工程档案整理与归档

工程档案整理与归档（通用8篇）

篇1：工程档案整理与归档

公路工程建设项目档案的收集整理归档

一、总则

公路工程建设项目档案是建设过程中形成的，反映工程建设项目立项、勘察、设计、工程准备、施工、交竣工验收全过程的历史记录、对各项工作具有现实和长远查考利用价值，并经系统整理归档的各种形式载体的文件材料，是工程建设项目的重要组成部分，各参建单位应高度重视和加强档案管理工作，贯彻执行国家和上级单位关于公路工程档案管理的有关法律、法规及立卷归档办法。

（一）档案工作要纳入档案工作纳入有关领导、部门和人员的岗位职责、考核目标中。

（二）建立完善档案管理制度（档案收集、整理、归档、移交、库房管理、借阅等）

（三）档案工作必须与建设进程同步，纳入建设管理程序。

（四）档案必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。

二、公路建设项目档案质量要求

收集整理归档的项目工程档案必须符合国家档案局、交通运输部及上级有关部门下发的关于公路工程档案管理的有关规定、办法的相关要求。主要依据：

GB/T11822～2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》； DA/T28～2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；交通部2004年第3号令 《公路工程竣（交）工验收办法》、交公路发[2010]65号《关于印发<公路工程竣交工验收办法实施细则>的通知》；交办发[2010]382号《关于印发<公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法>的通知》；中华人民共和国交通部2004年9月4日第25号《关于发布公路工程质量检验评定标准》的公告

（一）原始性

收集归档的文件材料应为日常各项活动中形成的第一手文件材料。一般情况下应为原件。

（举例：现场测量、试验记录、合同、人员任命、收发文）

（二）、完整性

即文件材料的齐全成套性（请示、批复、附件、分项工程施工记录成套性）

（三）、真实性

原材料使用部位、照片、检测记录要求同步填写。

（四）准确性

（签署意见、测量、试验、现场检测数据准确、施工部位日期、公文办理结果）

（五）规范性

（公文办理、施工工艺、工序、技术要求要符合施工技术规范、字迹清晰工整）

（六）系统性

遵循文件材料的自然形成过程、结合文件材料的内容，进行分类组卷编目，保持卷与卷，文件与文件之间的有机联系。

根据公路工程建设档案管理的相关要求，结合工程建设的实际，我们将公路工程竣工档案分为十大部分：即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，第九部分声像特殊载体；第十部分实物档案。其中第三、四、五、七部分要求在交工验收前完成。具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。

三、公路工程建设项目文件材料的归档范围

（一）建设单位文件材料的归档范围

1.行政管理文件（机构设置、制度办法等）

2.项目前期文件材料（项目建议书、工可研报告、环保、水保、文物保护、项目用地预审等）

3.设计审批

4.工程准备文件（招投标、征地拆迁、施工许可证、质量监督申请）

5.施工过程管理文件（质量、安全、进度、费用、合同执行情况、变更等）

6.科研课题文件材料

7.交竣工验收（★注意收集试运行记录、缺陷整改文件材料，接管养单位项目使用情况报告）

8特殊载体（照片、影像、电子文件）

★主体工程、建设前原始地形地貌状况照片

电子文件通常也称数字文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件

注：①收集归档的电子文件应保持其完整性：即指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）

②电子文件的归档分为两种形式；逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

购买或自行开发的管理软件，进行数字化管理的施工文件一般为重要的和永久保存的文件材料。

9.实物档案（奖状、奖杯、重要的岩样标本）附建设单位文件材料归档范围表

（二）施工单位文件材料的归档范围

施工单位负责收集本单位在施工阶段形成的行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项管理活动形成的文件材料；施工检测记录、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、施工日志、竣工图表、电子、声像。软件等文件材料。

（三）监理单位文件材料归档范围

施工阶段的综合管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项活动中形成的文件材料、监理现场抽检记录、原材料抽检、试验报告、中间交验证书、报告、监理日志、旁站记录、质量检验评定表、电子、声像材料等。

四、竣工文件材料的分类组卷

（一）分类

按照工程建设阶段结合文件材料的内容进行分类。(二)组卷

根据划分的类别，按照问题，结合文件材料的内容进行组卷、并保持卷与卷之间的有机联系。施工、监理单位要以合同段为单元，按照问题或单位、分部、分项工程、结构部位，结合文件材料的内容立卷排序。

（三）卷内文件排序

1.同一事由的文件材料（批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后；中文版在前，译文在后；★监理管理文件中应将有监理人员签字样章的文件排在文件的首页。）

