数字化信息档案管理论文

【摘要】随着网络的不断发展，计算机在日常生活中的普及，使得信息数字化在档案中逐渐应用。本文首先概括了档案信息数字化的含义，分析了与传统档案相比较的优点，并整理了计算机技术在档案管理中的应用，旨在完善我国档案管理的信息化建设，仅供业界人士参考。今天小编为大家推荐《数字化信息档案管理论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

数字化信息档案管理论文 篇1：

信息数字化高校档案管理浅析

【摘 要】随着信息化的不断发展与进步，在高校档案管理中也逐渐实现了对于信息化与数字化技术的应用。信息数字化高校档案管理的内容不仅包括高校档案信息的数字化管理实现，还包括高校档案信息接收与传递、存储、利用的一体化形式，以及档案系信息的网络化实现。总之，信息数字化高校档案管理是一种档案管理模式由档案实体管理为重点逐渐向以档案数字化以及档案管理服务化方面转转变的管理形式，是高校档案管理现代化的重要体现与反映。本文将结合高效档案信息数字化管理的重要作用意义，从信息数字化高校档案管理中存在问题以及具体建设管理方法措施等方面，对于信息数字化高校档案管理进行分析论述，以提高高校档案信息数字化管理与发展水平。

【关键词】高校；档案管理；信息化；数字化；管理水平；建设；分析

信息数字化档案管理与建设是在信息化与数字化快速发展与应用的重要体现。通常情况下，档案信息数字化管理与建设包含的内容比较宽泛，不仅包含对于档案资料的信息化管理方式手段，而且还包含档案资料本身的数字化实现。进行档案的信息数字化管理，就是指通过使用现代化的先进信息技术，在对于高校档案资料以及信息资源的收集以及整理、开发、利用等过程进行加强的同时，实现对于高校档案管理的信息数字化。总之，对于高校档案建设管理的信息数字化过程，既是一个信息数字化建设的过程，也是进行一种信息资源的存储以及检索、管理方法形式和载体发生变化的过程。进行高校档案管理信息数字化是以现代信息技术的应用实现作为基础，同时以高校档案资源以及信息作为主导，通过网络化方式以及数字化手段，在实现资源共享目的的同时，通过对于分散的电子资源以及档案信息进行连接，进行分布式数字信息系统的建立与管理实现。高校作为人才培养以及科学研究等的重要基地，档案管理与建设的信息数字化，更加具有必要性和作用意义。本文就将结合高校档案管理的信息数字化作用意义，在对于高校档案管理信息数字化问题分析的基础上，实现对于高校档案管理与建设信息数字化方法措施的分析论述，以提高高校档案管理的信息数字化水平。

1、高校档案管理信息数字化的必要性与作用分析

1.1 高校档案管理信息数字化的作用意义分析

在进行高校档案管理建设中，信息数字化档案管理主要是指以现代先进信息技术作为基础，以档案资料以及信息资源管理为主导，以档案信息资源共享为目的，在通过数字化以及网络化等技术手段与方法的情况下，把分散的档案资料以及电子资源信息进行连接整合，以进行分布式数字信息系统的建立，实现对于档案资料与信息资源的信息数字化管理。而高校作为重要的人才培养以及教学科研等基地，其档案资源的信息数字化建设，对于人才培养与教学科研的发展等，都有着非常重要的积极作用和意义。高校的档案资料以及信息资源作为高校教学以及科研、管理、决策等的重要信息服务保障，其管理水平的高低直接决定着高校科研以及教学、管理中的信息服务质量与水平，从而对于高校的教学以及科研、管理、决策等发展水平等，都有着直接的影响和作用。另一方面，随着科学技术的发展以及信息化水平的不断提高，信息化以及数字化技术在实际中的应用范围与数量越来越多，并且越来越普遍，高效档案管理的信息数字化实现，也是顺应现代化与信息化发展客观要求的重要体现，对于提高高校档案管理与服务水平等，有着积极的作用和影响。

需要注意是，在高校档案管理信息数字化建设的过程中，档案系信息的数字化是实现档案管理信息化的重要核心，在进行高校档案管理的信息数字化建设中，网络技术是档案管理信息数字化建设的条件，而人才是进行高校档案管理信息数字化建设的保障。

