人事档案管理的现状分析及对策思考

人事档案是做好组织工作的基础和依据, 具有专业性、政策性、服务性、保密性的特点。它的优劣将直接决定干部工作的质量和效率。国家政治经济的长足进步与发展, 使得人事档案工作的规范化、科学化、制度化的程度也不断提高。随着社会体制、干部人事制度的深入改革, 人事档案工作将面临着新的任务和要求。

一、人事档案管理本身存在问题

(一) 重视程度不够, 档案工作难以常规化

单位工作的重心一般都在生产经营一线上, 以致领导常常会不重视档案工作的重要性, 认为档案工作可干可不干, 今天干明天干、谁来干一个样, 只要档案材料不丢、不泄密即可。因为不重视, 使得档案管理流于形式, 档案员充当着“保管员”的角色。“提起来重要, 干起来次要;用起来需要, 忙起来忘掉”成为许多单位档案管理工作的真实写照。由于编制紧张, 大部分单位的人事档案工作没有配备专职档案管理员, 兼职人员也是一批换一批, 流动性极大, 档案工作成为摆设。一些单位存在档案室不标准, 管理不规范, 制度不上墙, 设备陈旧, 甚至杂乱无章的情形。

(二) 水平参差不齐, 岗位履职难以专业化

人事档案具有保密性, 在管理过程中应严格落实规章制度, 认真履行登记手续, 对档案的进出严格把关, 杜绝手续不全查借档案、随意涂改档案资料信息等严重违反干部档案管理规定的事件发生。但是我们还是时不时能看到一些领导干部因改动人事档案提供虚假信息而引咎下马的新闻。究其原因, 作为档案管理员不能深刻、全面认知岗位的职责也难辞其咎。档案材料的真实性是生命线, 如果档案员不能认真履行职责要求, 对人事工作将造成极大的破坏。

现实中, 因档案员缺少相应的专业知识, 同样的政策在不同单位的执行过程中就走样了, 出现了不同的版本, 比如干部的出生年月, 上级最新的规定明明是以档案中最早期的记录为准, 而有的单位以出现次数多的为准或以年龄中最小的为准, 真是失之毫厘, 谬以千里。

(三) 收集被动技术老旧, 参考利用难以效率化

人事档案应真实、客观、全面的展现出干部的德、能、勤、绩、廉。好的档案资料对了解干部个人情况事半功倍。但是, 在数量上, 我们发现一些非领导职务的人事档案只有寥寥几页, 一看还有可能是很多年前的, 可参照性、利用率十分有限。在材料内容上, 千篇一律、如出一辙的现象也很普遍, 鉴定、考察材料大都是客套话、雷同之语, 共性的多个性的少, 优点多缺点少, 尤其是考核鉴定类、入党材料。档案材料收集工作被动, 档案资料缺乏参考、利用价值, 势必对单位组织工作造成困扰。

部分单位整理档案的方法还停留在用大头针手工装订的层面上, 试想材料在不断充实丰富、组织工作也要经常翻阅、偶尔应需提取某份资料等, 档案资料不得不经历一次次拆卷、装订, 不仅仅使管理人员疲于繁重的拆卷装订工作, 档案资料也因某种程度上受到了损坏。一些单位使用打孔器装订, 某种程度上比用针装订要高效、简单, 但还是存在对原始档案资料的破坏。档案资料整理方法亟待改革, 提高信息化技术呼之欲出。

二、人事档案管理的策略思考

(一) 以重视推动档案工作常态化发展

档案工作不受重视不止是某个单位某个领导的问题。这种重视应是从上至下的, 国家应适时建立档案发展和人才吸引机制, 宏观调控, 为档案工作提供一些政策倾斜和引领。有了国家的重视和政策倾斜, 不愁单位不重视;不愁没有专人专职专室, 档案工作也能常态化发展。当然, 这种政策刺激应是奖惩结合的, 一味奖励难免滥竽充数, 有奖有惩才能促进档案工作的良性持续发展。其次档案管理员自身也应重视岗位职责, 以岗位需求出发, 认真学习《档案法》, 上升主人翁意识, 提高自我要求, 做到爱岗、乐岗、敬岗。

(二) 以提高促进档案工作专业化局面

想要做到档案工作专业化, 需做到三个提高。一是提高主动能动性。专业是针对材料整理而言的, 整理的前提就是收集。我们已经知晓被动收集的害处, 材料良莠不齐, 千篇一律。应结合单位年度计划做好收集计划, 做到心中有目标有重点, 采用定期和不定期、重点与非重点的收集方法, 把有参考价值的材料归入档案中, 做到实时更新, 重要事项有记录。二是提高业务素质。人事档案整理工作可细化为鉴别、分类、技术加工和装订。每个环节都极具专业特性。比如鉴别, 就是要能做到去伪存真, 去粗存精;分类就是将材料对应到人事档案十大类中去;技术加工就是对不合标准的材料进行标准化处理;装订就是要一分一毫不差地进行编排。三是提高政治觉悟。人事档案关乎干部个人利益, 当有人试图做出违法乱纪的行为时, 我们一定要坚决抵制, 坚持原则, 不徇私情, 维护人事档案的真实性、严肃性。

(三) 以创新加强档案工作信息化建设

信息时代的到来造就新形势提出新要求, 以往的管理方法已经赶不上时代发展的脚步, 如何能更有效率的进行档案管理已是我们直面的课题。档案材料作为一种历史材料, 我们应尽可能的保留原貌而不是一味的标准化打孔入册, 美观固然重要, 真实更为可贵。其实我们平时用的文件夹中的强力弹簧夹就很好, 不仅牢固, 材料分类清楚后直接夹住即可, 免于打孔之灾, 人力也解放出来了。

另外, 我们应树立大档案的意识, 兼顾服务性和保密性, 及时开发有效、便捷的人事档案管理软件, 利用扫描仪、计算机等现代技术, 建立电子档案, 实行档案的动态管理和维护, 通过内部局域网进行内部流通, 方便部门间的工作合作, 便于查询、借阅、归档、统计, 大大提高人事档案的利用效率。

摘要：干部人事档案是记载干部历史情况和现实表现的重要载体, 对单位组织工作、人事工作以及干部培养、选拔和任用、职务晋升等提供了可靠、全面的参考信息。但是, 人事档案管理的现状却不尽如人意, 本文试图通过现状分析, 查找问题并提出建议。

关键词：干部人事档案,现状,对策