浅议建设项目档案的收集整理

2022-09-11

档案作为人类社会发展的原始记录, 其不仅真实维护了人类社会的历史面貌, 同时还为人类社会的未来发展提供了有力参考依据。而建设项目档案作为档案家族中的重要一员, 它既具备科技档案的一般特点, 即专业技术性和成套性的特点。同时也是建设项目正式实施 (包括运行、管理、改扩建以及维护等) 的重要参考。可以说, 做好建设项目当前的收集整理, 就是保存工程历史、指导现实以及今后发展的重要举措。所以, 如何解决建设项目档案的收集整理工作, 是摆在我们面前急需解决的问题。

1. 建设项目档案收集整理的作用

建设项目档案的收集整理工作是否高效准确, 将直接决定档案管理其他环节的工作效率。没有收集工作, 就不会有完整的建设项目档案。收集工作是实现建设项目档案集中统一管理的重要措施。

通过整理, 可以进一步了解和检查收集工作的质量, 以利于维护建设项目档案的完整、准确、系统、安全。

2. 建设项目档案收集整理工作中存在的主要问题

2.1 文件材料散失, 收集不全

从建设项目档案内容来看, 在施工过程中形成的问题多, 施工单位都是兼职人员, 例如:xxx工程二期工程做竣工资料时, 或缺少必要文件, 比如施工记录、隐蔽工程记录、设备合格证和调试报告等;或缺少原文件, 很多文件是复印件;等等。

2.2 归档文件质量不符合规范要求

收集到的文件没有按照档案的规范来执行。选用圆珠笔、铅笔等字迹或复印件等载体材料, 有的金属物没有去除, 有的不属于归档范围的资料也被错误收集, 竣工图章填写不齐全。

2.3 文件材料分类不准确, 整理不规范

没有依据档案分类方案对资料进行类别划分。各参建单位编制的竣工资料杂乱无章, 卷内的文件排列顺序有误, 卷内之间内容互相交叉, 卷内文件名称不准确, 案卷厚度不适宜, 案卷题名随意简化。

3. 建设项目档案收集整理工作中存在问题的原因分析

在《档案法》正式实施以来, 各行各业对于档案的重视也在不断加强, 然而由于宣传力度不够或者不全面, 使得很多施工单位领导和部门依然对档案管理存在理解偏差, 认为档案管理可有可无, 使项目档案工作得不到重视, 重建设工期、工程质量却忽视了项目档案管理工作, 极易造成项目档案工作滞后。

建设项目周期长, 涉及单位多, 人员不稳定, 使档案资料流向不清。导致项目档案管理存在滞后现象。工程各施工单位缺乏相互沟通交流, 档案工作人员对于工程的开工、竣工及工程进度情况知之甚少, 各阶段、各部门、各施工单位形成的资料都自行保管, 久而久之, 等到工程竣工后动手对如此庞大而又复杂的资料进行收集和整理时, 难以保证资料的准确性和齐全性, 影响了资料的整理质量。

施工单位的资料管理人员大多是兼职人员或未受岗位专业培训, 业务能力较低, 各专业形成的施工资料从形式、内容上都各有特点, 受专业知识局限, 使收集工作被动, 造成归档的档案内容不齐全, 不能将科技含量高、使用价值大、有长远保存意义的资料完整归档。

整理过程中, 由于实践经验少, 缺乏科学合理的分类, 给整理工作带来不利因素。

4. 建设项目档案收集整理工作的对策

4.1 提高施工单位档案管理意识和制度的执行力

随着档案工作逐步走向规范化管理, 保证制度的有效落实, 加强检查监督, 施工单位人员应遵守规定、合同要求。将档案管理的要求与措施, 贯穿于项目建设的全过程, 并与之同步实施。

项目从开始到方案论证、设计、招投标、施工、竣工等一系列活动中将形成大量的、有机联系的文字材料和图纸, 它们之间是前后衔接、互相交叉的, 因此, 项目档案管理必须设立专职档案员。

4.2 档案管理人员参与项目建设的全过程

首先应明确收集什么。想要在工程建设、生产 (使用) 管理、工程维护和改建扩建中, 充分发挥建设项目档案的积极作用, 需要严格遵循国家颁布实施的行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》, 结合分公司建设工作的具体情况, 制定了分公司档案管理制度:《第四分公司建设项目 (工程) 档案管理办法》, 文件中明确了归档范围。例如:在XXX工程中, 在工程建设一开始, 档案人员应及时介入, 加强与相关部门的沟通协调, 做好建设项目档案的监督和指导。并与施工单位的资料员多沟通、多督促、常检查, 在归档时才能收集完整的资料。