2.同一问题不同事由的文件材料按重要程度或印发时间的先后顺序排列。

3.施工监理检测文件材料

以合同段为单元，按分部，分项结合施工工序排列

（四）组卷的流程

1.检查文件材料的齐全性、完整性。2.鉴定归档或不归档文件及保管期限。3.按问题归类。4.按要求组卷。

5.编目（卷内目录、备考表、填写案卷封面，编写档号，案卷目录）

五、归档

按建设单位的制定的《竣工文件材料立卷归档实施细则》向档案部门移交、归档。

六、目前建设项目档案收集整理中需要进一步改进的问题。

（一）进一步加强档案与工程建设的同步收集、同步整理、同步归档加强文件材料的预立卷工作。

（二）竣工文件材料按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。采取措施，明确责 任进行考核。

（三）监理单位应加强对施工单位文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查。

（四）进一步提高文件材料的准确性。

（五）进一步贯彻落实国家档案局及上级部门关于公路工程文件材料的收集、整理、归档的规范、办法（公文处理、填写的技术规范、组卷等）。

公路工程建设项目竣工文件材料数量庞大，内容繁杂，要做好收集整理归档工作，需要所有参建人员学习掌握档案和公路工程专业知识，加强日常档案工作，付出辛勤的劳动。希望通过大家的共同努力使工程档案达到完整、准确、系统、规范的要求，顺利通过上级部门组织的项目工程档案单项验收，为公路工程建设项目竣工验收，为申请公路交通优质工程奖奠定良好的基础。

篇2：工程档案整理与归档

一、会计档案含义料归档范围

会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。

二、会计档案材料归档范围

根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。

（一）会计凭证：

会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）

１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。

自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。

２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。

综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。

（二）会计帐簿：

会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：

１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；

２、分类帐簿：

分类帐簿分总帐和明细帐两种

（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；

３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。

（三）会计报表：

会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：

１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；

２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；

３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）

（四）工资表：

工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。

（五）综合管理：

综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。

三、会计档案立卷整理

（一）会计档案材料保管期限鉴定：

会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

１、凭证保管期限：

（１）涉及外事，对私资改造材料 永久

（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管 永久

（３）建设银行凭证及附件 25年

（４）一般凭证作短期 15年 其整理模式如下（以下属类同样）Ｄ ─ Ｏ ││ │

││ └───案卷号

│└─────财务档案二级类目（属类）代号 └──────财会档案一级类目代号

２、帐簿保管期限：

（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐 25年（２）总帐 15年（３）明细帐 15年（４）辅助帐 10年 ３、会计报表保管期限：

（１）年终报表，各单位预决算报表 永久（２）汇总报表及需要说明、分析的文字材料 永久（３）旬报、月报、季报 15年（４）基层报表 3--5年

我区会计报表主要有下面几种：

（１）向区财局报的各类报表；

（２）向区统计局报的各类报表；

（３）向上级有关主管部门报的各类报表。

４、工资表保管期限：

（１）工资发放名册、卡片 25年

（２）工资转移、证明、通知存根 25年

（３）各种奖金发放名册、卡片 25年

５、综合管理材料保管期限：

（１）上级有关财务会计工作的文件 永久

（２）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复 永久

（３）会计档案移交保管、销毁清册 永久

（４）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料 短期

以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。

（二）会计档案整理：

１、会计凭证整理

每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从１号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。２、帐簿整理立卷

每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。

３、会计报表整理

按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立.4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。

每一案卷３０至６０页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。

４、工资表立卷

工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。

５、综合管理材料整理

各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。

（三）会计档案编目

会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。

四、会计档案移交保管利用

（一）档案移交

每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。

（二）档案保管 会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊情况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合要求的，必须按规范要求重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管，方便查找。财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、.5.系统、准确，卷内材料排列、编号是否符合要求，凡不符合要求的案卷，档案室有权拒绝接收，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。

（三）利用

会计档案利用，主要有三方面：

（１）会计分析利用档案；（２）会计检查使用档案；

（３）日常查考利用档案。

利用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，利用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃处理。

五、鉴定、销毁

（一）鉴定

会计档案鉴定分三步：

１、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见；

２、复查鉴定。在初步鉴定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正；

３、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，确定无保存价值的档案作出销毁结论。

（二）销毁

销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。

对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。

附：《会计档案名词说明》

全宗号──是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6.目录号──是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第１号，第二本目录为第２号，第三本目录为第３号。如此类推。