1.2 高校档案管理信息数字化的必要性分析

在高校档案管理研究工作中，档案管理的信息数字化发展与实现，给高校档案管理研究带来了新方向，并且逐渐成为当前高校档案管理与建设的重要方向和研究课题。在档案信息化建设与管理的相关要求中，对于档案管理的信息数字化建设中也提出了明确的目标和任务，要求要以档案信息化建设为主要目标和任务，通过加强对于电子档案信息的规范化管理与建设，进行馆藏档案资料的数字化与信息化建设步伐与水平，进行公共档案信息网络查询服务的开展，以加快推进档案信息化建设的标准体系与安全保障等体系，促进档案管理的信息化与数字化建设发展。因此，对于高校档案管理来讲，进行信息数字化的档案管理建设也具有很大的必要性和发展建设趋势。

首先，高校档案管理的信息数字化建设，是高校进行校务办公透明化的需要。在高校档案管理中，对于高校档案的信息化管理是进行高校档案管理工作服务开展的重要需求，也是高校进行档案工作服务开展手段的重要需求。随着现代信息技术的不断发展与进步，在高效档案管理中，信息数字化档案管理手段方式的功能开发，不仅能够更加有效与完善的实施对于高校档案管理工作与服务的开展，同时，也在一定程度上对于高校办公事务开展中的透明化以及主动化服务提供了一定的积极条件和作用。其次，高校档案管理建设中，实施信息数字化档案管理与建设方式，也是现代信息技术发展条件下，信息化社会资源共享的发展需求体现与满足实现。再次，进行高校档案管理的信息数字化建设，对于高校办公管理效率以及工作水平的改善提升等，都有着积极的作用和意义，因此，进行高校档案管理信息数字化的建设实施，也是高校办公管理效率提高的发展需要。总之，结合高效档案管理信息数字化的建设作用影响与意义，进行高校档案管理信息数字化建设具有非常突出的必要性和积极作用意义。

2、高校档案管理信息数字化建设中存在的问题分析

首先，在进行高校档案资料的管理建设中，传统的档案管理中，由于档案资料大多是纸质档案资料，而纸质档案其档案内容的原始性与档案资料形式的原始性有着很大的依附关系，因此，在进行档案资料的真伪辨别与管理中，比较容易进行，只要通过档案形式的原始性进行判断确认即可。但是，在信息数字化档案建设与管理中，与传统纸质形式档案管理相比，又具有一定的困难性，比如，对于电子档案资料来讲，在进行电子档案资料真实与准确定的鉴定管理中，由于电子档案资料的内容与形式等，都是相对比较独立的，因此，电子档案资料的内容不仅容易发生变化，并且也没有相对比较固定的形式约束，容易在进行电子档案资料的检验管理过程中，很难对于电子档案资料的原始性以及真实性和完整性等，进行鉴定与确认管理实施。

其次，在进行档案资源的存储保管中，对于高校档案资源的信息数字化管理建设来讲，由于高校档案管理的信息数字化建设中，电子档案资料形式的存在以及在档案资料中的重要地位，因此，对于电子档案资料的保存管理就成为高校档案管理信息数字化建设中一个重要内容。通常情况下，对于电子档案资料袋的存储管理中，电子档案资料存储载体的保护技术问题，也是电子档案资料存储管路中的重要和突出问题。电子档案资料的存储载体的材料多为磁性物质和光盘等，在电子档案资料的存储磁性物质以及光盘载体中，作为磁性物质与光盘存储载体的重要支持基础，聚酯底基本身具有容易发生热胀冷缩的特征，并且在进行电子档案资料的存储应用中具有容易磨损以及脱落、粘连、生霉等特点问题，因此对于电子档案资料的存储再现以及存储管理等，都存在着很大的不利影响和作用。这也是高校档案管理信息数字化建设中的重要和突出问题。

3、高校档案管理信息数字化建设方法措施分析

根据上述高校档案管理信息数字化建设的必要性与作用意义分析，结合高校档案管理信息数字化建设中存在的问题，在进行高校档案管理的信息数字化建设过程中，应注意结合高校档案管理信息数字化建设的内容，从以下几个方面进行管理建设实施。

