高校数字化学籍档案管理论文

摘要：个人学籍档案管理是高校的一项重要日常管理工作，为学生毕业和就业提供重要档案资料。更规范高效地进行个人學籍档案管理是目前迫切的需要。本文通过分析高校在校生学籍档案特点及问题，提出相关改进措施，为更好地进行学籍档案管理，提高工作效率提供帮助。下面是小编为大家整理的《高校数字化学籍档案管理论文(精选3篇)》的相关内容，希望能给你带来帮助!

高校数字化学籍档案管理论文 篇1：

我国高校学籍档案管理工作问题与对策分析

摘 要：高校学籍档案管理是高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，传统的高校学籍档案管理工作已经不适应新形势下高校教育改革的发展，正确分析新形势下学籍档案管理工作存在的问题，提出相应改革措施，从而提高高校管理工作的整体水平。

关键词：高校；学籍档案管理；问题；对策

高校学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿于高校学生入学到毕业的整个期间，是对高校学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对高校学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累的真实反映。因此，加强高校学籍档案管理工作，对维护正常的教育教学秩序，保障学生的合法权益，提升学校办学水平及提高人才培养质量等具有重要意义。

一、当前我国高校学籍档案管理工作存在的问题

（一）学籍档案管理制度有待完善

近年来，国家根据社会的发展，出台了有关高等学校的学生管理规定等规章制度，我校根据有关法律法规相应的制订了《东北石油大学学生学籍管理实施细则》等有关学生学籍管理一些规章制度，对学生的学籍管理起到很大的作用，但在学生学籍的实际管理中仍然有许多学籍管理工作需要规范，学生学籍档案的材料涉及到组织部、学生处、招生就业处、各教学系，各部门产生的学生个人材料如何归档，毕业生如何将毕业生档案移交学校档案部门，都需要一个统一的、规范的、方便操作的制度来执行、协调。没有相应的学籍档案管理制度，导致学生个人档案不完善，甚至材料的缺失。

（二）学籍档案管理手段有待加强

在提倡建设数字化校园的今天，学籍档案管理信息化的建设却迟迟未见起色，国内很多高校的学籍档案管理没有统一的、规范的格式，格式多种多样，很多学籍档案的管理还是建立在一叠又一叠的厚厚的纸质档案基础上，即便有电子文档，也与纸质文档脱节，最终导致毕业学生材料缺失。高校学籍档案管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，重复劳动工作量增加，信息无法达到共享，准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。

（三）学籍档案管理人员业务水平有待提高

学籍档案管理是一项非常细致与烦琐的工作，具有很强的专业性和程序性，绝非人人都能胜任。综观我国高校档案管理的现状，首先缺乏专业的学籍档案管理人员，加上频繁的工作变动，难以形成较为稳定的专业人才队伍，不利于互助协作和信息共享。其次，缺乏可持续发展的档案管理人员培训工作，因为工作人员普遍缺乏归档、组卷等基础知识，导致案卷不规范、不准确。所以，加强学籍管理人员的专业性培养是高校档案工作的紧迫任务。

二、针对上述问题采取的相应对策

（一）建立健全规范化的学籍档案管理制度

高校要根据《高等学校档案管理办法》及教育主管部门制定的学籍管理制度，结合本校实际，制订出具体实施细则、工作程序和运行模块，提高学籍管理工作的针对性、实效性。要注重从制度上规范学籍管理的行为，从程序上严把学籍管理的质量，从运行中提高学籍管理的水平。要制定学籍档案的整理、归档、移交制度，便于各部门按照规范的要求来做好学生学籍档案。要正确认识新时期学生间学习能力差异加大、学习目的多样化的事实，实施更富有弹性和超前性的学籍管理制度。通过加强和实施科学的学籍管理，使学生个性与潜力得到充分发挥，激发学生学习的主动性、积极性，推动学生的全面发展，从而为社会输送更多优秀人才。