案卷号──是档案的总流水号。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷号就从１逐编到５１号；１９９０年又立有２０个案卷，案卷号从５２开始，排到７１号，以后每年案卷如此类推。

案卷目录──是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。

篇3：工程档案整理与归档

一、对医院文书档案整理与归档工作的理解和认识

(一) 文书档案是医院发展历程的记载归档。

文书档案都客观地反映医院历史的真实面貌, 印记了每一年度所做的建设性工作和取得的成果, 是医院行政管理职能活动中形成的具有重要保存价值的各种纸质文件材料, 也更是档案整理工作中的重要内容。

(二) 文件资料的收集整理是档案管理工作的起点。

医院文件资料收集工作是积累医院历史文化财富的手段, 没有收集工作就没有档案。将归档的文件资料进行整理, 杂乱无章的零散文件材料通过整理成为档案, 使文件材料形成能反映单位的职能活动的有价值的档案, 这是档案部门的工作职责。

(三) 归档文件的排列次序很重要。

将内容及形式相同的文件材料进行系统整理。有利于决策者深刻了解医院自身的发展情况, 总结本年度工作, 科学安排制定与调整医院的发展战略。

二、医院现行文书档案整理与归档工作的不足之处

(一) 全员档案意识较为薄弱。

主要表现为机关人员对档案工作在机关工作中的意义认识和重视程度不够, 缺乏较强的档案管理意识。在日常的公文传阅过程中, 阅文和办文人员都不能很好地保护文件资料的整洁和真实性, 如;随意在文件资料上划圈标识;整洁性差, 个别档案人员在进行网上公文处理时, 不注意区分文件原件与复印件, 致有些文件归档时无法确认文件的原始性与正确性, 以上这些均会使档案的利用价值降低或丧失, 法律依据性不强。

(二) 缺乏文件处置流程的管理。

办公室作为医院文件管理中心, 对公文处理制度执行力不够。文件资料的交接流程也不规范, 有的交接人员对文件资料的核对不认真负责, 资料不完整, 交接工作缺失监交人的监管, 使交接工作出现纰漏。间接影响归档工作。

(三) 档案管理人员精力有限。

文书档案的管理人员多为兼职人员, 如;一人多职, 日常多兼管其他办公事务, 占用了一定的时间, 工作量较大, 使她们缺乏充足的时间与精力去应对文件材料的收集归档工作, 出现资料的分类整理不够精心, 核对检查也不够认真, 无法保证文件资料的整理与归档工作的质量。

三、如何加强文书档案的收集整理与归档工作

(一) 强化全员档案意识。

以机关工作效能建设为基准, 对机关人员进行机关档案管理知识培训, 制定和组织学习《医院公文处理实施细则》, 引导他们严谨自身的公文处理态度, 养成良好的阅文习惯, 不随意在文件上画圈写字, 爱护和保持文件的整洁, 阅处完毕及时送还办公室。办文人员在进行网上公文处理时, 应注意对文件原件的甄别, 如是复印件的文件还需标记, 便于鉴别档案的利用价值。同时公文处理部门加大与其他部门间的工作沟通交流, 及时发现问题, 及时纠正, 协同做好机关档案整理归档工作。

(二) 加大文件处理流程的监管。

按照医院公文处理实施细则, 公文传阅工作一律交由办公室处理, 其中包括各科室自行收到的文件。办文人员对文件材料的阅处过程应进行跟踪监管, 及时催促阅文人员将文件送还。同时, 提高日常公文传递的速度和安全性, 保证对领导决策执行的时效性。

(三) 注重档案收集整理工作实效。

机关内文件材料的收集整理工作, 是机关档案归档的基础业务工作, 档案人员应主动到各个部门收集, 耐心、细致地做好这一重要环节工作, 了解和掌握医院文书档案收集的内容范围、保管期限及注意事项, 可按照文件内容、类别逐次收集, 收集时注意文件的章、页、正文、发文稿, 定稿、附件等的完整。在做好红头文件收集管理的同时, 还要加大对一些无编号或一般性的文件资料的收集, 重点加强临时性档案资料的收集工作。

(四) 着重档案基本理论学习和培训。

倡导档案人员以“自学为主, 培训为辅”模式, 学习档案行业标准《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (国家档案局8号令) 。组织档案人员进行医院机关工作业务培训及相应的档案业务指导, 全面了解医院工作职能。按照医院制定的医院文书档案分类方案及保管期限要求, 合理确定归档范围和区分保管期限, 掌握分类, 通过多实践、多摸索, 获取档案管理的基本技能, 力争文件资料收集整理归档工作一步到位, 提高工作效率。

文件资料的收集整理是文书工作和档案归档工作的结合点, 室藏档案数量多少与质量高低取决于机关内文件材料收集归档的效果。医院文书档案管理应遵循真实、完整、有效、实用以及利用率高的原则, 加强档案人员业务素质培养和训练, 采取有效的收集整理与归档方式, 促进文书档案归档工作的顺利开展, 从而更好地促使文书档案管理工作迈上新台阶。

参考文献

[1]张玉芳.文件中心的定位[J].中国档案, 2005 (3) .