首先，在进行高校档案管理的信息数字化基础建设中，应注意明确高校档案管理的信息数字化基础建设是重要的基础建设部分，对于高校档案管理的信息数字化建设整体水平以及建设成效等，都有着重要的影响和作用。通常情况下，高校档案管理信息数字化基础建设中，需要建设实施的主要内容包括计算机、交换机以及路由器、服务器、存储器等基础结构装置的建设。其次，在进行高校档案的信息化建设实现中，应注意以纸质档案资料的数字化转换实现以及照片、图纸等档案资料的数字化转换实现、录音与视频档案资料的数字化实现为主，进行档案资料的信息化建设实现。最后，进行高校档案管理的信息数字化建设中，还应注意建立相关的高校档案管理新型信息服务中心，以实现高校档案管理中信息数字化建设的资源共享目的，提高高校档案管理信息数字化建设水平，同时注意加强对于档案管理中信息数字化建设的安全管理实施，以保密设置或者是身份认证等进行档案资料安全性管理实现，并注意保证 档案资料的完整性等。

4、结束语

总之，高校档案管理的信息数字化，是现代信息科学技术发展以及现代化、信息化社会发展需求的推动作用下，顺应信息化建设与发展需求，提高高校档案管理与建设水平的关键。因此，进行高校档案管理信息数字化的分析与研究，具有较大的必要性和积极作用、价值意义。

参考文献

[1]弓箭.以教学评估为契机加强高校档案信息数字化管理与建设[J].齐齐哈尔医学院学报.2007（11）.

[2]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）.2010（4）.

[3]张莉萍，胡杰军.高校档案信息数字化、网络化建设的实践与思考[J].十堰职业技术学院学报.2009（4）.

[4]陈小春.高校档案利用中存在的问题及思考[J].兰台世界.2012（14）.

[5]晁永刚，马玉妍.数字档案馆建设问题探讨[J].黑龙江档案.2011（5）.

[6]周蕾.档案信息数字化外包共建风险控制探析[J].兰台世界.2011（15）.

[7]王涛，唐曙光.在档案信息数字化管理环境下，实现信息服务的社会化[J].中国西部科技.2011（17）.

[8]周立群.浅议高校馆藏档案信息的数字化建设[J].云南档案.2008（4）.

作者简介：

宋丹，女，1983年3月生，汉族，籍贯：广西浦北，工作单位：湛江师范学院，职称：馆员；本科学历，研究方向：档案管理，

作者：宋丹

数字化信息档案管理论文 篇2：

浅谈信息数字化在档案管理中的应用

【摘要】随着网络的不断发展，计算机在日常生活中的普及，使得信息数字化在档案中逐渐应用。本文首先概括了档案信息数字化的含义，分析了与传统档案相比较的优点，并整理了计算机技术在档案管理中的应用，旨在完善我国档案管理的信息化建设，仅供业界人士参考。

【关键词】信息数字化；计算机；档案管理；应用

前言：随着我国经济的发展，企业的工作效率也在随着网络化的普及逐步加快，但是当前我国档案的管理还存在传统的纸质管理方式，目前为止是两种方式并存的，文章着重写的是档案管理的信息数字化应用。只有不断的加强档案的管理才能为企业人员做好基础保障。

1.档案信息数字化概述

档案信息数字化，即应用计算机技术把图书馆，档案室等地方所收集的纸质的档案材料，档案信息等用微机来进行筛选和采集，分类并加工，使这些档案信息随之转变为存储在计算机和网络当中的二次文献的形式来供工作人员，查阅档案者等来阅读，利用的过程。通过软件和硬件对档案信息进行加工后的信息产品与纸质档案相比，其优点是在档案信息实现数字化，电子化之后，档案信息更容易保存，修改，查询和传递。计算机信息网络化应用在档案信息管理计算机系统检索当中，可实现档案信息检索方式由联机检索，脱机检索逐渐发展成为更加智能化的学习网络检索。通过网络检索可以使档案信息资源共享，并以此来方便档案信息的查询。

