高校数字档案资源整合方案与模式研究综述

2022-10-13

一、高校数字档案资源整合方案和模式实践探索

关于国内高校数字档案资源建设的实践探索, 根据中国知网、Google、百度等数据库中相关资料, 分析结论如下:

首先, 国家关于档案信息化的相关政策、法规在不断完善, 相继制订了推进档案信息化进程的规划、标准, 如电子文件归档标准、数字档案馆建设指南等, 这些积极有效的政策牵引了档案信息化事业的健康发展。早在2002年11月国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》, 其中明确提出:到“十五”末, 各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网, 基本实现档案管理现代化和办公室自动化;建立档案目录信息中心, 构建档案工作信息网;省级档案馆馆藏档案案卷级目录要实现机检, 重要档案全宗逐步实现文件级目录机检, 至此, 数字档案馆建设有了可靠的国家性战略政策基础。2006年12月27日经国家发展和改革委员会审核同意, 《全国档案事业发展“十一五”规划》正式施行, 规划充分肯定了科学整合档案信息资源的战略意义, 明确了合理开发档案信息资源的重要任务, 并提到整合档案信息资源, 创新档案服务机制将对我国档案事业的发展起到非常重要的作用。2011年1月14日国家档案局颁布《全国档案事业发展“十二五”规划》, 其中明确了档案信息化工作的主要任务:加强档案信息化基础建设——以计算机网络设备和数据库为主要内容;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设, 根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求——配备和开发电子档案移交管理系统、电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统、数字档案信息发布利用系统等;打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台等。作为新形势下的具体新任务, “十二五”发展规划的颁布实施将对全国档案信息化建设进程的推动, 实现全国档案事业更好更快地发展具有重要意义。

其次, 围绕国家政策, 各个省、市、高校相继制定了有关档案事业发展的规划与实施意见, 推动档案事业可持续发展。譬如, 南京大学发布《南京大学档案信息化建设实施意见》, 鲁东大学发布《鲁东大学档案信息化建设实施方案》, 等等。再次, 在社会信息化环境下, 一些高校在档案资源建设的具体实践中迈出了步伐, 档案管理工作卓有成效, 全面推动了高校档案管理的现代化。譬如, 上海交通大学在数字档案馆与学校各业务系统数据的集成上已采用SOA架构, 成功实现了与教务处业务信息的交换及信息归档, 是高校数字档案馆整合档案信息资源实践应用的一个范例;安徽工业大学早在90年代就购买、安装了南京大学开发的单机版《档案智能管理软件》, 陆续建立了部分档案案卷级目录数据库。2008年购置安装了《南大之星6.0》网络版档案管理系统, 实现了录入数据的升级转换, 并且开始进行文件级目录的数字化工作, 并依托校园网建立了部分目录的搜索引擎;浙江大学于2005年4月起开始探索高校数字档案馆建设道路, 以适应学校建设“数字化校园”的需求;上海工业大学于2009年启动档案数字化一期工程, 主要是对纸质学籍档案进行数字化扫描。

二、高校数字档案资源整合方案和模式理论研究

以“高校”、“数字档案资源”、“数字档案资源整合”、“数字档案资源整合方案”、“数字档案资源模式”为题名和关键词, 检索了截止到2013年8月的对中国期刊全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库 (1999-2013年) 、中国博士论文全文数据库 (1979-2013年) 。具体而言, 国内学术界的研究大致围绕以下四个方面进行:

(一) 关于高校数字档案资源模式建设的研究

胡凤华、袁继军1介绍了现存的信息资源整合交换模式, 探讨了高校信息资源整合交换的原则, 提出了基于SOA架构的数据交换模式。杨菊洪2介绍了在知识服务发展下应提倡用户自助服务模式、参考咨询模式与个性化定制服务模式的建立。刘新良3认为应建立以档案用户为中心的新型服务模式。伍利4认为电子校务环境下应建立图书、情报、档案一体化模式, 即建立信息管理中心与一个基本计算机网络的三者一体化的信息资源管理系统。张文丰、黄淑敏5等认为数字档案服务模式应包括“一站式”服务模式、个性化服务模式、虚拟咨询服务模式与智能检索服务模式。

(二) 关于高校数字档案资源开发利用与服务途径的研究

王中霞、朱国庆、杜牧野6认为为整合高校档案信息资源, 应建立特色全文数据库与统一的信息交换与共享平台, 以及全国性的档案信息资源库群和档案信息联网检索系统, 成立档案利用中心, 开展档案推送服务与咨询服务。李杨7认为, 应建立各类档案数字化信息数据库与各类数字化档案内容专题数据库。晁永刚、马玉妍8认为, 高校数字档案资源的利用可通过三种途径实现, 分别是建立数字档案馆主页, 针对特定用户群和特定资源的服务, 以及依托档案馆主页, 开设BBS互动版块。陈国容、丁立新、喻玲9认为, 通过web网站建立档案馆门户网站, 开发数字档案开放与服务利用平台, 以及开放电子阅览室等方式可促进高校数字档案资源的服务利用。