[2]王莉梅.试论文书档案管理中与文书处理的关系[J].黑龙江科技信息, 2008 (4) .

篇4：工程档案整理与归档

关键词：出生医学证明档案；归档范围；整理方法

出生医学证明档案是指国家统一印制，以省、自治区、直辖市为单位统一编号，助产机构出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明存根及相关信息、申领材料等具有保存价值的文件材料。本文以南乐县档案馆为例，就出生医学证明档案的归档范围与整理方法谈谈笔者的看法。

1 出生医学证明档案的归档范围

就南乐县档案馆而言，馆藏出生医学证明档案的归档范围主要包括两个方面：一是基本文件材料，包括助产机构颁发的《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表；二是其他文件材料，包括未按时申领《出生医学证明》情况说明、亲子鉴定证明、派出所出具的证明材料，以及其他应当保存的相关文件材料及《出生医学证明》签发登记本。具体来说，出生医学证明文件材料又分为首次签发、换发、补发三种情况。首次签发的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表；换领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表及原《出生医学证明》等相关材料；补领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表、补领《出生医学证明》书面情况说明等相关材料。

2 出生医学证明档案的整理方法

2.1 出生医学证明档案的整理原则

就南乐县档案馆而言，我们在整理馆藏出生医学证明档案时遵循以下三大原则：一是以各签发《出生医学证明》助产机构（即各级医院、卫生院）为档案的独立的立档、立卷单位原则；二是以一个新生儿为对象作为一件进行整理原则；三是按照《出生医学证明》编号顺序排列文件原则。出生医学证明档案的保管期限为永久。出生医学证明档案在本机构保管满五年之后，应向县级国家档案馆移交。

2.2 出生医学证明档案的整理步骤

就南乐县档案馆而言，我们在整理馆藏出生医学证明档案时遵循以下10个步骤：

2.2.1 组卷。一般按照100个编号（100个新生儿对象）的文件材料组成一卷。按照《出生医学证明》编号顺序排列文件。

2.2.2编制案卷页码。对排列好的卷内文件材料用阿拉伯数字编写页号。

2.2.3 编制卷内文件目录。以一个新生儿为对象作为一件进行编制卷内目录的一个条目，《出生医学证明》申领表为正面，把《出生医学证明》存根、有效身份证件复印件粘贴于《出生医学证明》申领表正面的指定区域处或反面，其他材料附于后面；填写卷内文件目录，卷内文件目录要置于卷内文件首页之前。卷内文件目录式样见表1，表中项目具体填写要求是：①序号：填写卷内文件材料排列的顺序编号；②出生医学证明编号：填写出生医学证明存根编号；③责任者：填写立档单位名称；④新生儿：填写新生儿姓名；⑤母亲：填写新生儿母亲姓名；⑥父亲：填写新生儿父亲姓名；⑦出生日期：填写新生儿出生日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2013年5月7日标注为“20130507”；⑧发证日期：填写出生医学证明发放日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日；⑨页号：填写每件文件首页所对应的页号，最后一件文件填写该件起止页号；⑩备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注，换、补发出生医学证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”，废证在备注栏内注明何时作废；如需要说明的情况在备注栏内填写不下，则标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

2.2.4 填写卷内备考表。卷内备考表式样见表2，表中项目具体填写要求是：①本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷后发生上述情况的，相关人员应当填写说明并签名、标注时间；②立卷人：由本案卷的整理者签名；③检查人：由本案卷质量审核者签名；④立卷时间：填写本案卷的立卷完成日期。卷内备考表置于卷末。