2.与传统相比的优点

计算机技术在档案管理的应用中发挥着越来越重要的作用，社会的迅速发展以及计算机网络的迅速普及，在推动社会进步的同时，也改善了人们的日常生活，促进计算机信息处理与档案信息管理的有机结合，计算机技术和网络技术为主体的现代信息技术迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机。通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输，熟练各种现代工具的使用是对档案工作的要求，也是档案工作自身发展的必然趋势，从而对我们科技档案管理人员提出了更高要求，无论是政治素质、能力素质、业务素质都要适应新形式的发展。在档案信息管理的过程中，计算机数据挖掘技术的应用，在提高档案信息整体管理水平的同时，还在一定程度上提高了档案管理人员的档案管理效率。利用计算机管理系统，不需要提供整卷档案内容，只需将单份文件提供给查阅者，这样档案利用者能够在短时间内找到想要的文件，又增强了文件的保密性。计算机网络传递可采用多种形势传输，如群发、大量发送、指定发送、定时发送，即时发送等，网络传阅文件具有很高的工作效率，可以花很少的时间就能安全阅读和审批大量文件，真正做到事半功倍。

3.计算机技术在电子档案管理中的运用

随着电脑技术的快速发展，电子档案也越来越广泛地应用到企业中，电子档案把企业的管理难度大大降低了，那么操作起来就更加方便快捷，也提高了企业的工作效率。计算机技术在电子档案管理中的应用广泛，需要注意的很多，主要运用到以下的工作中。

3.1特殊载体档案保管工作

由于照片档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，特别快捷。

3.2建库工作

建立档案数据库就是将各种信息录入数据库中，形成一个庞大的系统，尤其是在乡镇的档案管理中，主要服务对象是乡镇机关各办，村居、学校等，其档案数量大，内容杂，如果单一的管理起来并不方便，尤其是在查找的时候，很难迅速的找到。如果建立一个统一的数据库进行档案的管理就会相对比较方便。建立数据库是一项周期很长的工程，需要不断的完善与改进，这样才能适应信息的不断变化。

3.3存储工作

对于以前手写的档案大多数都是用纸质的，时间长了的档案都储放在档案室里，要占用一间房子，那么日积月累以后纸质的档案越来越多，档案室里存储放不下就只能再加一间房子来继续储存纸质档案，这样无限期循环起来。就加剧了存储室的负担。那么电子档案就跟传统的纸质档案有着天壤之别了，档案人员只需要把档案输入电脑，它就会自动存入计算机的数据库中，它不仅占用空间小，而且存储空间大。

3.4查询工作

企业在发展过程中，会经常参考往年同期的记录作比较，来确定公司的进展。那么如果使用的是纸质的档案的话，寻找起来就很麻烦了，要动用大量的人力来参与，还要浪费大量的时间，这样就降低了员工的工作效率。但如果使用的是电子档案的话，在计算机相应的文件上只要输入所要查询的数据代码，计算机就会自动而准确地为您寻找出你所需要的资料。这样不仅减少了大量的人力，还为公司减少了大量的时间。这样工作效率也就大大地提高了。企业的发展也就蒸蒸日上。企业很有可能会因为这个扭亏为盈。

3.5档案整编

档案已经迎来信息化时代，未来很可能会走上无纸化时代。计算机技术在档案整编过程中为档案管理人员提供了很大的便利。在计算机系统中，将档案分类，由档案管理人员设置一定的操作权限，将档案进行保存管理，一般该系统不容许其他人随便进入，以防档案信息泄露。计算机技术在档案整编中为档案管理人员提供了一个很好的操作平台，档案管理人员对档案的整编工作只需要通过计算机进行整理操作，无需进行纷繁的纸质化的档案整理，减少了工作量，全面提高了档案的管理水平。

4.结束语

只有不断的提高档案管理的工作效率，才能构建高水平的档案结构，为我国的档案事业做出贡献。这就需要档案管理人员不断的学习计算机知识，提高自己综合素质，为档案工作打下坚实基础。随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下，其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。這就对档案管理人员带来了严峻的考验，因此加强信息数字化档案管理至关重要。

参考文献：

[1]陈丹.学校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].黑龙江科技信息.2011：30.