（二）建立信息化的学籍档案管理系统

利用信息技术加大学籍档案管理现代化的力度，把学籍档案管理与计算机有机结合，充分利用新技术，依靠校园网建立高校档案管理信息平台。将记录学生在校期间各项情况汇总，建立学生学籍档案数据库，把学校产生（下转304页）（上接294页）学籍档案的各部门能互换信息，实现资源共享。提高学籍管理水平，使整个学校学籍档案管理走向科学化、规范化。能够使每一位毕业学生详实的个人资料及时从档案管理信息平台上查询。

（三）建立专业化的学籍档案管理人员队伍

专业化的学籍管理人员队伍是提高高校学籍管理工作的可靠保证。学籍档案管理人员必须具备专业档案业务知识、管理学知识和计算机科学知识。学籍档案管理人员的专业性与稳定性直接影响着学籍档案管理的准确性，进而影响着学生的就业与前途。首先，对在岗的学籍管理人员要进行定期的培训和考核；其次，做好新老人员工作的交接，老生带好新生，确保管理队伍顺利过渡。

综上，学籍档案管理工作是一项繁琐细致的业务管理工作，从事这项工作要时刻关注有关学籍管理的新技术，不断更新管理观念、管理手段，在实践中总结经验，使学籍档案管理工作在高校教学发展中发挥更大的作用。

参考文献：

[1] 王立新.浅析新形势下高校档案管理工作者应具备的几种意识和能力[J].科技咨询，2012，（9）.

[2] 管伟巍.高校学籍管理存在的问题与对策[J].辽宁行政学院学报，2011，（12）：123.

[3] 胡翠华.浅议高校学籍档案管理[J].科技创新导报，2012，（2）：199.

[4] 李薇.高校档案管理工作存在问题及对策研究[J].科技创业月刊，2011，（2）.[责任编辑 陈 鹤]

作者：石岩

高校数字化学籍档案管理论文 篇2：

高校个人学籍档案管理探析

摘 要：个人学籍档案管理是高校的一项重要日常管理工作，为学生毕业和就业提供重要档案资料。更规范高效地进行个人學籍档案管理是目前迫切的需要。本文通过分析高校在校生学籍档案特点及问题，提出相关改进措施，为更好地进行学籍档案管理，提高工作效率提供帮助。

关键词：高校;个人学籍;档案管理

高校学生个人学籍档案记录了在校生的学习表现、学习成绩、个人信息等重要信息。高校学籍档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要组成部分。高校档案管理就是用科学合理的方法管理档案。由于高校学生个人学籍档案存在人数多、信息量大、要求信息准确度高等特点，在档案管理过程中，难度较大。

目前，国内高校为了提高管理效率，普遍实施电子学籍管理措施，较大地提高了档案管理的方便性和效率。但在电子化学籍管理实践过程中，仍然出现了许多问题，我们需要用新理念、新思想去解决现存在高校学籍档案管理中的矛盾，维护良好的教学秩序，使学校管理更加高效快捷。

1 高校学生个人学籍档案管理特点

1.1 信息多，任务重

高校学生档案是个人人事档案的成形阶段，包括小学至高中的各阶段档案。国家重视学生学习，大力发展各级各类高校，提高高校的教学水平。随着每年高考人数的增多以及学校扩招工作的逐步落实，每年的开学季都是高校最忙的时候，不仅要将每一位新入校学生的个人信息、高考成绩、分配的宿舍、专业、学号录入学校学籍档案系统中，信息种类多，涉及人数多，时间短暂，任务负担重。

1.2 信息准确度高

全国在校生电子学籍的展开导致学籍的内容与学生在校学习评定、毕业生学分审查、在校表现记录以及就业信息直接挂钩，对于每个学生来说十分重要，如果出现问题，就会影响到学生未来的发展。同时学籍档案的记录也遵循学校相关管理制度而指定，任何人都不能对其中的信息进行更改，设置专人负责监督系统的健全，保证在校生的利益，因此对于学生学籍档案管理准确度要求十分高。

1.3 周期性

高校学籍档案形成有一定的规律性、往复性。每一位在校生的信息都以学期初或学年初为记录开始，以学期末或学年末为记录结束，循环往复。每一学期或每一学年都根据国家和学校对于不同专业本科生的教学安排开展学业成绩评定、在校表现评定或者体能测试等，这些都需要如实记录到学籍档案中，并在学期末或学年末之前完成并修改无误。

