩效考核时也不够重视档案管理工作的实施效果, 档案管理工作边缘化现象严重。

(三) 档案管理信息化程度偏低

在当今信息时代的大背景下, 各行各业都离不开信息技术, 医院公文档案管理工作也不例外。计算机的应用无疑为医院公文档案管理工作带来的很大的便利, 使公文档案管理人员的负担减轻, 管理效率得到提高。但目前许多医院虽为公文档案管理人员配备的计算机, 却没有做好相应的信息化建设。档案管理工作基本上还处于资料收集、归档和检索的传统工作形式, 很少运用计算机和网络技术进行管理工作繁琐、效率低下、产生的信息少, 对于大批量的档案收集、开发和利用存在很大限制。

二、医院档案管理完善对策

(一) 提高对档案管理工作的认识

转变公文的档案管理观念, 是改进医院公文档案管理工作的重要基础。以往, 人们错认为只要将病例档案保管好, 就是做好了医院档案管理, 而没有对医院公文档案的内容、价值, 管理方法形成深刻而全面的认识。对此, 档案管理人员应强化对医院公文档案理论的学习, 提升对档案管理工作的认识, 不但要做好公文资料的日常收集和管理, 也应强化档案开发工作。

(二) 强化档案管理机构和制度建设

健全档案管理机构和制度, 对于提升档案管理工作的规范性有着重要的意义。对此, 医院相关部门应就各部门的档案管理工作责任、权利、义务进行明确, 使其各司其职, 提升公文档案管理工作成效;此外, 应就公文档案管理工作制定全面的规章制度、监督制度和绩效考核制度, 使档案管理、及其监督和考核工作有据可依、有章可循。

(三) 强化档案管理信息化建设

强化档案管理信息化建设对于简化档案管理工作流程, 减轻相关人员工作负担和提升档案管理工作成效均有着重要的意义, 对此可采取以下策略:1.收集各部门公文档案, 将没有保存价值的文件剔除, 然后按档案整理规范对文件进行整理装盒;2.以装盒的档案为依据, 按文件的收、发文序号输入电脑;3.所有文件录入完毕后, 将剔除的文件也录入到档案中, 但要为其单独设立一档案盒;4.对收发文数据分别进行查询, 查询条件选择某年度未入档案文件, 并通过查阅收发文登记簿上的签字以确认这些文件分别存放在哪个部门;5.向各部门收集未上交文件, 并将这类文件以补充卷形式归入档案。

三、总结

能否对公文档案进行有效管理, 对于能否将公文档案中的信息在医院中及时下达并贯彻执行有着决定性的影响。目前我国医院公文档案管理工作还存在理念上、机制上、方法上的欠缺, 对此, 公文档案管理人员应不断提升自身业务素质, 加深对公文档案管理工作的认识, 并积极创新公文档案管理策略, 完善公文档案管理机制, 不断提升医院公文档案管理工作的规范性和有效性。

摘要：随着医院管理理念的不断更新, 公文档案管理水平应得到逐渐提升, 充分发挥文公作用。本文就医院公文档案管理中的现有问题进行归纳和分析, 并提出了相应的解决对策, 期望为同行提供参考。

关键词：医院,公文档案管理,问题,对策