信息化背景下高校科研档案信息管理与服务研究

2022-09-10

高校开展科学研究活动, 既是培养科学人才不可或缺的重要途径, 也是现代科技、经济发展的客观需要, 而高校科研档案作为高校在长期的科学研究活动中所逐渐形成的富有重要参考和借鉴意义的各类信息资料, 对高校不断拓展科学研究的信息来源渠道以及创造良好的物质条件具有重要意义。因此有必要深入研究信息化背景下高校科研档案信息的管理与服务策略, 有效助力高校科研活动。

一、信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的发展趋势

信息化的迅速发展不仅极大地改变了当今社会的发展方式, 其影响了也波及到了高校科研档案信息的管理与服务上。在信息化背景下, 高校科研档案信息管理与服务也随之出现了新的特点, 主要有以下几个方面:

(一) 高校科研档案信息管理与服务的市场化

发展科学是现代高校的重要职能之一。[1]高等学校在日常的人才培养过程中, 必然会在日常的教学及科研过程中集中大量富有丰富的科学理论的文献资料, 这些文献资料不仅具有较强的学术研究价值, 同时也蕴含着可观的经济价值。信息化的迅猛发展使得信息成为比能源、物资更为重要的战略资源, 各大企业在日趋复杂的市场竞争中要想处于有利地位, 就必须重视对有价值信息的争夺和获取, 因此在这种情况下, 高校科研档案就已经成为高校与企业之间进行合作的桥梁, 努力为高校科研成果的产业化、市场化提供出路, 特别是在当前我国政府对于高校的投入仍十分有限, 我国高校在短期内要实现建成世界一流大学的经费从何而来, 在市场经济条件下, 高校特别是各类研究型大学的经费应更多地来自于社会的各个方面, 而高校科研档案信息管理与服务的市场化趋势则是其中最为重要的一个方面。

(二) 高校科研档案信息管理与服务的个性化

在信息时代中, 用户对于各类信息的使用要求更为个性化, 而高校科研档案信息管理与服务也同样需要满足高校各类用户对于档案信息的个性化需要, 这就要求高校科研档案信息在管理与服务过程中, 要努力分析信息化背景下高校科研档案信息管理与服务所面临的新挑战和新要求, 切实从服务理念、服务方式、服务内容以及服务手段等各方面入手进行优化, 针对不同类型和不同需要的用户来提供富有针对性的个性化档案信息服务, 切实满足高校各类群体对于科研档案利用的满意度。

(三) 高校科研档案信息管理与服务的智能化

相对于传统媒介下高校科研档案信息管理与服务模式来说, 信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的手段、方式更为智能化。[2]传统的高校科研档案信息管理与服务主要采用卡片、书本式的目录检索等方式来为用户提供服务, 服务手段较为单一、效率不高, 而信息化社会为高校科研档案信息的管理与服务提供了更为强大、便捷的服务手段和工具, 各种新技术不断被应用到高校科研档案信息管理与服务中, 例如大数据技术、多媒体数据库、云技术等新技术的使用就大大提升了新时期高校科研档案信息管理与服务效率, 优化科研档案信息存储方式, 提高科研档案电子数据库的使用效率, 减少了高校科研档案管理过程中的人力、物力及财力的支出成本[1]。

二、信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的原则

信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的优化与提升必须遵循一定的原则, 这是由信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的内在规律所决定的, 具体来看主要有以下几个方面:

(一) 立足实际, 服务本校

信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的优化必须立足于本校科研档案信息管理的现状和实际来进行, 信息管理与服务的优化也必须首先满足和服务于本校的教学、科学研究活动, 这是由高校科研档案的自身职能所决定的, 这就要求信息化背景下高校科研档案信息管理与服务必须要有助于高校教学质量、教师科研能力以及学生综合能力的提升。