2.2.5案卷装订。案卷按照“案卷封面——卷内目录——文件材料——卷内备考表——封底”的顺序装订，装订卷时要先去掉文件材料上的金属物，然后装订成卷。

2.2.6 填写案卷封面和案卷号。案卷封面式样见表3，表中项目具体填写要求是：①全宗名称：填写立档单位的全称或者通用简称，全宗名称可以直接印在封面上；②填写该案卷出生医学证明起止编号；③废证编号：填写该案卷中各废证编号；④起止日期：填写该案卷出生医学证明发放的起止日期，中间以“～”连接；⑤件数、页数：填写该案卷立卷完成时卷内文件的总件数和总页数，立卷后发生变化的在“卷内备考表”中说明；⑥废证页码：填写该案卷中废证页码；⑦全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码；⑧类别号：填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度，如2013年度的出生医学证明档案，以“CSZ·2013”表示；⑨案卷号：填写案卷的顺序编号，案卷排列从每年1月1日开始，按照出生医学证明编号每100个编号的文件材料组成一卷，案卷号从1卷开始，依次排卷。

2.2.7编制案卷目录。编制出生医学证明档案案卷目录，出生医学证明档案案卷目录见表4，表中项目按照整理完毕的案卷相应项目填写。

填写案卷封面（案卷标题）。出生医学证明档案案卷目录封面式样见表5，表中项目按照整理完毕的案卷的相应项目要求填写；“编制单位”填写该目录的编制单位名称；“编制日期”填写该目录的编制时间。

2.2.8装订案卷目录。按照把一年的案卷目录排在前面，把每年的卷内目录按照出生医学证明编号顺序依次排在后面。

2.2.9 编制档号。出生医学证明档案档号的编制方法如下：①档号的结构为“全宗号—类别号—案卷号—出生医学证明编号”；②全宗号为立档单位标识，由档案馆确立；③类别号由出生医学证明档案的类别标识、出生医学证明档案所属年度构成，并列成分之间用“·”分开，如2015年出生医学证明档案的类别号为“CSZ·2015”；④案卷号为同一全宗、类别的出生医学证明档案的案卷流水号，从1开始编制；⑤出生医学证明编号既作为文件自身内容和属性的体现，在档号中也代替文件顺序号形式存在。

2.2.10 装盒。把装订好成卷的档案按档号顺序将其装入档案盒，并准确填写档案盒正面和盒脊各个项目。装盒时要根据案卷厚度也可将若干连续的案卷装入同一档案盒进行保管。

档案盒正面式样见表6，表中项目具体填写要求是：“全宗名称”填写立档单位的全称或者通用简称，也可以直接印在封面上。

档案盒盒脊式样见表7，表中项目具体填写要求是：①全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码；②类别号：填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度；③案卷号：填写本盒内的出生医学证明档案起止案卷；④起止编号：填写本盒内出生医学证明的起止编号；⑤盒号：填写档案盒的排列顺序号（此项至档案馆后填写）。

另外，就南乐县档案馆而言，出生医学证明档案的封面、备考表、目录等都是A4纸，档案盒大小尺寸都是国家标准。目前，南乐县档案馆正推进使用计算机管理出生医学证明档案，建立出生医学证明电子档案数据库。

篇5：文书档案整理归档规定

为规范文书档案的整理归档工作，提高档案管理水平，根据《广州市档案综合管理办法》和广东省实施《机关档案工作业务建设规范》细则的要求，结合局机关工作实际，作如下规定：

一、文件归档时间

（一）收发文流转结束后，档案室将需归档的文件于翌年3月底前收集、整理完毕；

（二）各项会议材料，由主办会议的处室在会议结束后按要求整理好随时向档案室移送。

二、归档文件整理

是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（一）归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；请示与批复为一件。

（二）归档文件的装订

归档文件按件采用不锈钢钉或粘合（乳胶）装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后。

（三）整理原则和质量要求

遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易退变文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、归档文件的分类

归档文件按─保管期限进行分类。即：按归档文件形成，按内设机构设置类目，再根据保管期限进行分类。

四、归档文件编号

在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容：

（一）全宗号：档案馆给本单位编制的代号；

（二）：填写文件内容针对的，以四位阿拉伯数字标注；

（三）保管期限：根据文件内容价值选填“永久”、“30年”、“10年”；

（四）室编件号：文件的排列顺序号，以为界线，一个保管期限编一个大流水号。

五、归档文件编目

以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录”

（一）件号：按归档文件的排列顺序号；

（二）责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者 或制发文机关；

（三）文号：文件的发文字号；

（四）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加“[ ] ”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“[ ] ”号附于原标题之后；

