我国档案数字化建设实践与发展策略

2022-09-11

在社会历史的发展历程中, 档案管理工作有着非常重要的价值。档案数字化建设, 就是为各项社会活动服务的对档案信息资源进行管理和开发管理工作。社会的不断发展, 要求档案信息资源管理工作水平提升到更高层次, 但是当前我国的档案资源管理工作中还存在较多的问题, 这对档案数字化建设造成了一定的阻碍。本研究就对现阶段档案数字化建设中存在的问题进行分析, 并提出有效的解决策略。

一、档案数字化建设实践过程中存在的问题分析

1) 档案数字化建设中资金支持不足。我国的档案部门属于国家机关部门, 并没有投入能满足档案数字化建设的资金支持。由于我国事业单位的发展, 需要政府的资金投入, 政府在资金投入之前还要对其进行实际情况的考察。然而档案数字化的建设以及后期的维护, 除了大量的技术支持, 资金支持也是重中之重, 但是我国当前的档案管理工作中存在严重的资金短缺问题。这是很多档案馆因为资金原因不能做好档案数字化建设工作的一大原因。

2) 没有做好档案信息化规范管理。这一问题是由几个方面的原因组成的, 首先, 我国当前的档案管理工作人员的年龄均偏大, 对计算机网络的使用可以说还很陌生, 他们对新信息的接受能力也有限, 这是限制这部分工作人员不能做好档案信息化建设的关键;其次, 一些单位中虽然有会操作计算机的技术人员, 但是他们却没有丰富的数字化专业知识, 从而限制了这部分人员做好档案数字化建设;再次, 档案数字化建设过程中, 数据库的建设缺乏系统规划以及科学的发展理念, 导致我国档案管理还停留在文件管理模式中, 并没有建立真正的数字化管理实践模式。然而很多研究人员, 只注重对理论知识的衍生, 并没有做好对传统档案管理理论向数字化档案管理转变的研究工作, 这是阻碍档案数字化的一大问题。

二、档案数字化建设实践与发展策略讨论

能为广大人民群众服务, 是我国建设档案数字化的初衷, 通过对信息资源进行有效的档案管理信息系统建立, 能方便人民群众随时获取所需的档案资源。档案管理工作者也一直致力于档案管理高效、快捷和方便模式的建设。

1) 对档案数字化建设模式进行合理的选择。随着社会的不断发展, 数字化的档案信息资源管理模式也被越来越多的人们重视, 所以档案数字化建设会得到快速的发展。然而发展的前提是需要我们的档案管理工作者做好对档案数字化建设工作的重视。因为在档案数字化建设过程中需要将原来就存在的档案进行备份, 这样的档案信息管理工作, 就必须做好规范性操作, 因为这涉及到对信息资源的侵权。所以相关档案管理工作这必须遵守有关的档案法, 还需要遵守有关的著作法, 为需要复制的档案作者一定的稿费。除此之外, 在档案信息传播过程中要做好档案著作权的保护, 规避一些不必要的法律纠纷, 为我国档案工作的管理和传播营造健康的环境。

2) 加强培养专业人才工作。由于档案数字化建设是高技术类型的工作, 也就是说档案数字化建设过程中需要有拥有大量高技术的专业人才, 这就需要对这些人才进行专业技术的培养。档案数字化建设专业人才的管理能力。是工作中必不可少的技术才能, 需要培养他们对项目做出的正确判断和正确的决策, 并正确指导档案管理工作人员开展工作;另外, 为了能顺利完成档案数字化建设的工作, 还需要对专业工作人员进行工作技术能力的培养;为了能提高我国档案数字化建设技术工作人员的专业素能力, 可以引进外来技术人员与单位技术人员进行技术上的交流学习, 让我们的技术人员对自身的优缺点有所认识, 发扬优点, 改正缺点, 切实做好档案数字化建设工作。

3) 档案数字化建设基础工作的落实。档案收集、整理工作是档案数字化建设工作中的基础性工作。在进行档案信息收集的工作过程中, 需要严格按照工作规定进行档案信息资源的收集和整理, 坚决不能出现以假乱真的管理工作出现。为了创造公平公正的工作环境, 在信息收集过程中不能出现不合理的现象, 有关工作人员必须做好工作监督, 为我国的档案数字化建设工作铺垫坚固的基础。

4) 对档案数字化建设管理工作中出现的问题进行及时正确的处理。档案数字化建设工作, 档案的管理需要运用到现代数字信息技术, 在运用这些技术的过程中, 相关工作人员应该对该技术的适用性进行全面的考虑, 评估其是否能帮助档案管理工作的顺利开展, 因为这些技术的使用涉及到大量的资金问题。由于我国当前的档案管理工作中的技术和资金, 均不能满足档案数字化建设, 针对这样的问题, 档案管理部门可以采取技术外包的方式满足资金以及技术上的支持。比如: (1) 档案管理部门可以对已经开发出来的技术、软件进行直接购买。另外, 对购买的软件和技术, 根据自身的需求情况进行修改;再根据开发商的开发特点以及需求进行软件自行开发。 (2) 档案部门实行全外包。也就是将档案数字化建设、档案网站开发等都交给外包企业进行, 但是这样的外包形式还是需要大量的资金支持。但是, 管理部门要考虑到在进行外包的过程中存在的风险性, 因为档案管理具有一定的特殊性。

总之, 在档案数字化建设过程中, 进行选择性外包的同时, 还需要对其制定规范的操作规划, 加大管理力度的同时, 提高自身水平, 做好各部门之间的协调发展。

摘要：档案数字化建设随着社会的不断发展, 也在不断更新自己各方面的功能。现代通讯、电子计算机以及网络等都是实现文件档案数字化建设的必要因素。但是我国的档案数字化建设中出现了一系列管理问题, 档案数字化水平也不高, 所以本研究就对我国档案数字化中存在的问题进行分析, 并针对这些问题提出几点可行的解决策略。

关键词：档案数字化建设,实践,发展策略