数字化档案信息资源管理论文

【摘要】本文首先分析了数字化档案管理的内涵及其特点，并针对提高档案数字化管理提出了几点建议。【关键词】数字化；档案；管理数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。下面小编整理了一些《数字化档案信息资源管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

数字化档案信息资源管理论文 篇1：

数字化档案信息资源建设探析

【摘 要】数字化档案信息资源已经成为档案管理工作中的大势所趋，刻不容缓。为了做好数字化档案信息资源建设工作，必须在了解当前数字化档案信息资源建设中存在的问题的基础上，采取相应的建设措施，切实推进数字化档案信息资源建设进程。

【关键词】数字化；档案；网站

随着网络现代化的深入，档案管理也实现了办公自动化，档案记录已是纸质文件和电子文件并存的局面。档案管理决策者应该在这个数字化时代，认真考虑数字化档案信息资源建设问题，深入调研了解数字化档案信息资源建设的内容，分析其存在的问题，并且采取措施，切实加强数字化档案管理资源建设工作。

一、数字化档案信息资源建设存在的问题

对档案信息资源数字化、网络化、实现信息资源共享，提高档案信息资源的利用率，这是未来数字化档案信息资源建设的趋势和方向。当前省级档案信息管理资源数字化建设过程中存在以下几个方面的问题：

（一）档案人员素质低

档案信息资源建设和管理中，一线档案管理人员面对数字化档案信息资源时，由于对数字化处理档案信息资源管理的知识储备不足和技能不够，直接影响了数字化档案信息资源建设的质量和进度。

（二）档案信息资源管理不到位

第一，虽然数字化档案信息资源是非常重要的，具有重要的社会效益。但是，政府领导比较偏重于短期经济效益，这影响了数字化档案信息资源管理建设；第二，许多档案信息资源的管理人员掌握的管理手段还比较传统，管理理念和管理水平还远远不能适应数字化档案信息资源建设的要求；第三，政府管理监督过于刚性。由于数字化档案信息资源的建设时间不长，许多单位档案信息资源建设中还只是有总括性的任务要求，还缺乏具体硬性要求。大多数单位所谓的数字化档案信息资源，只是将电子档案进行数字化处理，真正档案信息资源进行数字化并未真正开展起来；第四，政府机关对档案业务工作检查还没做到位。由于档案信息资源建设时间比较短，政府部门还来不及完备档案管理的管理制度和技术规范标准。

（三）数字化档案资源建设仍存在缺陷

数字化档案信息资源建设中，利用网站发布信息是必不可少的，因此，数字化档案信息资源建设需要建设相应的网站。但是，许多政府管理工作人员思想观念等因素，对建设网站重要性认识不足，对需要比较大的人力和财务建设专门的网站平台规划比较迟缓，力度比较小。

二、数字化档案信息资源建设措施

（一）加强档案人员队伍建设

数字化档案信息资源建设的成败的关键是档案人员队伍建设。因此，强化档案人员队伍建设，是摆在政府面前的重要任务，必须采取有效措施建设数字化档案信息资源。

第一，做好数字化档案管理人才的引入。政府部门在引入档案管理人才时，应特别注意引入那些具有现代档案管理知识和管理技能的大学毕业生从事档案管理工作，为数字化档案信息资源建设储备人才。

第二，加强从事档案管理的工作人员的培训力度。目前从事数字化档案信息资源管理工作的人员不足，因此，为了解决从事档案管理工作人员的不足，需要充分利用正在从事档案管理工作的人力资源，对他们进行专业数字化知识和技能培训。

（二）完善各项管理制度

首先，对档案管理部门的领导理论班子要科学安排，强化档案管理部门的人员配置，特别要发挥档案管理部门高层管理人员的影响力和号召力，带领团队踏实做好数字化档案信息资源管理工作。高水平的档案管理的形成也不是一时半会就能形成的，造就高水平的档案管理，学习是其最有效的方法。因此，需要为档案管理人员创造更多的学习提高的机会，让他们在实践中学习本领，增强才干。

然后，数字化档案信息资源建设需要做好规划，按计划有条不紊地推进，政府部门必须制定操作性强的数字化档案信息资源建设方案。档案业务部门还应有明确的奋斗目标，有效监督管理机制。上级政府管理部门应多关心档案管理业务部门的工作，支持他们的数字化档案信息资源建设，深入档案管理业务部门，调研的基础上了解他们在数字化档案信息资源建设现状，然后制定建设方案，建设中做好切实的检查评估工作，切实使得数字化档案信息资源建设落到实处。

