浅谈企业档案信息资源的共享与整合

2022-09-11

当今信息化时代科学技术迅猛发展, 人类社会正向信息社会迈进, 企业的档案管理工作也由过去的手工为主向信息化管理转变, 企业档案的信息化管理工作取得了一些成绩。但随着信息技术的发展, 对档案信息资源的管理工作、信息资源的共享与整合提出了更高的要求。

一、企业档案信息资源共享与整合的重要性

在信息资源中, 档案信息资源是企业的核心信息资源, 是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料, 涵盖企业各个阶段全部内容的历史记录, 与其他信息资源相比, 内容最完整、最全面, 也最具权威性和说服力。

在激烈的市场竞争中, 要打造竞争优势, 企业之间就必须加强合作。近年来, 经济全球化趋势不断加强, 企业之间只有打破信息壁垒, 搭建统一的信息资源管理与服务平台, 大力推动档案工作与企业管理的有效结合, 全面实现档案信息资源管理与信息化建设的融合, 才能使以技术档案为主体的档案核心信息资源价值得到进一步提升, 也才能进一步促进企业之间更深层次的合作。

二、企业档案信息资源共享与整合存在的问题

企业相关部门通过使用与共享档案信息, 提高了工作效率, 为企业增加了效益。当然, 企业档案的信息资源整合与共享工作仍处于发展阶段, 有待于我们进一步改进和完善。

(一) 档案信息资源整合共享观念意识有待提高

传统意义上的企业档案部门可以说是企业信息资源管理中心。它所贮存的各类信息资源最为全面、系统和完善。然而受传统管理模式与思维惯性的影响, 这些重要的信息资源未能发挥应有的作用:档案工作人员重视档案的收集工作, 却未让档案资料充分发挥出应有的作用, 希望能和他人共享档案信息资源, 可是参与档案信息资源共建的积极性又不高;只关注本部门的档案信息资源管理, 而忽视其他部门的档案信息资源整合;档案信息管理观念落后, 未看到档案资源信息化管理的优势, 却不知道传统的档案信息管理观念已成为新形势下企业档案信息有效共享与整合的桎梏。

(二) 档案信息资源整合共享技术手段相对落后

在经济和信息技术高速发展的大背景下, 企业应当根据自己的经济实力和工作条件, 有针对性、有计划地引进先进的信息技术, 争取能够有效地运用现代化设备, 为企业的生产和经营提供服务。

部分企业因为经费上的考虑, 即使认可档案管理信息化, 然而尽管电脑老化, 运行速度很慢, 系统急需更新, 设备和操作技术的落后, 大大降低了档案信息资源管理的服务质量和服务水平, 落后的信息技术手段已成为开发企业档案信息的一大突出障碍。有一些企业虽然也更新了设备, 更新了系统, 愿意投入经费, 可是对信息资源管理与服务平台的搭建却有所放松, 各项档案制度流于形式, 档案信息得不到有效共享与整合, 与当前档案信息管理发展的要求相比还存在着很大的差距。

(三) 档案人员的综合素质不高

信息化建设工作强调以人为本, 企业档案人员的综合素质在很大程度上影响着档案信息共享与整合工作的服务水平和质量。有一支从事企业档案信息管理工作和精通计算机与网络技术并能进行软件系统维护的人才队伍对该项工作起着关键的作用。就目前的档案工作人员来说, 既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少, 缺乏能独立开展信息咨询、网络检索、信息分析、市场调研的高素质信息服务人员影响了信息共享与整合的质量与水平。

(四) 档案系统软件的使用有局限性和制约性

因为企业档案部门各自使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件也不能互用, 没有一个能提供良好的档案信息共享与整合的计算机软件系统, 尚不能利用计算机完成信息管理工作, 制约了档案信息电子化的进程。我们至今还没有建立一个完整的达到数据交换的机读目录档案系统, 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享、整合的要求, 还需要各企业之间加强合作, 共同开发能使企业之间实现资源共享的档案管理系统。

(五) 档案信息资源共建共享网络安全存在隐患

Internet的开放性以及其他方面因素导致了网络环境下的计算机系统存在很多安全问题, 网络系统的硬件、软件和系统中的数据会因为偶然的或者恶意的因素而遭到破坏、更改、泄露, 系统难以连续可靠正常地运行, 网络服务中断。我们在使用网络实现档案信息资源共享的同时, 也必须重视网络安全问题并加以有效防范, 必须确保信息在存储、处理、传输过程中及信息系统不被破坏, 确保信息的保密性、完整性、可用性、可控性, 确保对合法用户的服务和限制非授权用户的服务, 以及必要的防御攻击的措施。

三、企业档案信息资源共享与整合的措施

在经济和科学技术飞速发展的时代, 信息技术在人们生产和生活中的地位越来越高, 作用也越来越明显。在这种环境下, 各企业也要加快步伐, 改革体制, 充分发挥信息技术的优势, 采取有效措施, 加速档案信息共享与整合工作的进程, 为企业的发展服务, 从而进一步提高企业的效率, 增加企业的经济效益。

