电力建设项目电子档案整理之我见

2022-09-11

随着国家经济的快速发展, 电力基础建设日益加快, 大量电力工程项目的涌现, 产生了许多重要的资料, 这些资料需要存档, 这也就对档案管理提出了更高的要求。电力建设项目档案管理是一项科学性、服务性和技术性很强的工作, 必须依照一定的方式和要求进行管理, 从而及时准确地为电力企业生产、决策提供服务。在电力建设项目中, 电子档案应当统一集中管理, 保证其科学性、完整性、高效性和准确性, 以使电子档案得到有效利用。从宏观角度来讲, 其内容包括档案管理体制、规章制度、法律法规、规范标准等等。从微观角度来讲, 包括资料的收集、整理、分类、归档、统计、利用等等。通过对电子档案的高效管理, 为企业的决策和发展提供依据。

一、电力建设项目档案管理的重要意义

精细化的档案管理是电力企业精细化管理实施的一个重要环节, 是电力企业向现代化企业过渡的重要基础。通过对电力建设项目档案的及时归档、分类和安全保管, 保障工程项目顺利实施, 保证企业获得更多的经济效益。首先, 电力建设项目档案记载了工程全过程发展的真实情况, 为管理人员研究了解电力企业整体员工队伍素质、电力工程情况提供了一个平台, 也为管理者作重大经营决策提供了支持性数据, 同时有利于确认企业取得的经营成果。档案本身就是一种无形的价值, 虽然在保存后一些资料不会被经常用到, 但它却完整记录了电力建设项目的整个过程, 作为一份重要的资源, 对以后电力工程有很好的借鉴作用, 从而提高了电力工程建设的效率和效果。第三, 对档案进行统一的、规范的集中管理, 以确保档案资料的质量, 为电力工作人员的借阅、复印等工作奠定基础。

二、电力建设项目电子档案的管理

(一) 电了文件的归档

1.归档时间及要求。建设单位应负责各参建单位对其归档文件资料的内容及质量进行检查, 确保档案资料的完整性与可用性。电子档案在电力建设项目竣工后要同纸质文件一并移送到相关档案部门, 同时电子档案应附有目录及说明。

2.归档范围。电子文件主要有两方面内容, 一是文本文件, 包括可行性研究报告、施工组织设计以及竣工验收报告等;二是图样文件, 包括设计图纸、变更设计以及各种图片文件;三是数据文件, 包括勘察数据、监测数据以及项目建设中的各种数据;四是表格文件, 包括验收申请、动态验收记录、初步评估报告、工程质量评定、现场施工质量管理等表格。

3.归档方式。主要有网上移交和介质移交两种方式。网上移交是指在有可互通的网络技术环境中, 工程负责人利用网络向档案部门移送电子文件。介质移交是指利用存储介质, 如光盘、U盘、固态硬盘等存储介质, 先将电子文件拷贝到介质中, 然而再移交到档案部门。

(二) 电子档案的保管

电子档案与传统纸质档案相比, 虽然占用空间小、存储量大、准确性高, 但易损性也较大, 一旦出现问题, 很可能丢失大量的资料, 带来更大的损失, 所以对其保管也是非常严格的。1.对电子介质的要求。电子档案所使用的存储介质必须具有较高的质量, 质量不好必定会影响到电子档案信息的安全。作为长期保存电力建设项目电子档案的存储介质一般选用铜质光盘, 通常保存期可达80年以上, 是普通光盘的10倍。铜质光盘通用性好, 存储容量大且读取速度更快。2.控制好温湿度。避免光盘接触热源, 因为光盘材料在接触热源后很容易发生变形, 从而对盘体造成伤害而无法读取光盘。一般要求光盘温度在17~20℃, 湿度为30%~40%, 过湿的环境也会影响光盘的寿命。3.防止光盘损坏。光盘上涂有一层反射物质, 它的作用是将激光反射到光敏探头上, 从而读取上面的信息。所以尽量轻拿轻放光盘, 避免反射层被破坏, 特别是光盘中心部分, 一个小小的划痕可能使整个光盘坏掉。也不能为图方便在反射层上粘不干胶, 因为这样搞不好会将反射层粘掉, 破坏光盘。4.专柜保管。光盘会在长时间阳光照射中加速老化, 所以最好用专柜保管。同时专柜附近严禁有强磁性质存在, 磁源最少离柜体76mm, 如果有条件可使用防磁柜。5.日常管理操作。管理人员要戴手套拿光盘, 并且做到轻拿轻放。6.信息安全至关重要。在开放的信息环境中, 档案信息安全非常脆弱, 因此要采取有利措施, 加强电子档案信息安全管理。

总之, 随着信息化时代的到来, 电力建设项目电子档案管理越来越重要。面对电力建设档案信息化这一课题, 要不断强化管理意识, 完善电子档案的整理工作, 同时加大人才和软硬件设施的投入, 构建高效的信息化平台, 使电力建设项目档案管理水平再上一层楼, 更大地提高企业经济效益和社会效益。

摘要：随着信息技术的日益普及, 电力建设工程的电子文件大量产生。为保证电子档案的及时性、完整性和高效性, 必须进行科学管理。本文对电力项目电子档案的整理进行了探讨。

关键词：电力建设项目,档案管理,电子文件