2 高校学生个人学籍档案管理问题

2.1 缺乏管理规范性

每个学校每学期或学年都需要对学生信息进行更新，但就是在这么频繁的使用情况下，还依旧缺乏对于档案管理的完善的制度体系，从而造成管理规范性下降，导致信息记录错误而学生并不知情;个人学籍信息查询平台并非人人熟知;收集材料的质量参差不齐，前后信息不一;分类不明确，查找困难;信息泄露，随意更改。这些问题的发生，严重影响了学校学籍档案管理的规范性。

2.2 缺乏合理管理方式

目前管理方式主要体现在两个方面：一方面是时间编排混乱，同一个学校往往具有不同专业不同年级的学生，在放置时一会儿按照年级，一会儿按照专业，一会儿按照科目。编排混乱会严重提高查找信息时的难度。另一方面是对于学校内有关学生学年或学期个人总结、个人成绩单以及个人违纪行为单的装订工作未严格按照统一专业同一年级进行，整理混乱，难以整合，导致个人信息记录不全，档案缺失。

2.3 缺乏精准管理人才

在高校，一般学生学籍档案管理以及个人信息收集整理通常是通过辅导员完成，由学校保存，缺乏专业的管理人员，辅导员面对学生多，工作量大，导致信息整理质量参差不齐。且学校中不具备对学籍档案管理的反思者和改进者，不能及时发现问题并解决问题，导致学籍档案管理问题频繁发生。

2.4 缺乏高效查找信息方式

在校生学籍档案为何要进行管理，为的就是在需要使用或扩充信息时查找方便，但学校往往都会忽视这方面的需求，只注重管理和保存而不能真正发挥查找的作用，因此在众多的专业中、年级中或者学科中查找资料的复杂程度可想而知。随着电子学籍的到来，信息查找的需求越来越多，任何学生学习信息都需要同步更新，如果学校不具备高效的查找方式，会严重增加高校教师的负担和工作量，给信息资源的利用带来很多不便，因此对于高校来说改进信息的查找方式十分重要，也可以帮助学生更好地了解个人信息，提高管理效率。

3 高校学生个人学籍档案管理改进建议

高校中在校生学籍档案管理的问题很多，并且高校中缺乏专业的管理人员，难以在发现问题的同时及时解决，因此对于高校学籍档案管理中问题的解决十分重要，不仅关乎到学生的各项资料的准确程度，也关乎到高校教师的工作量的多少。

3.1 构建档案信息系统工作模式

高校的学籍档案管理规模的逐渐扩大，可以实现学校信息数据库与国家个人信息库相对接，实时更新，保证学生信息安全可靠。目前每个学校都有属于本学校的学生信息管理平台，其中包括课程选择、成绩查询以及个人信息查询等，但是由于学校本身技术有限导致大部分学校的信息平台一旦同时间内上线人数超过一定比例平台就会崩溃，无法使用。因此学校在开展网络信息管理平台的同时还要引用先进的设备和方法，从而使问题得以解决。

3.2 构建沟通交流新机制

在学习档案管理的过程中应该提高学籍档案管理人员的沟通能力，做到能抓重点，能讲问题，能给予合理建议等，一方面倾听他人对于问题的改进建议，另一方面可以有意识地提出自己的想法，做到管理人员间充分有效地沟通，把学籍管理这一片死水变成可以不断进步的活水。如果管理人员具备良好的沟通能力，但没有一个好的沟通管理系统的话，那么沟通的效果就会事倍功半。

3.3 促进档案管理人员档案保管工作方式创新

档案管理不能只顾沟通和管理系统的完善，还应定期培训提高管理人员的档案管理意识，使其认识到档案管理的重要性，不能只是一味地执行，忽略了自身的价值。提高管理人员的档案意识旨在积极发挥人员的创造能力并促使人员大胆尝试，解放思想，敢于试错，敢于发问，敢于挑战。利用科学观念统领档案管理工作，促进管理工作顺利开展。档案意识是每一个高校学籍档案管理的第一步，这样才能使管理人员更好地从事学籍档案管理工作，促使档案管理的合理高效，准确安全。

