解析质量管理理念在高校信息化档案馆建设与管理体系的应用研究

2022-09-10

随着计算机技术和网络通信技术的迅猛发展, 信息化档案馆的概念已经替代了传统档案馆。“档案馆尤其是高校档案馆其所存储信息的价值在于传播, 而不在于储藏”[1]。信息化档案馆的建设就是以传统档案馆实体的为基础, 改变档案馆的工作模式和服务类型及服务方式, 建立起一个数字化的信息系统, 将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接, 接收、归档网上的电子文件, 实时采集学校及各教学科研单位的电子信息、电子文件成为主流控制方式。网络发布、网络传播、网络交流成为信息传载主体, 以便工作过程中实现计算机处理、存储、采集非保密的档案信息一体化, 最大限度地发挥档案作用, 为学校的改革发展服务, 从而也向用户提供方便快捷的在线服务。

一、高校信息化档案馆存在的误区

目前信息化档案馆的建设是高校档案馆发展的必然趋势, 但受管理模式、技术水平、软、硬件设备种种限制, 我国高校信息化档案馆的发展仍然面临一些问题。按照质量管理的八项基本原则要求[2], 深入剖析目前高校信息化档案馆的建设情况, 发现主要存在以下问题:

(1) 服务目标不明确。高校信息化档案馆的建立主要的服务目标不单纯使教师和学生提供信息化, 而是教师、学生、企业等多方位一体化的建设。现在不少档案馆只是片面地理解将所有资料的信息化, 忽略了为目标提供服务这个根本目的, 为了达标而信息化, 没有明确中心服务目标, 缺乏统筹管理、规划、忽略了效益, 尽管投入大量的人力、物力和财力, 还会导致工作的方向出现了偏差。单纯的为一方面服务, 缺乏整体服务意识。

(2) 组织管理问题。管理人员能力不足、管理者重视程度不够、缺乏协调性和统一性、资金投入不足也将长期困扰着我国高校信息化档案馆的建设。

(3) 服务人员问题。服务人员存在自身素质低、业务学习少、计算机知识和网络技能差等因素, 不能完全参与信息化档案馆建设中。信息化档案馆人才的缺乏、组织分工不明确、服务对象管理差也是主要因素。

(4) 建设过程方法不得当。高校的信息化档案馆的建设还存在档案鉴定工作滞后、信息化资源不足、信息化档案的效率比较低、信息化的重点不明确等问题。

(5) 管理系统方法不规范。由于信息化档案在技术基础、利用方式和管理机制等方面的特殊性, 它的长期存取面临着种种问题。如存储问题、检索问题、信息迁移丢失问题、多媒体问题、网络问题。

(6) 持续性不强、改进力度不够。完善一系列标准及规章制度, 是保证质量管理建设的必要手段。高校的信息化档案馆的建设存在缺乏统一的信息化技术标准;相关法律法规不完善等诸多问题。

(7) 缺乏交流与沟通。部分高校在建立信息化档案馆的时候, 没有从使用者的角度考虑, 过分考虑功能化, 没有考虑人性化。使用者与设计者本身交流沟通不够, 导致使用者效率低下。

二、高校信息化档案馆改革措施

(一) 高校信息化档案馆对质量管理的要求

质量管理是指确定质量方针、目标和职责, 并通过质量体系中的质量策划、质量控制、质量保证和质量改进来使其实现的所有管理职能的全部活动。同样, 在高校信息化档案馆的建设过程中必然需要对档案信息、电子档案归档管理、档案管理应用系统、信息化标准规范、档案安全保障体系以及档案人才队伍建设等方面提出更高的要求。