最后，单位工作业绩考核指标中应该将数字化档案信息资源建设纳入其中，只有将数字化档案信息资源建设与个人工作业绩挂钩，才能获得领导的重视，切实担负起数字化档案信息资源建设任务，充分保障建设人力、财力和物力的到位，推动数字化档案信息资源建设有条不紊的进行。

（三）采取有效措施解决数字化档案资源建设中的问题

数字化档案信息资源建设需要大量投入资金、人力和物力的工程。如建设过程中需要购买的数字化硬件设备（如高速扫描仪等）的价格都非常高。所以，为数字化档案信息资源建设筹集到充足的建设资金，这是建设能否正常开展的前提和基础，否则一律免谈。为此，政府部门应该给予档案管理部门下拨足够的经费以保证数字化档案信息资源建设的硬件和软件的正常添置。

数字化档案信息资源建设中，建设档案网站是必不可少的。只有建成档案网站，为读者提供查询的通道，使数字化档案信息资源发挥社会效益。而建设档案网站，对档案软件要求较高。为此，购买性能优良，操作容易上手的档案软件是其建设必须重视的项目之一，面对市场上众多品牌的档案软件，应精选最适合本单位的档案软件。另一方面，对档案信息资源进行数字化处理，建立文本信息资源库和多媒体档案信息资源库，使得信息能通过网站向全世界传播，当然，要特别注意保密工作，只有无需保密的档案编研成果才能在网上向读者开放和共享。

数字化档案信息资源建设中，应该把为读者提供优质服务作为其建设成败的重要指标。为此，需要集中力量调查读者对数字化档案信息资源的需要基础上，制定科学的建设计划，推进建设进程，切实建设出真正为读者服务的数字化档案信息资源库。

三、结语

数字化档案信息资源建设是大势所趋，形势也比较严峻，所以对数字化档案信息建设刻不容缓，对其建设应该做到早安排，早落实，着手制定详细的数字化档案信息管理建设方案，上级政府管理部门和档案信息资源建设单位共同努力，早日将数字化档案信息资源建设成为现实。

参考文献：

[1]邓增娟.民生档案信息资源建设探[J]. 兰台世界.2013，（04）.

[2] 范绍霞. 档案信息资源建设探析[J]. 档案管理.2012，（01）.

[3]宋丹如何提高数字化档案信息资源管理效益[J]. 城建档案.2014，（01）.

作者：周丹

数字化档案信息资源管理论文 篇2：

浅谈数字化档案管理的特点

【摘 要】本文首先分析了数字化档案管理的内涵及其特点，并针对提高档案数字化管理提出了几点建议。

【关键词】数字化；档案；管理

数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

[2]朱宝钧.浅议高校数字化档案管理[J].开封教育学院学报.2003（6）

[3]宫斌.建设数字化档案管理的实践与思考[J].黑龙江科技信.2012（5）

[4]王景丽.孙冬梅档案信息数字化的认识与思考[J].山东档案.2011（2）

作者：肖瑞婷

数字化档案信息资源管理论文 篇3：

基于“蝴蝶效应”下的院前急救档案数字化分析

摘 要：本文从“蝴蝶效应”中见微知著，讨论如何以推进数字化建设为契机，提升档案管理水平，增加档案资源利用的价值。

关键词：档案;数字化;安全;蝴蝶效应

院前急救档案是急救医疗机构在办理日常行政事务以及执行上传下达任务过程中形成的，是具备信息存储价值的原始资料和历史记录，对规范院前急救体系和数字化信息建设工作具有重要参考价值。

1 “蝴蝶效应”概述与数字化的联系

“蝴蝶效应”，其理论描述为一个极小的起因，经过一段时间及其他因素的参与作用，可以产生巨大和复杂的影响力。

随着社会的发展进步，纸质档案不能适应档案变革性的发展，可以考虑纸质档案数字化。电子存储不仅能够节约纸质资源，还能降低时间成本，起到开源节流的作用，这种优势能够暂时消除纸质档案的弊端。在把档案资源进行数字化的过程中，档案数字化一个流程出错可能会引起目录数据库、档案扫描件等原始档案消失的后果。因此，须谨防“蝴蝶效应”带来的连锁反应，助力院前急救事业稳步向前发展。