3.4 遵循管理原则，提高管理效率

3.4.1 真实性原则。真实性是学籍档案建立的首要要求，关乎在校生未来的毕业以及就业，意义重大，马虎不得。因此在每一个学籍信息录入以及更改的过程都应该严格要求，并有专门的管理人员根据辅导员递交的文件进行核实，学生确认无误，方可修改。任何人任何机构都不能随意篡改，百分百保证信息的真实性。

3.4.2 准确性原则。高校学籍管理工作程序应具备规范性、准确性与条理性并符合实际情况。学籍信息经过在校生本人确认后，应统一进行审核之后在录入系统，不能因纸质版档案信息字迹潦草、涂改等客观问题影响到学生的畢业就业，保证信息入档前的准确，减少后续不必要的麻烦，把更多的时间用于其他方面信息的管理，从而提高工作效率。

3.4.3 完整性原则。完整性是指在校生的学籍信息从入学开始到毕业结束的所有信息缺一不可，从学生入学，到整个大学学习过程，以及毕业时整个完整学习链产生的档案都应当进入档案保管。在其中产生的各种档案都应当注重日常的及时收集，使每一件事情都可以追踪与查找，保证学生各个方面记录的完整性。

4 总结

随着科技的进步，高校学籍档案管理的方式也在不断地进步与发展，如今许多学校都已经形成了初具规模的体系，随着档案管理的进步，其中也势必会出现一些问题，抓住问题的关键并积极地解决是发展学籍档案管理的要义。希望高校能够通过不断地实践和总结找出最适合高校学籍档案记录与管理方式，提高学校工作效率，方便学生查找的同时保证安全性与准确性，促使高校学籍档案管理朝着更加科学化、系统化与规范化的方向发展。

参考文献：

[1]李敏.高校档案管理工作中所存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2017（11）：88—90.

[2]海涛，宋文凤.高校档案数字化建设中存在的问题与对策[J].现代交际，2013（11）：60—61.

[3]蒋志娟.浅淡高校档案数字化建设中存在的问题及应对策略[J].科技风，2013（04）：194.

[4]高校学生档案管理工作研究[J].李海瑛[J].兰台内外，2019（31）：27—28.

[5]程春玲.高校学籍管理工作的问题与对策分析[J].文化创新比较研究，2018（20）：128—130.

[6]祝伟伟.高校本科生学籍档案管理现状及对策[J].办公室业务，2019（19）：125.

（作者单位：西南财经大学档案馆）

作者：张倩倩

高校数字化学籍档案管理论文 篇3：

探究高职院校学籍档案管理的规范化路径

摘要：学籍档案管理是学校管理工作中不可或缺的一項，能够使学校第一时间了解学生的个人信息，并推进人才的培养过程。其管理的规范化要从多角度出发，新时期更应以计算机网络管理作为基础，加强学习档案管理。就目前高职院校学籍档案管理现状，笔者提出了具体的解决方案。

关键词：高职院校；学籍档案管理；规范化；路径

学籍档案管理模式随着时代和技术的发展而发生一定的变化，其中纸质档案向网络档案的转变成为主要特点。这给现代档案管理人员提出了新的挑战，信息化档案管理与传统档案管理不同，虽然其存储变得方便，但是要注重其安全，加强对病毒等问题的防御。高职院校的学籍管理工作受重视程度正在提高，这一定程度上使得学籍档案管理更加专业，一方面使档案管理问题明显地体现出来。

一、 高职院校学籍档案管理规范性的必要性

档案管理涉及学生日后的工作和生活，并且对学校管理具有指导作用，因此应得到学校的重视，档案管理的规范性具有必要性。规范的人事档案管理要具有与时俱进的特征，适应时代发展的特点，从时代局势出发，提高学校对于学籍档案的认知，并且要提高其管理水平。学籍档案的管理工作还能够体现出档案管理的自身价值，并且可就学校建设与发展问题来维持其可持续发展。运用网络等技术后，网络信息档案管理更加合理，并且使学校管理更加便捷，第一时间掌握学生的现状，为其推荐工作和学习方式。通过学习管理，学校也更加真实地反应学生的情况，从而尊重事实，时刻从事实出发，对学生进行评价和选拔。目前，要完成这一过程中，要从硬件和软件两个方面入手，加强档案管理，才能保证学校管理的顺利。其具体的过程下文将具体地分析。