运用质量体系管理理论来解决目前高校信息化档案馆的问题, 还需紧紧围绕在按照质量管理的八项基本原则进行。如图1。

1. 明确服务目标

质量管理的原则之一是以顾客为中心原则。高校信息化档案馆的建立主要的服务目标教师、学生、管理人员和企业等多方位一体化的建设。高校信息化档案馆的调度工作主要以构建教师、学生、管理人员和各企业单位之间的信息联系为主。学生向教师学习理论知识, 毕业于企业, 利用所学的知识应用于企业;教师把知识教给学生, 把科学研究应用于企业, 提高企业的生产力;企业收纳学子, 并和学校和作办学、共同搞科研, 所以信息化档案馆的服务对象为四个方面构建了四条主线。统筹管理、规划这几方面的关系, 改变单纯的为一方面服务的错误观念, 建立整体服务意识。

2. 组织管理问题

质量管理的原则之一是领导作用原则。高校信息化档案馆的建立应该在领导统一指挥下进行建设。

(1) 提高管理人员能力。稳定管理人员队伍, 充分利用中层干部的领导能力, 提高工作的衔接性, 让信息化档案馆建设过程具有连续性;加大管理者重视程度, 运用各种形式, 让管理者参与到信息化档案馆的利用上来, 让管理者既作为管理者, 也是使用者, 这样能发现问题所在, 及时修正。提高管理者和工作人员的思想一致性, 增强协调性, 提高效率。

(2) 加大资金投入。高校信息化档案馆建设是需要大量的资金投入, 可以采取分阶段建设方法, 防止初投资过大的问题, 也可以采取校企合作的方式, 让外部资金注入。

3. 提高服务人员自身素质

质量管理的原则之一是全员参与原则。全面人才素质建设是提高实力的关键。

(1) 提高自身素质。高校信息化档案馆工作人员必须熟练掌握基本的计算机知识和网络技能, 引进高级信息化档案馆人才, 同时加大力度培训工作人员的计算机和网路技能, 让其能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息。

(2) 明确合理化分工。根据新老档案工作者自身的特长, 寻找合适自身的岗位分工, 优化工作分工方案提高工作效率。

(3) 培训服务对象。由于虚拟用户存在不确定性, 为了提高信息化档案馆工作效率, 要档案馆采取用户管理和培训工作。

(4) 要树立档案人才是第一资源和以人为本的理念。

4. 优化建设过程方法

质量管理的原则之一是过程方法原则。进一步优化高校信息化档案馆建设过程方法。

(1) 全民重视档案工作。考虑到档案鉴定工作滞后性, 加快档案管理理论研究与提高档案管理实践能力, 是需要靠全体档案人共同努力的。

(2) 加大信息化资源积累。信息化档案资源积累工作需要系统的有序的进行。针对老的档案资料采取慢慢推进的方法, 运用各种手段将传统档案数字化;加快办公自动化建设, 减少公文纸质环节, 尽快实现数字化。

(3) 增强信息化档案的效率。要研发或购进档案管理软件、计算机等设备硬件, 加快档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。在收集档案时要逐步做到同时接收机读目录。有条件的档案馆 (室) 应通过接收电子档案对各种类型档案进行数字化等方法, 逐步实现档案目录、全文信息查询、机检, 不断提高服务效率和质量。

(4) 明确信息化的重点。明确工作重点, 有利于提高建设信息化档案馆速度, 防止重复工作量。

5. 规范管理系统方法

质量管理的原则之一是管理系统方法原则。高校信息化档案馆建设过程中要建立质量管理体系, 运用体系管理的方法, 实施对各个过程系统的控制, 实现的预定目标。技术问题也是系统不完善的问题, 解决技术问题, 完善系统, 用技术实现系统化。

(1) 大力推进运用计算机管理档案。为提高计算机和网络技术的应用程度, 各高校要为档案馆 (室) 配备必要的、足够的符合工作要求的计算机、防磁柜等设备, 并尽可能解决档案工作办公用房及库房, 以满足档案信息化建设之必需。

(2) 创建系统化建设思路。使用符合高校档案管理要求的软件, 进一步提高档案管理软件的技术和应用水平, 尽快实现网上归档, 推进档案管理与学校办公自动化同步发展, 构成一体化系统。

(3) 提高网络建设。国家已经加强教育网建设速度, 大幅度提高网路的传输速度已经进行, 高校已经实现网络全覆盖, 基本保证每个办公室都配备了计算机, 同时高校也要加大服务器等硬件设施的建设。