（五）日期：指文件形成的日期；

（六）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数；

（七）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号；

（八）归档文件目录：按保管期限归档文件目录打印一式三份，一份目录汇编，一份作为今后进馆的移交目录，一份作为备份；

（九）归档说明：内容包括本单位主要工作概况，内设机构，机关党、政主要领导人变化情况以及本各门类档案归档情况组成。

六、装盒 归档文件装盒时，不同、不同类别、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表项目。

（一）档案盒脊背的填写：

1、全宗号：档案馆给本单位编制的代号；

2、类别号：各门类档案代号；

3、：填写文件内容针对的，以四位阿拉伯数字标注；

4、保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写“永久”、“30 年、“10 年;

5、件号：用阿拉伯数字填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“─”号连接。

（二）盒内备考表

盒内备考表置于盒内文件之后或印于档案盒底部，须用钢笔、蓝黑或黑色墨水按格式要求逐项填写，字迹要工整。

1、盒内情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；

2、整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；

3、检查人：由归档文件质量审核人签名（办公室主管领导）;

篇6：会计档案归档整理制度（范文）

1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5、增值税专用发票和普通发票。

二、会计档案的整理

会计终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1、会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2、会计账簿。各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3、会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。

三、会计档案的归档保管

1、当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

篇7：档案村级文件材料归档整理办法

按照国家、省、市档案局文件精神，进一步规范村级文件材料，保证村级文件材料的齐全完整，便于提供利用，现规定村级档案整理方法（整理步骤）。

一、区分

按照市局统一要求，我县村级文件材料归档采用“保管期限-”分类方法。将收集来的各种文件材料按不同区分开来（一个一堆）。

二、划分保管期限

在每个内文件材料划分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限内排列顺序，排序过程中应遵循三个结合。即：级别、重要程度、时间。