(一) 转变工作人员观念

在信息社会, 竞争十分激烈, 如果不愿意改变观念, 改善管理, 就极其容易被淘汰, 档案部门存在的重要意义除了帮助企业收集各种信息资料, 还承担着为企业提供真实可靠有价值信息的责任, 这是档案部门一个不能忽视的重要职责。档案管理部门要自觉承担好企业的信息管理工作, 收集整理并分析已有的档案信息资料, 从中提炼出对企业的发展有借鉴和帮助作用的档案信息, 切实扮演好企业的信息管理员角色, 充分发挥档案管理员的重要作用。每个负责档案管理的工作人员都应当树立科学的档案信息服务理念, 在提高自身业务水平和技能的情况下, 打破各部门各自为政的局面, 加强档案信息资源建设过程中的联系与合作, 将分散的档案信息资源整合起来, 建立一个完整的信息资源库, 通过积极的档案信息资源的“整合”, 提高档案信息资源的“共享”水平, 为企业的生产和经营发展提供重要参考。

(二) 管理层应加强重视

档案信息资源整合共享机制建设是不可分割的两个方面:整合是共享的基础和前提条件, 共享是整合的积极成果和最终归宿, 两者相互依赖相互支持, 在促进科技进步与信息服务繁荣与发展的同时, 为企业提供帮助。目前, 档案信息资源共享与整合机制建设仍然处于发展阶段, 是一个需要我们付出努力加以健全和完善的过程, 企业在这方面也不能抱着一劳永逸一蹴而就的态度, 要根据具体情况采取不同的措施, 科学运作、分步实施、循序渐进的实施档案信息资源的共享与整合。

面对日益激烈的竞争, 企业应高度重视档案信息资源共享整合机制建设的重大作用, 制定切实可行的目标与详细的计划, 企业之间加强合作, 统一部署, 分工协作, 积极建设各级各类档案信息资源数据库, 并研究开发高性能的档案信息查询系统, 保证档案信息资源共享整合机制建设的有序进行, 使其适应新形势下的档案信息在线搜索与查询的需要, 提高档案资源的利用效率。

(三) 工作人员素质有待进一步提升

要全面实行档案信息化管理, 就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。当前, 计算机技术、信息技术己被广泛应用于企业生产和发展的各个环节, 档案管理的信息化建设也势在必行, 与此同时对档案信息管理人员的知识水平、业务技能等也提出了更高的要求。每一位档案工作人员都必须建立正确的观念, 充分发挥主观能动性, 不断提高和更新自身的知识结构, 主动学习并掌握一定的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一些基础的外语知识, 提高管理水平和信息化意识, 了解档案发展的趋势和现代科技在档案工作中的应用, 以利于档案管理工作的顺利开展。

(四) 加快档案系统软件的开发, 使其具有信息管理功能和通用性

企业档案部门之间加强联系, 尽量使用型号统一的计算机, 与计算机专业技术人员探讨解决网络档案信息资源传递、交流、利用的相关问题, 共同研究开发能提供良好的档案信息共享与整合功能的计算机软件系统, 利用计算机完成信息管理工作, 加速档案信息电子化的进程, 开发标准化的档案管理系统, 从而最终实现企业间的资源共享。

(五) 在档案信息化建设过程中, 为明晰相关责任, 保障网络及数据的安全运行, 还需要从实际出发建立规范的管理机制

加强档案工作标准化建设, 是实现档案信息资源共享与整合的前提, 是提高档案管理工作的效率, 节省人力、物力、财力的有效措施, 也是实现档案信息资源共享的重要保证, 直接影响着档案工作信息化的步伐。因为我们要制定适应信息化建设的档案管理制度;健全和完善档案管理业务流程和技术规范, 细化档案信息化的工作环节和步骤;制定有效的安全管理措施, 使网络系统的硬件、软件和系统中的数据受到保护, 不受偶然的或者恶意的原因而遭到破坏, 更改、泄露, 确保信息在存储、处理、传输过程中及信息系统不被破坏并且使系统连续可靠正常地运行及不中断。

四、结束语

企业档案信息的整合、共享与企业生产经营、生存发展息息相关。随着信息技术的不断发展, 运用信息化手段管理档案有效提高了效率, 促进了企业的发展。充分发挥计算机网络技术、信息技术的作用, 不仅方便了档案的保存、使用和管理, 也能有效地为企业生产和经营提供决策依据, 进一步促进企业之间的合作。但目前档案的信息化共享与整合工作仍处于探索阶段, 是需要我们进一步去改进和完善, 从而使其更好地为我们提供服务。

摘要：档案作为人类社会活动和历史的伴生物, 以其记录信息的原始性与真实性, 成为信息大家族中的重要成员。随着技术的变革和管理的创新, 企业档案工作已逐步实现由纯粹意义上的实体管理向信息服务上的转变。本文通过阐述企业档案信息资源共享与整合的重要性, 分析存在的问题, 最后提出完善企业档案信息共享与整合的措施。

关键词：信息资源,共享,整合,企业