[2]邱晓威.计算机管理档案与网络化[J].档案学研究，1996（02）.

[3]（美）萨曼达，（美）希瓦史塔瓦，著，罗英伟，等，译.信息存储与管理：数字信息的存储、管理和保护.北京：人民邮电出版社，2011.

[4] 韩小明. 计算机综合档案管理系统的设计及应用[J]. 广东工业大学学报. 1999（03）

作者：李芳

数字化信息档案管理论文 篇3：

信息数字化对高校档案管理的影响

计算机的大量应用，使高校档案信息数字化成为必然，信息数字化打破了高校档案管理的传统模式，使其进行了一次“华丽转身”。本文就信息数字化对高校档案管理的影响进行了论述。

信息时代的到来，使档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为文化资源、知识资源和信息资源。档案信息的收集、整理、开发和利用的方式也发生了根本性变化。

一、传统的高校档案管理

1．管理人员素质不高。一些学校把档案管理岗位视作“照顾”岗位，安排“老、弱、病、残”及“关系”人员到档案管理岗位上从事“轻便”工作，且不重视对档案人员的继续教育、知识更新，高校檔案管理中缺乏专门的人才。

2．工作量大，效率低。档案管理是十分繁杂和琐碎的工作。由于大多数的档案都是纸质的档案，无论是分类还是校对，都要耗费大量的人力资源和时间，效率低而且容易遗漏、差错。

3．资源共享差。学校的人事档案、学生档案等分别处于不同的职能部门，往往由于分别统计和校对各自的信息，缺乏应有的信息共享，信息反复收集。

4．高校合并带来大量问题。国内许多高校经历过几所学校的合并，带来原学校的档案流失，原有的整理标准不一致等一系列问题。这些都造成了重新整理归类困难和原来学校的档案管理人员转岗导致档案的交接困难等。

二、信息数字化影响之下高校档案管理的华丽转身

1.节省了大量人力、物力，提高了管理效率。（1）节省了档案存储空间，使档案信息储存更完整。利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免纸质档案经过长时间存放及翻阅，材料容易破损或残缺，而转化成数字形式存储于计算机内，不会因为长时间存放及翻阅而损坏。（2）缩短了信息加工时间，提高档案信息的时效性。手工档案信息加工通过“选题一选材一编辑一出版”，这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化，可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。（3）缩短档案信息检索时间。手工档案信息检索，需要先检索目录，然后到指定的档案架上进行查找，如对查找信息不是很明确，就会增大查阅难度，增加档案材料的查找时间。

2.促进了高校校务办公透明化。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息，这就为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。

3.实现了信息资源社会共享。随着计算机的高速发展，人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现了档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实行档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化，形成了区域性全国性的联机服务网络。通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，为校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。

三、如何加快档案数字化进程

1.提高档案工作者的素质。由于科学技术的飞速发展，大量的先进技术使传统的档案理论与实践受到严重的冲击，因而档案工作人员的业务知识更新，作为新时期的档案工作人员，要调整知识结构，不断学习新知识，及时把先进的科学技术引进到档案工作中来，实现档案工作的现代化。

2.增加投资力度。档案信息化建设是—项大投入、长积累、晚见效的工作。要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。增加资金投入力度，是加速高校档案管理信息化建设步伐的保证。

3.建立档案信息安全保障体系。档案信息系统运行的安全性问题是巨联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。对于这些威胁，我们必须要有充分的认识和相应的防范措施，同时注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。

随着计算机网络进一步的发展，数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，到那时，实体的高校档案馆也许不复存在，激光光盘技术已可以把一个高校档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息，通过数字化的存储技术，储存在几张小小的光盘里，任何个人和机构只要通过计算机网络，均可以拥有和使用，这也许就是高校档案信息的未来。

参考文献：

[1]黄妮娜.信息化技术在高校档案管理的应用研究[J].长江大学学报（社会科学版）,2010（33）.

[2]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版,2010（30）.

（作者单位：广东白云学院 ）

作者：冼玉华