四、整理

永久：装袋，以件为单位，每件一袋（定期：可不装袋，用线装订）。然后去掉金属物，破损的进行裱糊。需说明，请示与批复，草稿与正文为一件，一次会议为一件。

六、盖归档章：盖在每件文件首页右上角的空白处。

全宗号：档案局给的固定号

：此件文件的年代

件号：即此件所在的顺序号

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填写目录

件号：即此件所在的顺序号

责任者：文件的作者，即文件的制作机关，部门或个人

文号：文件的字号，制作文件机关的发文号。如法政发

[2006]24号就是文号

题名：文件的标题

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.页号：文件的页数

备考：需要说明的地方。

八、装盒：填写备考表，盒内有需要说明的地方

九、脊背盖章

全宗号：档案局给的固定号

：此盒文件针对的年代

保管期限：此盒文件针对的保管期限（永久、30年）

起止件号（室）：此盒文件共有多少件，从几至几件。

例：1-25，说明此盒共有25件，即从1至25.法库县行政村文件材料收集归档范围

1、村民委员会选派结果报告单；永久

2、本村关于党（团）员名册，培养和发展新党（团）、党员转

正等材料；永久

3、协议、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各种补贴、发放明细、汇总表；永久

5、党支部、村委会会议记录；永久

6、审批、统计表（）；永久

7、本村土地证书、区域示意图；永久

8、参合人员注销登记表；永久

9、新增参合人员登记表；永久

10、注销参合农民基本信息；永久

11、本村协查结果反馈联签单；永久

12、低保发放明细表；永久

13、残疾人自然状况登记表；永久

14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根；永久

15、户卡、土地账；永久

16、本村会计交接书；永久

17、本村村委会分工，三年任期目标等方面材料；永久

18、本村的干部名册；永久

19、法院、乡镇法律服务所关于本村民事、经济、裁定、判决

等材料；永久

20、本村村史、历史沿革、大事记、家谱、族谱。历任村领导的资料；永久

21、本村关于文化活动设施、村级图书资料、村级文艺团体、民间艺人、手工技能、保护与开发等文件材料；永久

22、民兵、征兵、预备役军人登记表、民兵花名册、审批表等

文件；永久

23、本村干部任期届满或离任审计，资产审计材料；永久

24、本村农民受益分配表册；永久

25、本村关于集体及村民债权债务及其清理化解情况材料永久

26、本村招商引资形成的材料；永久

27、本村外出务工人员相关材料；永久

28、本村林权登记申请，林权登记证发放表；永久

29、自留山，家庭承包集体预留林地台账；永久

1、省、市、县委县政府减轻农民负担的各种材料30年

2、加强村级管理规定30年

3、乡镇对村里下发的各种材料30年

4、本村各种季报表30年

5、本村选民名单30年

6、承包各种合同、协议（30年以下的）30年

7、本村关于护林防火、村规民约等材料30年

8、本村妇女工作会议记录、培训、竞赛活动等材料30年

9、本村文明家庭各种活动的文件材料30年

10、本村司法调解工作会议记录30年

11、本村综合治理、治安保卫、安全生产等协议书文件材料 30年

12、本村计划生育总结、计划、宣传教育、统计、登记台账等材料30年

13、本村专业户、科技示范户、典型户情况调查材料30年

14、本村土特产品情况的材料30年

15、本村高龄老人生活补助的规定、名单30年

篇8：工程档案整理与归档

一、立卷规则

1.采用集中与分散相结合的组织形式进行文件整理及归档。即一般行政、综合性的公文集中在档案部门统一整理归档、保管及利用, 特殊部门如纪检、人事、审计、会计等形成的文件资料, 可在档案部门的统一指导下, 自行整理或保管。

2.根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000) 要求, 取消案卷级整理, 以“件”为单位, 采取“年度-保管期限”的方法进行分类, 实行文件级整理及归档。

3.县 (市) 区档案部门可采取“年度-机构 (问题) -保管期限”或“保管期限-年度-机构 (问题) ”等方法进行立卷和保管, 但必须包含年度和保管期限, 且同一全宗应保持立卷规则的统一和稳定。

4.纸质文件材料可“随办随归”, 无需等到年终收齐后再整理, 实行文档一体化整理。电子档案实时归档。

二、工作流程

见右侧图表。

三、接收

文书档案移交和接收主要分以下2种类型:一是定期接收。一般在本年度3月以前接收本单位移交的上一年度档案。二是即时接收。根据本单位实际情况即时接收, 但所接收资料必须为已办理完毕的文件。

文件资料接收应注意以下问题:一是必须为已办理完毕的文件。这里所指的办理完毕, 并不是公文上要求办理的事件处理完成, 而是指对公文的处理程序完结, 如签收、转发等。二是资料移交和接收必须履行移交手续。移交方提供移交资料的目录, 并经所在部门负责人签字同意方可移交。移交时, 双方核对移交目录清点无误后, 履行签字手续, 完成资料移交。移交目录双方各执一份。三是涉密档案应向指定部门或人员单独移交, 并履行移交手续。四是移交中登记错误或遗漏的文件资料, 应重新编制移交目录, 并履行移交手续。五是移交方应对归档资料的完整、准确及质量负责。

四、鉴定

文书档案的鉴定工作, 应在移交后由档案鉴定领导小组组织或委托档案部门会同文书部门和业务部门进行。

(一) 归档范围鉴定。

鉴定文件资料是否属于归档范围, 即文件选择的过程, 是文件能否转化为档案的“资格审查”。判断的基本标准是文件是否符合归档要求及是否具有保存价值。

鉴定时, 存在下列情形之一的, 不予归档:一是文件不齐全。如收文无处理意见签、发文无发文稿纸等。二是文件未办理完毕的。指对公文的处理程序, 如签收、转发等, 而非公文所述事项的办理。三是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的不归档文件。符合上列情形的, 退回文件移交单位。清退时, 制作清退清单, 并履行移交手续。

(二) 密级鉴定。

文书档案的密级根据文件登记的密级确定。未登记密级的, 为非国家秘密级文件。该类文件, 其密级按可公开程度分别定为公开、工作秘密等。经鉴定属国家秘密的文件资料交由持保密工作上岗证的人员整理和归档。除保管外, 其处理方法与非密文件基本相同。

(三) 年度鉴定。

鉴定年度时, 以待归档文件的形成时间, 即文件签发日期 (落款日期) 判定所属年度。具体方法如下所述:一是跨年度形成的文件, 如召开会议、处理案卷等, 分类时归入办结年度。二是几份文件作为一件时, “件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。三是文件没有标注日期的, 需要分析文件内容或各种标识, 通过对照等手段来推断和考证文件日期或近似日期, 并据此合理划分年度。四是有专门年度分类方法的, 从其规定。如按年度分类的专项整治、检查、督查工作等情况, 即使不同材料跨年度, 也可将其统一归到所需年度。

(四) 分类鉴定。

即鉴定档案所属类别。鉴定时, 按照本单位制定的《档案分类方案》执行。鉴定时应将文件资料归到分类方案的最低一级类目内。

(五) 保管期限鉴定。

即保存价值大小的鉴定, 是文书档案整理、归档最为重要的环节。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》或经档案局审批通过的本单位规定的文书档案保管期限执行。