(三) 关于高校数字档案资源建设的问题及对策建议研究

赵红、姬晓鹏10指出, 基础设施落后、人才匮乏、反馈机制不健全、信息技术外包等是高校数字档案资源建设中存在的问题, 提出应加强反馈机制的建立, 加强外包工程的风险防范措施等建议。张倩11指出, 高校档案资源建设中存在信息资源分布不均、档案信息资源共享程度低、档案信息资源重复建设概率高、档案信息标准和制度体系建设滞后等问题, 提出”云计算”对高校档案信息资源建设的应用价值, 包括实现数据存储海量化、信息搜索精准化、查档操作最简化、信息资源共享能力最大化、安全服务无间断化、“私有云”定制化等。徐英12指出, 针对数据库建设问题, 应制定出各高校共同遵守的标准, 建立特色数据库, 改变当前较为分散、重复建设的局面。朱珊珊、宋利萍、李艳波13等提出建立档案室与技术信息部机构网络化协调、加强档案管理员的网络化管理能力培养、解决安全保密问题, 实现数据的网上操作等对策。徐懿蕾14通过社会调查, 指出高校档案馆数字化建设中存在档案信息资源的范围不明确, 数字化设备严重短缺等问题, 提出应确定数字化资源范围, 如对馆藏档案数字化要保证重点、突出特色, 将高校档案馆职工有长远利用价值的档案信息数字化。李瑞15认为在高校档案资源整合过程中, 应从制定整合目标纳入发展规划、利用现代化管理手段, 推进信息化建设、稳定档案队伍, 提高业务人员综合素质的三个途径来实现资源整合。

(四) 关于高校数字档案资源建设借鉴于图书馆技术的经验介绍和研究

王中霞、朱国庆、杜牧野16等介绍, 在档案利用方式上, 有的美国高校档案馆开始采用条码技术管理和借阅档案, 用户遇到问题可用电子邮件同档案馆工作人员进行交流、寻求帮助, 大多数美国高校档案馆设有永久性的展览厅, 用专柜陈列档案, 提供展览服务;在档案信息化建设上, 美国在上世纪90年代中期已简称档案信息导航系统 (NALR) , 实现全国高校数字档案资源的网上集成化查询检索与利用, 还研究开发一系列网络数据库, 如检索电子文件的档案数据库系统, 检索微缩资料的缩微出版物检索系统;在档案检索服务方面, 以美国哥伦比亚大学图书馆档案分部为例, 列举了面向用户的分类浏览检索、在线数据库和检索工具检索与站内检索等三种检索方式, 其中在线数据库和检索工具包括档案目录检索系统、档案数据库检索系统、文件指南、缩微档案目录、文件组合列表等, 站内检索提供简单检索和高级检索。于鲁霞17提出, 档案馆可借用图书情报界成熟的联机检索技术建立自己的联机档案文献信息检索系统。

三、研究述评及发展趋势

第一, 对于高校数字档案资源整合的研究不深入。国内一般地对高校数字档案馆建设、数字档案资源的利用服务研究较多, 专门针对高校数字档案资源整合的方案、方式方法的研究较少;对关于高校数字档案资源模式的研究都分散在数字档案资源建设和数字档案服务建设的探讨当中, 专门的、系统化的研究比较缺乏。因此, 如何对高校数字档案资源未来发展模式展开全面研究;如何制定高校数字档案资源整合的具体规划, 实现发展目标;如何针对实践操作问题构建高校档案信息资源共享平台, 全面推动档案科技管理创新, 为高校档案信息化、自动化、智能化与便利化提供支持, 仍需要我们进行深入的研究。

第二, 对于高校数字档案资源的开发与应用研究亟待加强。国内外学者在有关高校数字档案资源的开发与应用研究, 无论是数据库开发、档案网站应用还是信息技术利用都还存在较大差异。由于我国各高校在档案数字化过程中开发与采用的信息数据库标准不统一, 各高校之间、高校与图书情报档案机构之间联系不紧密, 导致高校数字档案资源应用的深度与广度不够。因此, 高校数字档案资源的开发与应用需要进一步予以重点关注和探索。

第三, 对于高校数字档案资源整合前后的行政绩效进行比较研究需拓展。通过对各高校数字档案信息资源整合方案与模式的比较, 对各高校资源整合后的行政绩效进行量化的统计和分析, 在考察各高校资源整合的基本状况与实际效果的基础上, 总结经验, 审视问题, 客观评价各高校数字档案资源整合方案与模式的有效性, 科学、合理地对各高校数字档案资源整合前后的行政绩效进行评估, 从而探索出高校资源整合方案与模式的新思路和新举措, 提高高校数字档案信息资源服务于利用的示范效应, 全面提升高校档案馆行政绩效。

摘要：加强高校数字档案资源整合的研究是开展高校档案科技工作的基本要求;是优化高校教学科研资源配置的重要途径;是拓展高校档案服务功能的内在要求;是实现档案信息共建共享的迫切需要。国内学术界关于高校数字档案资源整合方案与模式的研究主要包括以下方面:关于高校数字档案资源模式建设的研究, 高校数字档案资源开发利用与服务途径的研究, 高校数字档案资源建设的问题及对策的研究, 关于高校数字档案资源建设借鉴于图书馆技术的经验介绍和研究等。

关键词：高校数字档案,资源整合,方案选择,模式构建