人事档案资料收集与整理的探析

2023-03-02

1 引言

人事档案是企事业单位员工的个人经历、家庭社会关系、工作业绩、奖惩情况、政治面貌、学历情况、专业技术资格情况的综合记录, 人事档案是员工个人信息的真实反映, 也是单位了解员工的重要方式, 企业通过员工的人事档案可以进行人员升迁和任免。但在实际工作中, 人事档案资料的收集和整理还存在一定问题, 在一定程度上制约了企业的发展, 应重视人事档案的功能与作用, 提高档案信息的有效性和真实性, 才能促使档案信息更好地为单位人力资源部门服务。

2 人事档案资料收集与整理中存在的问题

2.1 人事档案管理意识陈旧

当前的企事业单位中, 人事档案管理一般都由专人负责, 由于企事业单位忽略了人事档案资料, 造成在实际工作中, 人事档案管理意识较为陈旧。另外, 我国人事档案管理具有保密性的特征, 因此员工本人无法接触到自己的档案, 导致很多企事业员工认为档案管理就是相关部门的职责, 与员工本人没有关系, 这种错误的思想造成员工不会关注自身的人事档案, 也不了解自身档案的归档范围和相关要求, 使员工没有积极配合档案管理部门补充档案资料, 致使员工个人人事档案资料不全, 无法全面反映员工的个人情况, 使人事档案信息的重要功能难以发挥, 影响了人事档案管理的水平。

2.2 档案收集和整理方法有待加强

随着信息技术和计算机技术的不断发展, 各行各业均已采用先进的计算机技术来提高工作效率, 在实际人事档案管理中, 虽然已经进行电子化信息收集人事档案资料, 但是在整理和数据分析方面依然采取原始手段, 导致人事档案管理水平受到了一定的制约, 从而使档案管理质量无法进一步提升, 降低了档案资料管理的效率。

3 人事档案资料的收集与整理优化对策

3.1 创新人事档案管理意识

单位应重视人事档案信息管理的重要性, 并加强人事档案的宣传力度, 使员工能够了解到个人人事档案的作用, 从而配合档案管理部门完善自身档案内容, 尤其是学历材料、工作奖惩资料、培训和学习情况、专业技术业绩材料等等, 进而提升人事档案的功能和优势得以发挥, 为单位提供正确、客观的人才评价。另一方面, 应在高校职业指导课程中渗入人事档案的重要性, 使高校学生了解人事档案管理的工作程序, 并着重学习人事档案的归档范围和相关要求, 这样一来, 学生在毕业后能够充分重视自身的人事档案, 在就业后能够及时将人事档案递交给单位相关部门, 进而提升人民群众对人事档案的重视程度。

3.2 构建人事档案管理信息化平台

利用计算机技术来管理档案是人事档案管理工作未来发展的必然趋势, 因此应积极构建人事档案管理信息化平台, 从而实现档案管理无纸化的目标, 以此来保障人事档案信息管理水平的提升。在实际工作中, 应充分了解单位中人事档案的具体管理情况, 开发出符合单位实际情况的档案管理平台。首先, 应由人事档案管理人员协助平台建设人员进行人事档案信息的录入与整理, 并在平台设置提醒功能, 针对一些档案信息不全的人员, 档案管理人员应及时提醒, 督促员工完善自身的人事档案信息。其次, 在进行平台开发和建设时, 可以与公民信息系统和学历认证系统相互联系, 从而使职工身份信息与学习信息能够即时查询的功能得以实现, 确保人事档案信息的真实性和有效性, 使单位能够依靠人事档案信息来进行人才选拔和录用。

3.3 健全人事档案管理制度

健全的制度是工作顺利实施的重要保障, 因此, 单位应根据自身的实际情况, 遵循国家发布的相关法律法规, 建立健全的人事档案管理制度, 并提高制度的执行力, 为了保障人事档案信息的顺利收集, 还应督促单位各个部门之间相互协调。另外, 对人事档案信息来源及提交时间进行严格的记录, 并建立完善的档案信息鉴定制度, 从根本上杜绝档案信息造假和纰漏。另一方面, 单位应重视人事档案的功能, 应制定人事档案整理条例, 有序的人事档案信息才能更好地发挥档案信息的功能, 在整理档案时, 主要信息包括:自传类信息、年度考核与鉴定材料、学历证明、政治背景审核信息、入党材料 (入党申请书、入党转正申请书、入党志愿书) 、惩处材料、招聘信息、干部任免信息、个人薪资情况等, 在管理条例中, 要求管理人员能够主动讨要残缺不全的档案信息, 保障档案信息的完整性。

3.4 提升档案管理人员素质

单位应定期开展人事档案管理人员的培训, 在培训中, 着重培养管理人员的档案收集和整理技巧, 同时转变管理人员的工作理念, 培训应秉承理论与实践相结合的方式来开展, 进而提升人员的专业技术水平和实际操作能力。另外, 鉴于人事档案工作存在特殊性和保密性, 应加强对管理人员的思想政治教育, 提高管理人员的思想政治素养, 打造一支政治素养过硬、责任心强、管理水平高的优秀档案管理队伍, 推动人事档案管理工作质量稳步提升。