企业档案信息资源开发利用——检索工具的一点探索

档案信息的开发利用就是档案工作者把档案信息通过多种渠道和方式开发和传递给利用者, 从而实现档案信息的活化与共享。只有提供利用, 档案工作的价值才能得到实现。那么如何发掘档案中蕴藏的有利用价值的档案信息资源, 及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息资源, 满足利用者的利用需要, 成为档案工作者的一项重要工作。

一、档案信息资源开发利用的方式与途径

档案信息资源开发利用的方式与途径很多, 概括起来主要有以下几种:

(一) 借阅型开发利用。就是通过阅览、外借形式为利用者提供档案信息。这是一种最基本、最普通的方式。

(二) 编研型开发利用。就是通过公布、出版、印刷档案编研成果为利用者提供档案信息。这是对档案信息资源进行高层次和深度开发的一种方式。

(三) 咨询型开发利用。就是解答利用者提出的询问, 为利用者提供所需的事实、数据等结果。这是一种提供来自档案或与档案有关的智能服务。

(四) 宣传报道型开发利用。就是通过开展各种形式的档案宣传活动, 为利用者提供档案信息。这是一种最直观的开发利用方式。

(五) 网络型开发利用。就是通过网络为利用者提供档案信息。这种方式将成为档案信息开发利用的主要形式。

二、档案信息资源开发利用中对检索工具的探索

档案检索工具是联结档案与利用者的桥梁, 借助于它, 便可以开启档案信息宝库之门, 从数量浩瀚的档案信息海洋中迅速准确地获取所需档案。那么如何编制一个效果好的检索工具, 笔者在这方面进行了一番思考和尝试。

2012年3月, 集团公司启动了《组织史资料》丛书编纂工作。作为集团公司下属分公司, 既要负责上报总部卷内容、编纂企业卷内容, 还要指导基层卷内容的编纂。在整个编纂过程中, 最重要、最耗时的一个环节就是素材的查选, 查找到的有用的文件材料, 往往内容涉及多个单位或个人, 也就是说, 多个单位需要这份文件材料作为素材。为了工作方便, 编纂人员将查到的有用文件材料编制成《组织史资料》领导人员任免、组织机构沿革文件资料索引表, 放到组织史编纂办公室内设服务器上, 这样许多单位可以共享需要的文件材料, 节省了大量重复查档的时间。

作为组织史编纂项目的参加者, 同时又是档案工作者, 笔者认为上述索引表是一个快速准确找到档案资料的好工具, 于是把它应用到档案开发利用工作中。在原有的企业档案目录中增加“文件内容”列, 将企业档案目录加以完善, 用Excel表格的形式编制成各种专题的文件索引表, 比如查考利用率比较高的人事任免、机构调整、先进表彰、职称确认、土地征用等等专题的文件索引表, 形成系列的档案检索工具。

三、开发档案检索工具的可行性与优点

2009年开始, 集团公司在系统内部各单位推行了统一的档案管理系统, 同时开展了历史档案的数字化扫描工作。2012年, 历史档案目录迁移到了档案管理系统, 历史档案的数字化扫描工作也在有条不紊推进, 有些单位数字化工作已经完成, 有些单位正在不断地推进, 平均数字化率达到了60%以上。这些工作的开展使得档案检索工具的编制变得很容易, 只需将数字化扫描的图片格式的文件内容通过汉王软件转化为Word文档文件, 将文件内容进行筛选、提炼复制到索引表的文件内容列, 并将每一条与相应的电子文件做一个链接, 检索工具就完成了。该检索工具具有如下的优点:

(一) 可以提高检准率。如利用者需要查找张三的任职文件, 以前的检索目录, 通过对文件题名进行检索, 计算机输入“张三”, 如果文件题名不包含张三, 那将检索不出档案, 就会存在漏检现象;计算机输入“任”或“任职”, 那将检索出许多任职文件档案, 而且大部分与张三无关。完善后的检索目录, 通过对文件内容进行检索, 计算机输入“张三”, 那么检索出的档案将全部是有关张三的文件, 而且文件内容可以直接看到。

(二) 可以缩短检索时间。还是上面的例子, 以前的检索目录, 通过对文件题名进行检索, 计算机输入“任”或“任职”, 那将检索出许多任职文件档案, 档案人员必须通过档号逐条找到档案, 获取文件本身信息, 才能确定哪件是利用者需要的, 这样就要花费大量时间。完善后的检索目录, 通过对文件内容进行检索, 可以做到一检即得。

(三) 可以有效保护档案原件。档案原件一般是孤本, 频繁地直接查找将使档案原件受损害, 影响其寿命和安全;档案文件只靠单份和一地保管, 难以千古无失。将档案内容复制到文件索引表中, 就可以减少利用者反复使用原件, 从而有效地保护原件, 同时起到备份的作用;如果确需查看原文, 只要点击相应的链接, 即可查看电子原文, 无需到库房找纸质文件。

(四) 可以方便利用者利用档案。作为检索工具, 可以使档案工作者快速准确找到利用者所需档案;作为一项编研成果, 可以直接为利用者提供档案信息;作为开放的档案信息, 可以直接放到档案网站或开放的网站上, 使利用者在线利用档案, 实现档案利用网络化。