2 档案数字化建设存在的问题

2.1 职工对数字化认识欠缺

由于信息化推广力度不够，档案信息化发展空间具有一定的局限性，广大职工对档案数字化的作用理解不深，认识不足。认为医疗档案收集保管与他们没有太大关系。出现了不积极配合、拖延交档案的现象。

2.2 硬件设施配置不足

配备的硬件设施不足，或档案数字化存储设备参数未达到硬件设施要求等原因都会减慢档案数字化的实施进度。

2.3 网络环境存在隐患

在飞速发展的自媒体时代，网络安全问题不容小觑。网络是信息传递的载体，只有网络安全档案信息方能安全。在档案信息的处理、存储、传输过程中，如果操作不严谨、不规范、不细致，容易被計算机病毒非法存取、占用和控制，造成信息泄露。影响了档案信息的有效保存，易引发了档案丧失价值的危险。

2.4 管理监督不到位

档案数字化起步较晚，之前制定的制度不够健全，监管机制落实不够全面，对档案数字化监督工作缺乏重视，全面履行监督职能往往流于表面。

3 注重数字化细节管理，构建院前急救质控体系

档案服务外包是政策性强、技术要求高的专业工作。必须按照《中华人民共和国档案行业标准》（DA/T68.2-2020）中档案服务外包工作规范的内容来执行，坚持合法、安全、可控原则开展档案数字化服务外包工作，保证本单位档案的安全。

3.1 选择外包操作方式更能专注院前急救业务建设

3.1.1 劳动外包档案的优势。档案数字化是把纸质资料转化成电子档案保存，纸质文档材料数量繁多、冗杂，无疑增加了档案管理工作。因此，恰当选择档案数字化操作方式显得尤为重要。自主扫描和劳动外包是档案数字化的两种操作方式。劳动外包通常要求档案馆（室）提供数字化设备和场地，数字化企业根据档案机构要求，派出相关人员开展档案数字化加工业务[1 ]。采取劳动外包方式更有利于日常工作，因为起源于企业的劳动外包方式历史悠久，劳动外包公司管理制度完善，扫描人员专业性强，工作效率高，能够胜任更多的档案扫描任务，单位档案人员更能专注发展院前急救业务管理，有效推动档案数字化的进程。

3.1.2 选择劳动外包公司。选择劳动外包公司，一是只选择政府定点采购的供应商，从政府定点采购的供应商中择优选取一家中标供应商来进行档案数字化扫描。二是要在价格、品质、口碑、规模、成功案例、专业性程度等方面进行研究对比，优中选优。三是对于使用的供应商须签订合同和保密协议，明确工作职责，规范合作方式。

3.1.3 明确外包服务的范围。明确院前急救档案数字化服务外包的具体内容和依据。院前急救档案数字化服务外包内容不包括商业秘密、个人隐私。价值珍贵的档案，面临字迹消褪、载体脆化等危险的历史档案，具有特色的档案，以及与重要专题相关性高的档案应优先数字化[2 ]。因此，30年、永久的文书、科研、设备、会计等院前急救档案材料均需列入数字化范畴，以保持档案收集材料的完整性。

3.1.4 专人监督劳动外包公司。当劳动外包公司人员开展加工服务期间，必须对其实施有效监督，确保扫描公司遵守制度准则，规范约束自身行为。档案管理人员严格审核外包人员的资格，督促其遵守纪律，执行档案法律规定，防止外包人员私自夹带信息外出，严格执行档案出入库登记管理制度，每日清点登记档案盒数量及档案文件份数，并经双方签字确认。

3.2 掌握加工流程有助于提高管档水准

根据DA/T31-2017《档案数字化外包安全管理规范》文件规定：纸质档案数字化的基本环节包括数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等[3 ]。

数字化加工人员在提取档案时需依次进行拆卷、校对页数、区分高扫和平扫、数据信息采集等工作[4 ]。这些前期工作决定档案数字化加工能否顺利进行。第二步是扫描人员对领出的档案原件分类整理，在档案文件上盖档章、编写校对页码，图像处理，形成图像文件后导入档案管理信息系统，同时在系统上录入电子目录、审验数据并备份，最终进行图像质检。最后经中心档案验收小组验收，发现挂接问题由扫描方整改，整改结束后及时清点档案材料，把档案入库上架。

