试论如何进一步加强高校学籍档案管理工作

1 高校学籍档案管理工作有待改进和加强

(1) 有的学籍档案信息失真。高校学籍档案是由学校的各个部门提供的材料汇总而成。学生个人信息及成绩记录、录取名册、在校的奖惩情况记录、毕业生分配情况等分别由教务处、招生处、学生处、就业处提供。学籍档案由多个部门共同负责, 经常会出现学生信息不一致的现象, 给学生造成一定的麻烦, 给学籍管理工作带来困难。另外, 有的高校实现了办公自动化, 对学生信息进行现代化管理。但是, 由于部门之间的管理系统不兼容, 信息无法共享与交流, 造成资源的极大浪费, 有时甚至会出现信息失真的现象。

(2) 有的学籍档案质量差。由于学籍档案形成过程特殊, 需要学生把自己的个人信息及家庭基本情况进行填写。在填写过程中, 由于学生自身原因, 如不按规定填写、使用圆珠笔或铅笔填写、字迹潦草、随意涂改、填写不完整等问题, 使得学籍档案的辨识度不高, 造成档案质量低下的情况。另外, 档案管理工作要求档案管理人员具有较高的业务素质和心理素质。而高校对档案管理工作不重视, 对档案管理工作人员的培训不到位, 使得高校档案管理工作质量低下。

(3) 缺乏创新的学籍档案管理方法。高校学生人数在不断扩大, 同时, 对档案信息的利用也更加广泛。这对高校档案管理工作提出了更高的要求。但是档案管理工作还处在探索阶段, 没有形成新的有效的档案管理方法。新的方法不仅要符合现代高校对档案管理的需求, 也要满足社会对学生信息的需求。

(4) 档案信息化人才缺乏。由于高校大规模扩招, 学校没有充足的经费投入在学籍档案管理上, 无法保证档案管理人才的培训与引进, 制约了高校档案工作的正常发展和信息化建设。另外, 对学籍档案管理人员的培养没有形成制度, 无法保证档案管理人员的知识更新。

2 关于提高高校学籍档案管理工作的对策思考

(1) 建立健全档案管理制度, 规范档案管理。为改变档案管理中多头管理的现状, 首先要建立健全规范的学籍管理, 同时, 学籍管理以教学部门为领导, 对学籍进行统一管理。教务处为档案管理工作制定统一标准, 负责对档案工作的监督检查。建立由教务处负责的学籍信息交流平台, 方便学校各部门之间的交流与沟通, 实现信息共享。建立健全档案管理制度不仅要进行集中管理, 而且还要对档案管理工作的流程与细节进行规范。档案工作本身具有复杂性, 只有制度作为保障, 才能保证工作的顺利开展。在档案管理制度的制定中, 要明确工作职责范围, 使岗位职责制度化。制定学籍档案时样按照档案的产生、收集、保管、归档、查询、借阅、利用等工作流程, 使学籍档案管理做到有章可循, 有据可依。在健全制度的基础上, 提高工作效率和工作质量, 搞好档案管理工作。建立网络化的学籍管理, 随着招生专业和人数的不断扩大, 校际间合作的日益增多, 人工管理无法保证工作顺利进行。

(2) 加大投入, 提高人才质量。一些学校由于对档案管理工作的不重视, 在档案管理的投入上远远不足。档案管理工作的资金使用主要体现在两个方面, 一是对信息化建设基础设施的投资, 二是对档案管理人员的培训。在基础设施建设上要符合学校的自身档案管理韵发展, 不盲目建设, 重点是对档案管理人员的培训。在人员培训方面, 首先要培养档案管理人员的档案意识。具有较强的档案意识, 是做好档案管理工作的基础, 是档案管理人员的基本素质。档案意识可以克服对档案管理工作错误的认识, 树立正确的档案管理态度。其次, 要注重提高档案管理人员的信息化技术水平。由于档案管理手段的信息化, 使得档案管理与以往的工作内容有了很大的不同。所以在进行培训时, 要注重对工作技能方面的训练, 提高档案管理人员的业务素质。

(3) 加强学籍档案开发。目前, 学校对学籍档案的利用还不够, 没有发挥出档案的作用。在档案工作实施信息化管理以前, 对档案的利用仅限于查询, 无法为学校的教学、管理等工作服务。档案管理工作实施信息化以来, 能够将信息进行智能化处理, 为学校的教学、管理等工作提供决策依据。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理部门的职责, 也是学籍档案管理工作的最终目的。高校应建立学籍档案数据库, 为学校的师生提供方便快捷的信息查询服务。师生们通过计算机网络检索, 获得自己需要的学籍档案材料。在教学方面, 高校建立的数据库管理系统, 可以集排课、选课、学籍等工作于一体, 通过数据库信息系统, 对学生的上课情况进行管理。另外, 根据教学科研和学校中心工作的需要, 对数据库进行专题检索和编辑功能的开发。对原始信息进行深层次加工, 发掘有效的学籍档案信息, 如通过分析本科生各专业毕业率和就业率, 为学校改进教学方法提供信息;通过本科生选课率的分析, 为高校实行“学分制”的教学改革提供参考。

3 结语

综上所述, 高校学籍档案管理不仅与学生个人有关, 而且还与高校、企业等有重要关系。学籍档案在学生上学期间有重要作用, 在学生毕业之后, 无论是就业提干, 还是晋级考评, 都离不开学籍档案。学籍档案可以为学校改进教学方法, 提高管理水平提供依据, 还可以为企业等提供毕业生信息查询服务。学籍档案管理是一项具有重大作用的工作, 高校在透暂学籍管理时, 应利用学的管理方法和先进的管理技术。在学籍管理工作中, 要建立健全学籍档案管理制度, 加强学籍档案信息资源的开发和利用, 加大基础设施建设和人才培训的投入, 只有这样, 才能使高校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要, 使学校学籍管理走向科学化、规范化。

摘要：本文就学籍管理存在的问题及原因进行分析, 在此基础上提出改进学籍管理工作的方法。

关键词：学籍档案管理,信息化,人才培养