电子档案管理的一些认识和思考

一、电子档案的含义

(一) 电子档案的概念

电子档案, 主要是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。电子档案的出现是社会科技发展尤其是信息化时代发展的必然产物。

(二) 电子档案的两大特点

电子档案的存在和发展是必然的, 因为电子档案本身具有一些纸质档案所无法比拟的特点和优点。

1. 电子档案的载体较小, 但存储量丰富、内容多样。

电子档案将所需保存的资料转化为电子数据而进行存储, 一改以往档案储存必须以纸作为载体的模式。而电子数据的一个最大特点就是所占空间极小, 因此电子档案的存储量相当丰富。信息时代下电子档案的另一个重要特征就是不再单纯地以文字作为处理的对象, 而可以将文字、图形、声音、影像等多媒体信息综合处理, 将这些内容同时同步储存于一个载体之上。这样, 电子档案就一改纸质档案只能储存文字的局限性, 使得所储存的资料更接近现实。

2. 资料异地利用的迅速准确性以及资源共享的便捷性。

现代社会的资源利用逐渐呈现出地域扩大的现象。电子档案的特性决定了其可以在实现信息的存储、传递、编辑、加工并转化为可视、可听的信息方面具有高效性。同时电子档案不受时空的限制, 能够实现在同一时间、不同地点分享同一信息。这样的便捷性使得电子档案的发展成为社会发展的必然。

二、目前电子档案管理中存在的主要问题

随着科技时代的飞速发展, 电子档案的飞越发展给档案管理带来新的机遇, 但我们必须清醒地看到, 电子档案管理仍然存在大量未解决的难题。

(一) 电子档案存储管理过程中的问题

电子档案的存储与管理离不开相应的存储技术和设备, 只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备才能识别它的信息内容。因此, 电子档案在阅读上对生成环境的依赖性决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。在具体实际工作中这些载体包括磁盘、硬盘、U盘、光盘等存储设备, 计算机系统管理使用的各种程序和文件, 如计算机操作系统。电子档案存储在这些设备中会受到这些存储设备硬件的寿命以及计算机软件影响。一旦系统崩溃或者硬件受损就会带来相应档案文件无法读取或灭失的问题。

(二) 电子档案利用过程中的问题

电子档案的利用与纸质档案的利用相比, 最显著的特点是迅速快捷。通过计算机平台或者计算机网络平台, 电子档案的需求者可以很方便的读取相关信息;然而, 在便利的同时也带了相应的管理问题。例如对于纸质文件来说, 内容的原始性附着在形式的原始性上, 其字体、字迹、图像、印章等清晰可辨, 内容真伪易于判别。而电子档案的内容和形式是相对独立的, 不仅内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对档案进行检验时, 很难对电子档案的原始性进行鉴定。况且以电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致, 可以说既是原始的, 又是复制的。由于电子档案的易于被修改的特点, 在电子档案利用的过程中可能会带来相关信息被改动或被覆盖, 从而使具有原始性的电子文档面目全非, 造成电子档案原稿的破坏。此外, 电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加, 而且形式多样、存储分散、极易丢失。因此, 便导致档案保管部门在电子档案利用之后进行检验时, 很难对电子档案的原始性与完整性进行认定。

(三) 电子档案管理过程中的安全性问题

在对电子档案管理的过程中, 如果使用网络化进行管理, 即将档案存放在可以由网络互访的服务器上, 就意味着存在电子档案数据被更改、相关信息被窃取的危险。这就导致电子档案极易失真, 如将纸质档案转化为电子档案的过程中稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终, 信息内容出错的概率和机会远高于传统纸质档案。另外, 电子档案可被原样复制, 甚至被篡改后而不留痕迹。例如, 现在电子政务系统中大量的政府公文通过Inter-net发布、高效流转, 电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时, 电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵, 接入互联网时所遇到的非法访问难以计数, 而现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防, 使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

三、加强电子档案管理的有效对策

(一) 加强电子档案管理的相关制度建设

应根据档案管理的相关规定, 电子档案管理的特点, 结合档案管理部门的实际情况, 制定一套切实可行的电子档案管理制度。具体要做到对电子档案的形成、归档、利用、鉴定等一系列工作环节进行相应制度建设。此外, 在制定电子档案管理制度时应该注意建立电子档案管理各工作环节的责任人制度;注意工作流程要符合本单位档案工作的实际情况;还要注意对电子档案的动态管理。

(二) 加强电子档案的利用过程管理

首先, 要建立便于电子档案利用的管理系统, 在电子档案利用的过程中, 电子档案要达到完整、准确、系统地归档要求, 没有相应的管理系统是不行的。电子档案管理是与传统纸质档案管理完全不同的档案工作, 计算机系统是有效管理电子档案必备手段。档案部门的计算机系统应满足电子档案管理各个环节的要求。要满足档案检查的要求、修改完善的要求、电子档案信息管理的要求以及电子信息提供利用的要求。该管理系统在电子信息归档时可以对电子信息进行检查、鉴定、验收, 除有关归档责任签署之外, 还能够有针对性地对利用的电子档案进行检查, 及时发现问题。其次, 要加强电子档案利用人权限的管理。电子档案利用涉及的人很多, 有档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者以及维护计算机系统的操作人员等等。由于他们各自的工作性质和责任的不同, 因而对其进行使用方法权限审核是十分必要的。审核应该根据电子档案利用人员的级别、层次进行使用权限认定, 并依此向利用管理系统进行相应记录。

(三) 加强电子档案的安全性管理

电子档案的安全措施是十分重要的。一是要运用先进的现代化网络监控技术, 对网络运行实施有效监控, 防止运行过程对电子信息的破坏;二是要通过对员工和设备的管理, 杜绝人为侵害的产生;第三是要严格按规范进行电子文件的归档审查, 保证归档电子文件的完整、准确及软硬件环境的齐套性, 保证电子档案的利用环境的存在与优化;四是要跟踪计算机软、硬件的更新节拍, 搞好电子信息的转化工作;五是要有较强的防攻击能力, 以免电子档案被篡改或被形形色色的计算机病毒攻击。

(四) 建立电子档案管理人员系统

电子档案管理人员系统至少应包括电子档案管理人员和电子档案专家咨询组两方面的队伍。首先, 档案人员除具备传统档案人员的素质要求之外, 还应具有丰富的计算机操作技术和日常维护技能, 因此配备适合工作要求的档案人员是搞好电子档案管理条件之一;第二, 由于电子信息的复杂性, 专职电子档案管理人员无法完全满足电子信息管理的各方面要求, 因此还必须在本单位聘请各行业的专家, 组成对电子信息管理的技术支持层, 对电子信息归档进行检查、对管理过程的问题实时解决。

(五) 要建立专门电子档案保管体系

满足电子档案载体保管的环境和设备要求, 包括专用库房、专用装具。

四、总结

电子档案管理的诞生, 对档案工作不仅是挑战, 同时也是机遇, 作为新时代的档案管理工作者, 应以此为契机, 拓宽思路, 大胆创新, 从而不断开创和完善电子档案管理的新模式。

摘要：在二十一世纪的今天, 信息化和网络化成为时代发展的趋势, 从而进一步推动了办公自动化的进程, 越来越多的电子文件不断产生。同时, 由于电子文件档案的出现和发展时间短, 暴露出的问题也较多, 如何做好电子文件的管理工作, 提高电子档案的数字化率, 确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性, 是当前电子档案管理工作中必须思考的问题。

关键词：电子档案,认识,思考