(4) 提高网络安全意识, 确保网络安全。建立和完善档案信息安全管理体制, 各高校档案馆 (室) 人员要提高信息安全意识, 防止失密、泄密的发生, 要严格遵守相关的安全保密制度, 确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网, 档案馆 (室) 内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统的安全。

(5) 防止信息迁移丢失, 建立多媒体数据库。由于信息存储格式的多样性和变异性, 必须防止信息迁移中数据丢失造成数字信息无法准确恢复问题, 要求开发和使用新的硬件设备和软件系统识别系统必须考虑原硬件设备及软件的衔接性, 否则不予推广使用;考虑到信息化档案馆中存储了较多多媒体信息, 必须建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

6. 加强建设的持续性, 加大改进力度

质量管理的原则之一是持续改进原则。完善一系列标准及规章制度, 是保证质量管理建设的必要手段。不断更新、修改规章制度, 是可持续性发展的措施。

(1) 建立统一的信息化技术标准。高校的信息化档案馆的建设、利用过程中必须建立统一的数字化技术标准和要求。各高校要加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站 (页) 建设与管理等方面的行政规章, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 推动档案信息化建设有序开展。

(2) 完善相关法律法规。高校信息化档案馆建设是严格按照国家的法律法规来执行。国家也要加大力度完善相关法律法规。

7. 落实择优方案

质量管理的原则之一是基于事实的决策方法原则。建立高校信息化档案馆, 必须先进行大量而又全面的调研和分析, 根据研究的结果, 为了避免方案单一, 要加强新型档案的储存意识与认识, 并形成有效的收集、整理、保存和提供利用的理论体系, 确定管理质量建设目标并提出符合高校自身特点的、实现目标的具体方案, 对可供选择的几个方案进行优选后做出抉择。

8. 加强各方面的交流与沟通

质量管理的原则之一是互利的供方关系原则。部分高校在建立信息化档案馆必须从使用者的角度出发, 考虑人性化功能设计。加大使用者与设计者交流息信, 以利于设计与使用通力合作, 促进两者建立互惠互利的合作伙伴关系, 使得双方都能受益。

三、结论

在高校信息化档案馆建设与管理体系中"质量管理"理念作为整个体系构成的支撑, 建立相应的质量体系, 将所发现的目前高校系统中实际存在的诸多问题, 从质量管理的八项基本原则及质量管理的角度出发, 系统的提出了改革措施, 并结合实际一对一进行科学、系统地分析高校信息化档案馆的功能、管理规则。从组织管理、自身素质、建设过程、管理系统、加强交流与沟通等方面明确提出相应的解决方案。使高校信息化档案馆建设与管理体系更具有科学性。

对信息化档案馆的硬件设备、软件系统、人力资源、制度规范的管理进行合理的配置, 实现信息化档案馆的管理职责、资源管理、产品实现和质量控制与质量改进, 从而提升信息化档案馆的整体质量, 构建成多层次和多纵横的质量管理体系。

摘要：在本文对"质量管理"理念在高校信息化档案馆建设与管理体系中应用进行研究。在整个高校信息化档案馆的管理建设与过程中, 重点突出“质量管理”管理理念, 结合所发现的目前高校系统中实际存在的诸多问题, 从质量管理的八项基本原则及质量管理的角度出发, 系统的提出了改革措施, 并结合实际一对一进行科学、系统地分析高校信息化档案馆的功能、管理规则等, 并从组织管理、自身素质、建设过程、管理系统、加强交流与沟通等方面提出解决方案。使高校信息化档案馆建设与管理体系更具有科学性。对信息化档案馆的硬件设备、软件系统、人力资源、制度规范的管理进行合理的配置, 实现信息化档案馆的管理职责、资源管理、产品实现和质量控制与质量改进, 从而提升信息化档案馆的整体质量, 构建成多层次和多纵横的质量管理体系。

关键词：高校信息化档案馆,信息化建设,质量管理