数字化档案管理中的信息安全保障

2022-09-11

在档案管理的数字化进程中, 数字档案的安全问题是急需解决的问题, 在进行保障工作时要考虑多方面因素的影响, 运行过程相当复杂。

一、安全管理在实际保障数字档案信息安全方面的作用

安全管理对信息化档案的保障是十分重要的, 是最好的实现信息安全的方式。管理贯穿于保障信息安全整个过程的始终:

第一点, 在对新型信息化档案进行管理时一定要制定符合实际情况的规章制度, 建立一个常规的标准, 在实际进行过程之中也要统一的进行管理。除此之外, 档案的管理也与技术层面息息相关。对于数字档案要进行系统的安全管理, 使系统的各个功能可以得到更为安全的实现。

第二点, 对数字化档案进行管理的工作人员方面。通过对数字档案进行信息化的管理, 让相关的工作人员都切实行动起来对数字化档案进行进一步的保障。在人员的实际工作的分工上进行细致的管理, 从而使数字化档案的管理员认清自己的责任, 进一步加强数字化档案管理的安全程度[1]。

二、建立新型的档案管理模式

在对数字化的档案进行实际管理的过程中, 经常会出现只重视技术层面的研发, 而对管理方面就比较轻视。事实上, 如果想要切实确保数字化档案安全的管理, 就一定要把管理与技术开发放在同一水平上进行, 这才能对档案的安全管理作出更为有效的保障。

(一) 建立针对数字化档案信息管理的新模式

对数字化档案进行安全管理的目的是最大程度上保障数字化档案的安全, 进而使档案系统在实际使用上可以更加安全稳定。在进行数字化档案的信息安全管理时主要需要租掉以下几点:第一点, 要在企业内部建立相关的管理机构;第二点, 科学合理的对管理的计划进行制定, 并且在实际运行过程中严格按照计划进行实施;第三点, 要对管理工作相关的工作人员进行组织培训, 提升企业内部的整体安全思想;第四点, 实际落实方面要选择有严格质量监控的产品;第五点, 对数字化档案管理的整体体系根据实际情况进行科学的检查。最后, 还要对实际的管理效果进行测评, 如果出现问题, 那么要根据实际情况及时考虑应对措施, 从而进一步对数字化档案的安全进行保障。

(二) 数字化档案信息管理的具体实施过程

1. 组织机构方面要进行进一步完善

数字档案安全管理负责整个系统的安全, 所以在选择组成人员时一定要有一定的专业水平, 在实际进行安全管理的过程中, 每一个细微的环节都要与档案的管理部门进行实时的交流, 对数字档案进行管理的部门会对相关档案的信息以及整个系统的实际运作状态进行评价, 然后根据系统的实际情况具体分析出应该使用的改善对策[2]。

2. 对数字化档案系统进行具体的风险评估

通过风险评估来识别风险大小。在档案部门正常进行管理工作之前, 必须要对数字化档案系统进行评估, 如果系统之中存在着危险的因素, 那么就十分有可能使档案的安全受到危害, 甚至使整个数字化档案管理系统瘫痪, 这就使企业增加了经济方面的严重损失, 甚至对企业的档案管理部门的名誉造成了很大的负面影响。通过对数字化档案管理系统进行风险的评估, 可以进一步对系统中存在的风险进行明确, 从而为数字化档案的管理提供更有力的基础支持。

3. 在实际进行管理时要制定出与安全相关的策略

在相关的数字化档案管理的法律法规的保护之下, 通过科学和理的安全技术以及安全管理方案, 从而抵挡外界因素对数字化档案的攻击, 整体上增强系统的防御能力, 从而进一步保证数字化档案的安全。具体的安全策略需要通过运行中出现的问题而进行改进, 最终数字档案信息安全管理就会更加科学完善[3]。

4. 要不定期的培训工作人员的安全管理意识

在对数字化档案进行安全管理过程之中, 对员工的培训也是特别重要的过程, 直接影响到数字化档案的安全管理。在数字化档案系统的实际运行过程中, 有很大一部分的安全问题都是工作人员没有正确的进行操作而形成的。工作人员在工作时很大程度上会受到外界因素的影响, 而且工作人员的技术是否娴熟, 是否有进行数字化档案安全管理工作的责任心也会很大程度上影响到实际的档案管理情况。要不定期的对工作人员进行安全管理意识的培训工作, 从而进一步加强档案信息的安全管理, 从而进一步达到保证数字化档案的完整性的目的。

三、完善管理保障的措施

只有加强数字化档案的安全管理才能进一步保障数字档案信息的安全。在实际进行管理工作时, 一定要制定出科学合理的管理措施, 才能进一步达到保证档案信息完整的效果。根据实际进行安全管理过程中显现出的问题, 可以使用以下措施来对安全管理进行完善:

(一) 建立健全管理制度体系

管理制度是保障数字档案信息安全的重要措施。为保障数字档案信息的安全, 以下几项规章制度必不可少:

1. 人员安全管理制度。包括安全审查制度、岗位安全考核及安全培训制度等。

2. 文档管理制度。对己经存储的数字档案信息均应进行密级分类 (绝密、机密、秘密与非保密) , 对敏感信息与机密信息应当加密并脱机存储在安全的环境中, 防止信息被窃听、变更与毁坏。

(二) 建立数字档案信息管理的记录系统

数字档案信息形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身存在形式, 因此, 应建立和执行严格的保管制度该为每一份数字档案信息建立必要的记录, 用这些记录来证实其内容的真实性。

四、结语

总之, 管理是贯穿数字档案信息安全保障整个过程的生命线。在网络环境下, 档案部门一定要建立高效率的数字档案信息安全管理体系, 以满足社会更高层次的数字档案信息需求。制定合理而严密的管理措施和规范, 才能真正保护数字信息的真实、可靠和完整。

摘要：在档案管理逐渐的信息化进程中, 数字档案的安全保证如何实际进行是现在需要重点进行探究的问题, 其中与档案信息化建设中的多个环节都有关联, 如相关法律法规、档案安全执行的标准、相关人才的发掘等等方面, 实际运行起来整个过程是十分复杂的。本文重点讨论了数字档案管理的相关问题, 对有关的措施进行了探讨, 并且根据实际情况提出了相应的改进措施, 从而使数字化档案的安全管理进一步完善。

关键词：数字化,档案信息,安全管理