二、 高职院校学籍档案管理规范性的途径

（一） 加强文书处理工作

人事档案管理工作的规范化可以保证高职院校实现学籍档案管理的规范性，在搞好硬件建设的同时，还应做好文书处理这一基本的工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作之间存在不同，并且具有独立性，但是文书的档案来源是保持一致的。因此，学籍档案的管理从本质上就是文书管理。二者之间紧密相关，首先必须要加强思维管理意识，树立文书处理工作规范化与档案工作。规范化同行管理者的思想。时刻要避免档案管理过程中的重复管理，以节省管理实践，保证资源的最大利用价值以及最佳的管理方式，在立卷上，应以解决问题为主，坚持立卷规定原则，即归档的文件要以本单位生成的文件为主的原则。

（二） 明确立卷重点

学籍档案管理的本质是文件的管理，学生众多，高职院校要明确管理重点，才能提高管理效率。因此这一过程中的最主要问题就是准确地掌握文件立卷归档的时效性，也就是要完成文件阶段的任务后，才能进行接下来的工作。立卷要恰到好处。虽有未完成检查的档案信息均不能归档，了解重点方便于正确分工和提高效率，在以往的档案管理过程中，经常出现遗漏或者重复的管理，因此要求明确立卷重点，并以此来构建档案管理过程是必要的。在这一过程中，还必须保证档案的完整性，注意全面的保护，进行全面的档案管理规章制度制定，学校、学生和企业要及时沟通，完善管理流程，重视管理细节，要求函授管理点要严格按照规定进行操纵，函授管理是一项重要任务，具有系统性和复杂性，并且档案管理工作枯燥，因此应适当地提高档案管理人员的待遇，保证学习档案管理人员的工作积极性，使立卷归档后所形成的档案不仅完整，详细且不复杂，推进我国高职院校学籍档案的规范化管理过程。

（三） 建立并发挥信息化系统的作用

计算机技术在学籍档案规范化的管理中起到了重要作用，学籍档案管理要通过软件和硬件的匹配来提高管理效率和管理安全性。信息档案数字化管理所应读出的信息需要检索技术支撑，当然，现代技术更新较快，学校不可能随时更换系统，要求其尽量选择当下最先进的技术。因此现代网络技术下，学籍档案管理效率提高，但是也面临部分问题，其中包括安全性的保证。选择操作管理系统时应注重信息的真实性，对信息进行核实，并且载体的性质要进行检查，保证其安全性。要具有可靠性，尤其是操作管理系统的使用更新，要严格监管，操作系统会因其他原因而进行更新，技术更新过程中还要注重不稳定因素的排除，尤其是安全隐患问题，信息丢失将造成高校的损失。学籍管理要通过计算机技术建立强大的管理平台，加强平台的管理作用和能力，提高其防御能力，毕竟目前所面临的最重要的问题就是学习档案丢失，人事档案信息在进行数字化编辑过程中、剪贴、复制或者是保存的时候，要求具有较高的软件基础，避免使人事档案信息被轻易复制，从而确保该系统具有系统仿真性。

三、 总结

总之，对于高职院校而言，学籍档案管理是其发展中不可缺少的工作项目，是保证学生信息真实，教学开展的重要手段。学习档案管理已经逐渐地清晰化和规范化，但是这一过程中存在诸多的问题需要及时解决。针对高职档案管理现状，从三个角度对其进行了分析。从高职院校自身发展而言，使学习档案管理规划，便于学生和人力资源部门查找是其主要任务，这一过程中要制定合理的管理制度，并且严格执行，确保学籍档案管理积极作用的发挥。

参考文献：

[1]李月华.高职院校学籍档案管理分析[J].成都职业技术学院学报，2015，（1）.

[2]温玉华.函授教育档案的规范管理[J].科技资讯，2010，（4）.

[3]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功（教育），2013，（9）.

作者简介：

林月丽，广西壮族自治区南宁市，广西金融职业技术学院。

作者：林月丽