(二) 面向社会, 服务大众

在信息化背景下, 高校科研档案信息管理与服务亟需打破原有的单纯服务高校自身科学研究的狭隘视野, 走向深化和拓展, 真正在满足和服务高校自身科学研究活动的同时积极面向社会, 服务大众。这是由高校服务社会的社会职能所决定的。从某种程度上来说, 现代高校服务社会的途径已经不仅仅局限于培养人才, 发展科学等直接途径, 更应该包含为社会各界提供科学研究等方面的帮助。[3]随着现代高校社会角色的不断发展, 高校的社会服务的范围已经十分广泛, 由生产到生活已经遍布了社会的各个领域, 服务的对象既有政府、事业单位, 也有企业乃至个人, 而科技服务和信息服务更是现代高校服务范围和形式拓展的显著表现之一[2]。

(三) 注重效率, 规范建设

信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的主旨在于通过各种途径来促进高校科研档案信息管理与服务的效率化水平提升, 因此在高校科研档案信息管理与服务的信息化建设过程中, 高校科研档案部门应积极运用市场思维来进行规范化的建设, 准确把握信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的规律和脉搏, 最大限度地提升高校科研档案信息管理与服务的现代化水平。

三、信息化背景下高校科研档案信息管理与服务策略分析

信息化背景下高校科研档案信息管理与服务质量的提升必须以满足和顺应新时期高校科研档案信息管理与服务的发展趋势, 遵循信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的原则, 采取有效措施着力提升高校科研档案信息管理与服务水平。

(一) 深层次加工和利用高校科研档案信息, 构建面向各类用户的科研档案个性化数据库

个性化和特色化是信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的内在要求, 为此, 信息化背景下的高校科研档案信息管理必须着力建设以服务和满足用户的个性化需要为特点的各类科研档案数据库, 对高校现有的科研档案信息进行深层次加工, 为各类用户提供便捷、特色的个性化科研档案信息服务, 例如建立学生科研成果数据库、学位论文数据库、教师科研成果数据库等等, 并积极通过各种措施加强对这些不同科研档案信息的整合归类, 通过窗口化的服务方式强化档案信息使用过程中与各类主体之间的互动交流, 实现为高校个人群体提供便捷的科研档案信息一站式服务。另一方面, 高校还应积极利用先进的信息技术, 构建基于科研档案信息管理和服务的专门性、个性化、内容丰富的门户网站, 进一步强化高校科研档案信息的个性化管理和服务[3]。

(二) 基于大数据技术建立高校多种类型的科研档案数据库, 促进高校科研成果转化

信息化背景下高校科研档案信息管理与服务不仅要突出个性化和特色化, 也需要强化高校科研档案的社会服务功能, 这是新时期高校档案发展走向深化的必然要求。高校科研档案信息管理与服务的社会化, 就是要求高校要积极适应新时期社会各界对于高校科研档案信息的动态化需要, 努力将动态的高校科研档案信息转化为动态的科研信息资源, 从而为社会各界服务, 例如高校可以根据自身科研档案的特点, 建立对对接各类企业的科研信息专题网站或数据库, 供相关有需求的企业进行参阅, 加快高校科研成果向产品、商品的转化, 获取更多的社会效益和经济效益, 促进企业乃至高校自身的更好的发展。

四、总结

总之, 信息化背景下高校科研档案信息管理与服务必须走特色化、社会化和智能化的发展之路, 要切实以各种新的信息技术为载体, 优化和重组高校科研档案信息管理与服务新模式、新平台, 不断促进高校科研档案信息管理与服务水平提升。

摘要：随着现代信息技术的迅速发展, 高校科研档案信息管理与服务的内外部环境也发生了显著的变化, 高校科研人员、教师及学生等各类群体对于科研档案信息的需求也逐渐呈现个性化和多样化发展趋势, 高校科研档案信息管理与服务的传统模式已经不能很好地满足高校各类群体的现实需要, 深入研究信息化背景下高校科研档案信息管理与服务的提升策略就无疑具有鲜明的现实意义。

关键词：信息化,高校科研档案,信息管理,服务