五、整理方法

新的整理方法与传统方法比较, 应注意以下区别:一是取消案卷级整理, 实行文件级整理。二是取消案卷题名。三是取消案卷目录、卷内文件目录及全引目录, 编以“件”为单位的归档文件目录。四是原先在案卷封面上须填写许多内容, 新的方法只在档案盒封面保留一个填写项目, 即全宗名称。五是取消案卷排列。六是取消案卷目录号、案卷号、归档号, 只编写件号、填归档章。七是取消编页码。只清点页数, 将每件档案总页数填在归档文件目录的“页数栏”。八是取消案卷装订, 改为按“件”装订并装盒。

(一) 修整。

1.“件”的界定。

归档文件以“件”为单位进行整理和归档。这里所说的“件”分为2种:一是“自然件”:即单份文件或一册 (本) 材料为一“件”。二是“界定件”:即为了方便整理和利用, 在整理时人为地重新界定而且实体上一起装订、编目时体现为一条条目的“文件”。

界定“件”的主要方法为:一是文件正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的, 也可单独作为一件;重要文件需保存不同稿本 (如历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等) 的, 其正本与历次稿各为一件。二是正文与附件为一件。附件数量较多, 或者较厚不易装订的, 也可各为一件。三是正文与文件处理单 (包括拟办单、发文稿纸、签批条等) 作为一件。四是原件与复制件 (包括抄件) 作为一件。五是转发文与被转发文作为一件。六是报表、名册、图册等, 应按照其本来的装订方式, 一册 (本) 作为一件。七是来文与复文 (如请示与批复) 作为一件。

2. 修整方法。

为保证档案长期保存和有效利用, 整理时应先对不符合要求的文件材料进行必要修正:一是对破损或易破损文件进行修裱。二是对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。三是去除文件上易锈蚀的金属物, 如订书针、别针、大头针等。四是对过大文件进行折叠。折叠时根据归档案卷的尺寸控制图件大小, 并留出图件的装订边, 露出图件题名。注意单张折叠。

(二) 排序。

每件文件整理完, 按以下规则排序:一是正本在前, 定稿在后。二是正文在前, 附件在后。三是原件在前, 复制件在后。四是转发文在前, 被转发文在后。五是不同文字的文本, 如无特殊规定, 则中文在前, 其他文本在后。排序时, 一件文档中有两份或多份完全相同文件资料的, 保留一份, 其余作为不归档文件材料处置。

(三) 页数确定。

即清点该“件”档案的页数。以“件”为单位进行, 空白页不计算在内。确定页数时可编写或不编写页码 (编者注:建议编写页码, 以便于目录编制、著录及统计) 。

(四) 装订。

整理好的档案按“件”为单位进行装订, 以从实体上最终确定“件”的形态, 起到固定文件页次、防止文件页丢失、便于保管和利用的作用。

操作时, 使用订书机和不锈钢钉装订文件, 一般在文件左侧1/3和2/3处固定。较厚的文件使用“三孔一线”的方法进行线装, 以结实、整齐、不掉页、不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读为原则。

(五) 编号。

1. 归档信息编写。

整理并装订完毕的档案, 在其第一页上方的空白处加盖归档章, 并填写归档信息。归档信息填写应使用打号机、碳素笔或碳素墨水。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。

2. 档案号编制。

文书档案的档案号编制按照“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”的原则编写。其中, 连接全宗号与年度、保管期限代码与件号的是连接号“-”;连接年度与保管期限代码的是间隔号“.”。保管期限代码分别为:永久:Y;定期30年:D30;定期10年:D10。

(六) 编目。

即编制归档文件目录。编目根据分类方法类目次序和室编件号顺序逐件编制, 编目按年度和保管期限, 以“件”为单位分别编制, 一件体现为目录中的一条条目。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。

(七) 装盒、入库。

一是将整理完毕的归档文件按最低一级目类和室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表。文书档案盒的样式、规格及填写要求参照《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000) 执行。二是每盒档案应放置一张备考表于盒内文件之后。该备考表是文书档案装盒后, 检查该盒文件质量、确定是否能够归档入库的记录表。整理人应在表内注明该盒文件数量、起止号等情况。检查人负责对文件整理质量进行核查。三是装盒时, 不同全宗、不同形成年度、不同保管期限、不同机构或问题、不同流水件号的文件不得放入同一档案盒。四是完成装盒后交库房管理人员登记入库;使用档案系统进行档案管理的, 入库前还应检查盒内文件是否完全著录后方能入库, 避免档案的入库遗失。五是国家秘密级文件实行专人专管, 并使用专属档案装具。

(八) 不归档文件材料处置办法。