数字化各步骤之间环环相扣、息息相关，正如“蝴蝶效应”会影响数字化每一环节的发展，数字化前处理是档案数字化初始程序，有效明确档案的匹配性和一致性，对档案关键节点进行科学判定和统筹规划。数字化处置的步骤非常重要，其能够更好地对档案原件实施保护，会对档案扫描的质量造成深远影响。数字化后处理处置不当不利于数据的真实性、有效性，而且会影响数据备份保存和处理。

3.3 质控体系有效提升数字化安全系数

档案质量是档案管理的重要基础性工作，建立档案数字化质控体系，需做好事前准备、事中监督、事后检查三个方面的工作，以保证档案数字化的质量可靠、准确。

事前准备，开展数字化操作之前，先制定工作计划、实施方案、档案鉴定方式方法、技术规范标准等，并且措施要得当，简单扼要，便于操作和对照执行。使档案数字化有章可循，有法可依，有条不紊地实施计划并取得良好的效果。

事中监督，在档案数字化的进程中，为了保证工作进度，让档案数字化加工每一环节联系紧密、相互配合、无缝衔接，需提前制定数字化操作流程和操作规范、质量标准、检查方法和相应的处罚措施等制度，使数字化使用有操作规范，质量有保证，有效地控制整个档案数字化过程。

事后检查，当档案数字化工作完成后，应逐柜逐盒逐份核对，检查档案挂接纸质档案与图片相符程度，积极组织档案验收小组进行档案数字化验收，对扫描工作做出相应评定。随后检查档案加工过程中U盘、硬盘等移动存储介质是否同时移交，保证档案数据安全有效。

4 严防“蝴蝶效应”，确保数字化安全

4.1 建章立制，规范档案信息化建设

建立《院前急救档案信息数据统计制度》《档案信息安全保密安全管理制度》等完整的档案信息化制度。从档案收集到档案录入、档案数据整理以及档案利用各个环节，按标准操作。进一步加强档案数字化的规范管理，切实保护档案信息保密性、真实性和完整性，提高其实际利用价值。

4.2 管控“蝴蝶效应”带来的风险变数

“蝴蝶效应”寓示着在日常信息输入、数据传递中，要注重保密细节管理。除了及时收集纸质档案材料外，还需做好电子档案材料收集。档案员应该胆大心细工作，自觉遵守档案数字化安全管理有关规定。电子系统本身也可能会遭到网络黑势力的恶意攻击[5 ]，因而在建立档案信息系统后，定期进行网络安全检查和保密检查。确保电子档案数据及系统正常运行，构建档案管理系统的安全管控平台。

4.3 提高认识，提升综合能力

加大档案数字化工作的宣传力度，通过出版报、简报及大小会议等渠道宣传，使大家充分认识档案数字化工作的意义和重要性，积极配合和参与档案工作。加强档案人员的继续再教育，组织其参加各种档案培训，既要学习档案理论和计算机基础知识，又要熟悉数字化操作，掌握处理简单的系统故障，活学活用档案软件，提高档案管理专业水平和技能，善于运用现代化档案管理工具管档，激发档案人员活力，逐步培养一支技术过硬，服务热情的高素質团队。

4.4 强化监督，保证档案数字化质量

档案数字化是档案工作的一个重要组成部分，质量是关键。为了有效监督，提高质量，还可以引入第三方监管机制。监理单位受业主单位委托，依据国家有关法律法规、技术标准对数字化建设项目实施监督管理[6 ]，监管档案实施更安全有序，档案信息准确无误，挂接内容与档案文件完全吻合，档案数字化工作更安全可靠，质量有保证。

参考文献：

[1]钱毅，李洪.浅论档案数字化质量控制体系构建研究[C].档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会文集，中国人民大学信息资源管理学院、航天档案馆.

[2]DA/T68.2-2020《中华人民共和国档案行业标准》档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务.

[3]DA/T31-2017《档案数字化外包安全管理规范》.

[4]刘丽华.新时期高校档案数字化建设探析[N].内蒙古财经大学学报.

[5]王秀红.加快机关单位档案数字化建设的措施分析[J].兰台内外.

（作者单位：南宁急救医疗中心）

作者：唐梦雅