档案整理过程中原件与复制件的判定

2022-09-10

一般情况下, 档案都被要求是原件, 这是由档案的本质属性决定的。档案的原始记录性和凭证性决定了它应该且必须是原件。“原件是决改不动的遗产, 因而永镌一成不变的历史本色和超越时空的无限魅力”。

归档保存原件的作法尽管毫无争议, 但在实际收集整理档案过程中, 仍有可能遇到以下两种情况。1.由于各种原因无法判定文件是原件还是复制件时该怎样操作;2.如果确定文件是复制件时能否归档。正因为实际工作中遇到了以上情况, 才有了以下探讨。

一、档案整理过程中怎样确定原件

在档案整理过程中, 原件的提法主要是针对纸质文件。纸质文件必须符合两个条件才能被确定为原件, 一是文件载体本身的原始性, 即文件的载体本身是最初记录文件内容的载体, 二是文件内容的原始性, 即文件上的签字或原始笔记和内容都未经改动。只有同时满足载体和内容同时是最初的原始记录, 这样的文件才能被确定为原件。

在法律证据的采信过程中, 原件的提法主要是与复制件相对应。根据《美国联邦证据规则 (2011) 》, 复制件是“以原件的同一版本、从相同的模体、以照相的方式 (包括放大和缩小) 、以机械或电子重录的方式、以化学复制的方式或以其他能精确再制原件的同等技术方式所制作的对应物。”也就是说, 通过手抄、印刷、照相及静电复印等方式制造出来的都是复制件。一般情况下, 只有原件才具备档案的本质属性。根据法律界“最佳证据原则”, 原件更易被采信。

二、由于各种原因难以判定是原件还是复制件时该怎样操作

虽然我们要求归档的文件必须是原件, 但在档案整理过程中, 仍然会遇到一些难以判定原件复制件的特殊情况, 但这些材料又必须归档, 这就需要我们做出相应处置。

(一) 以传真件或复印件形式签订的合同

在档案整理过程中, 我们会遇到只有一方加盖鲜章并有原始签字 (假定为我方) , 而对方的公章和签字则是通过传真或复印的形式体现的合同。这种合同通常称为以传真方式签订的合同。一般情况下, 如果由对方签字盖章后传真或复印至我方, 我方加盖鲜章后回传给对方, 双方没有加盖鲜章的第二份相同合同的情况下, 在我方档案整理过程中, 一律以我方加盖的鲜章为准将其认定为原件归档。但对方在归档该份合同时, 则只有双方均为传真方式签字盖章的传真件。传真件是否为原件有以下几种观点。

一种观点认为发出传真一方放入传真机的文件才是传真的原件, 其特点是所盖印章、文字、图像为本色, 这种观点显然是抹杀了传真的特征。另一种观点认为接收传真一方的传真机直接出来的文件为传真的原件, 其特点是签字和印章都失去了本色, 明显具有复印痕迹。这种观点赋予了传真的原件以传真的特性, 但在认定传真件是否为接收方传真机直接出来的文件却存在技术方面的困难, 只有相对合理性。但是为了实际操作的可行性, 对方在归档整理合同时, 建议仍然将接收到的传真件作为原件归档, 因为这是双方产生并由对方保存的唯一一份合同, 只是在附注里应予以说明该合同是以传真方式签订。

(二) 历史遗留下来的黑白文档

由于历史原因, 一些遗留下来的规章制度、规范等未能及时归档整理, 但其本身是黑白文档, 也没有签字盖章, 无法确定其是原件还是复制件。遇到这种情况, 我们一般只能采取认定原件的办法。只要这些历史遗留文件符合以下条件, 就将其认定为原件。一是文件时隔10年或更长时间, 二是当时文件处理不规范, 三是收集到的此份文件是独一无二的。

三、复制件能否归档保存

复制件能否归档不能一概而论。在实际工作中, 随着复印机、传真机的大量使用, 以复印件归档的情况并不少见。如果一份文件的内容属于本单位的归档内容, 在没有另外稿本的情况下, 复印件也可以归档。但是实践证明, 没有任何处理原始痕迹的复印文件, 在归档后总是难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。这就要求业务部门在不得不使用复印件归档的情况下最好做出说明, 说明复印件的来历和处理情况, 减少日后档案利用的隐患。

还有一种情况, 就是采用复印机对褪变档案进行复制后, 复印件是否具有了原件的凭证价值。根据档案管理的一般要求, 对褪变档案进行复制后, 一般是要求原件在前, 复印件在后, 原件和复印件同时保存。也就是说, 这类复印件的凭证作用是依赖于原件的, 是人为赋予的, 转化的途径是复印件真实的反映了原件。在借阅利用的过程中, 只有加盖了档案部门公章的复印件才具有凭证效力。

四、电子文件原件与复制件问题

对于电子文件来说, 区分原件与复制件是没有实际价值并且也无法区分的。判断电子文件是否原件不可能根据其载体是否原始, 唯一能保证的应该是其信息内容的完整性以及可视读性。我国还没有成型的电子文件证据法。在法律界和计算机界都讨论得热火朝天的时候, 档案界也应该加入进来, 早日确定电子文件的安全、完整和真实。

摘要：文章就档案实际收集整理过程中有可能遇到的原件与复制件难以判定, 以及文件本身是复制件但又必须归档的两种情况进行了分析, 探讨了档案整理过程中应该怎样判定档案的原件与复制件, 以及遇到特殊情况时建议怎样操作。

关键词：原件,复制件,传真件,档案