目前, 随着社会经济的发展, 建设项目的规模不断扩大, 且涉及领域也迅速增多, 这就导致一个建设项目从决策到最后交付使用, 这一过程中会产生大量的文件材料, 且成份越来越复杂。具体来说, 在项目建设前期, 相关部门需要确定文件材料收集范围, 制定详细的档案工作机制;到了项目建设中期, 则要对建设项目实施过程中各形成文件的收集整理情况进行跟踪检查[2];在项目建设后期, 要总体把控文件材料的收集整理工作, 收集整理范围包括项目的提出、立项、可行性研究报告、勘察设计、施工、监理到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的档案资料, 最后进行归档。

在初步验收阶段, 由于工程到了竣工环节后, 所有能形成、该形成的资料都己基本形成, 这时就要将所有资料检查一遍, 及时发现并解决存在的问题。

收集工作不仅对文件在形成过程中的完整、准确有重要影响, 而且对其归档以后的完善具有更为重要的意义。随着生产活动的延续, 如建设项目和设备在使用、运行中的不断维修和改造, 还会陆续产生一些新的文件, 为此就要不断地进行相关文件的补充收集工作, 确保其完整和准确。既要接收档案, 也要主动收集档案以补充完善接收工作。

4.3 提高自身业务素质并加强施工单位的业务指导

档案管理人员进行知识技能再培训, 不断进行知识更新, 以适应新形式的发展需要。要努力扩大知识面, 深入学习专业知识, 同时档案人员自身也要了解和掌握工程管理的基础知识, 以便更好地做好建设项目档案的收集整理工作。

建设项目档案工作要顺利进行、有序开展, 施工单位必须落实档案管理机构和档案管理人员, 专兼职档案管理人员应按照建设单位的要求和合同的约定, 如期做好自己所负责的建设项目文件材料的收集、整理、移交工作;要坚决按照相关的档案管理制度以及行业规范等行事, 包括档案的收集、整理、鉴定、移交、借阅制度, 从制度上保证建设项目档案工作的正常开展和及时完整的移交。

4.4 严格把关, 提高文件材料的归档质量

在检查中发现的问题, 我们需要积极督促相关施工单位进行整改。补齐欠缺的材料, 应该签字盖章的必须签章;如果存在字迹模糊或者铅笔、圆珠笔填写的情况时, 需要用碳素墨水重新描写一遍;为避免锈蚀, 文字材料应用棉线装订, 严禁使用金属物装订, 且文件的排列顺序要按照工程施工程序依次排列;如果某些施工图纸破损较为严重, 就要重新描绘, 并加盖竣工图章;对有些复印件归档的材料, 要在备考表中做出详细说明, 以此来保证归档文件完整系统, 避免事后整改。

4.5 严格执行规范, 作好建设项目档案的整理

建设项目档案的管理, 需要遵循档案的自然形成规律, 保持卷内文件之间的有机联系, 以便于档案的保管和利用。

建设项目所形成的文件材料, 由文件形成单位进行系统整理。建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件, 应根据文件的性质、内容, 分别按年度或项目的单项工程进行整理。设计单位形成的基础材料和项目设计文件, 应按项目或专业整理。施工技术文件应按单位工程的专业或阶段进行整理, 检查验收记录、质量评定材料及监理文件按项目进行整理。

整理工作主要包括分类、组合排列、编目等环节。保持档案资料之间的有机联系, 确定文件排列顺序。组卷应以文件材料内容为主线使之联系密切, 分级合理, 内容尽量单一, 卷与卷内容相互衔接。卷内文件材料的排列, 应当分别不同情况, 采取不同方法进行排列, 正确编写案卷题名和卷内文件目录。

5. 小结

为了确保档案的整体质量, 档案管理人员应该积极转变工作理念和工作作风, 将过去坐在档案室等人上门移交档案的被动管理方式转变为积极参与建设项目档案形成过程的主动型管理, 深入到科室和需要归档的部门, 直接参与建设项目档案工作的所有环节, 以保证档案的原始性和完整性。

通过对项目档案材料在收集、整理过程中存在问题的探讨, 使我深刻认识到档案部门要转变观念, 主动开展档案业务指导, 把在档案收集整理中遇到的一些实际问题在业务指导中加以及时解决, 加强对项目档案管理动态情况的掌握和监管, 以确保档案资料管理与工程施工进度同步进行。对必须存档的材料要及时收集, 及时整理, 保护档案安全, 积极为项目档案工作服务, 从而更好、更充分发挥档案的积极作用。

摘要：针对建设项目档案在收集、整理过程中存在的主要问题, 以及如何做好建设项目档案的收集、整理工作进行分析和阐述, 确保建设项目档案的完整、准确、系统、安全, 提高建设项目档案管理质量, 使建设项目档案管理工作适应分公司新形势的要求。

关键词：建设项目档案,收集整理,问题分析,对策