浅析影响城建档案信息资源开发利用的主要因素

2022-10-16

城建档案信息资源开发利用工作的重要性毋庸置疑, 在这方面档案部门已经做了不少工作, 而且也取得了一定的成绩, 但在某些方面还存在着差距, 其主要原因在于档案信息资源的开发利用工作受到来自多方面因素的影响, 其中有积极因素也有消极因索, 如何趋利避害, 积极开发档案信息资源为社会提供利用是档案工作的重要内容。

1 城建档案利用分析

从档案的利用需求上看, 社会对城建档案的利用需求已呈多元化趋势。随着城市建设的发展和社会各种机制的不断完善, 作为事物原始凭证的档案其利用范围得到了扩展和延伸, 这使得城建档案在更多的领域里实现了其自身的社会价值。它在为城市规划、建设、管理活动提供利用服务的同时, 也服务着社会的其它方面。

城建档案的实际利用是目前城建档案利用的主流。档案的实际利用是指查找档案中可直接用于判断的依据性材料为具体工作服务, 其主要利用目的不是为了获取知识, 而是为了做好工作。城建档案的实际利用主要表现在为工程建设、规划设计与管理、司法调查取证、办理产权产籍等提供有效依据, 它可以产生直接的社会效益和经济效益, 从而实现城建档案的实际价值。

2 影响城建档案信息资源开发利用的主要因素

本地区经济建设的影响。城建档案馆是直接为本地区经济建设服务的, 城建档案利用要受到本区域城市建设近期发展目标和中心任务的影响。近几年, 城市基础设施的建设、城市综合环境的治理已成为各城市建设的突破口, 使直接服务于城市建设的档案利用数量逐渐增加。随着知识经济时代的到来, 知识和信息成为发展的战略资源, 知识和信息的及时传输、处理成为社会生产力、竞争力和成功的关键。档案信息作为国家信息系统中重要而独特的组成部分, 有着其它信息资源不可替代的作用。我们只有把握机遇, 增加开发利用档案信息资源的科技含量, 从宝贵的档案信息资源中提炼、重组出适用于社会和经济发展的信息产品, 才能使档案工作的层次和社会地位得到提升。

城建档案馆自身各种因素对信息资源开发利用的影响。馆藏状况, 馆藏量是否丰富、结构是否合理, 直接影响着档案利用者的需求。档案管理水平与接待、指导查档水平。一个档案馆的档案管理水平如何会直接影响档案的查全率和查准率。而接待查档人员自身的业务水平, 对检索工具的掌握和运用能力, 对现代化检索工具的使用水平与能力, 以及综合分析问题的能力等都能从不同的角度影响利用工作的质量, 接待人员某一方面的欠缺, 可能造成误检或漏检。档案馆提供的档案信息质量。档案信息的质量也直接影响着档案的利用。在信息时代, 档案已被纳人更广泛的社会信息领域, 城建档案的利用者, 迫切地需要城建档案部门能提供他们所需的各种综合性资料, 而不再是单纯的原始记录, 这就要求城建档案馆在以提供一次性文献为主的基础上, 向提供二次、三次性文献的服务方向发展, 服务的形式要多样化。

科技进步对城建档案信息资源开发利用的影响。从开发利用的介质来看, 高速发展的现代信息技术提供了新的信息存储载体、传递渠道及信息处理方式, 使得档案信息数量剧增, 形式各异, 从而增加了其开发利用的难度。随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展, 档案缩微制品、录音、录像制品、印刷品等各种载体形式大量增加。

人文素质对城建档案信息资源开发利用的影响。人文素质是由知识、能力、情感、态度、价值观等多种因素整合而成的相对稳定的内在品质的体现。在城建档案提供利用工作中, 它常体现出一个人的思维理念、信息素养与道德责任感。这些人文因素对整个利用工作效益的实现具有至关重要的影响。在城建档案利用服务工作中, 一个具有良好信息素养的人一定有获取新的城建档案信息的意愿, 能够主动地从城市规划、建设、管理活动中探究新的城建档案信息, 能够主动从纷繁复杂的城建档案资料中有效地收集各种信息;对获得的城建档案信息能够从多角度、多方位进行分析、归纳、分类等, 从而有效地利用信息解决问题。良好的职业道德素质和较强的责任感是做好城建档案利用服务工作的根本保证。如果档案工作人员在利用服务工作中能够认真履行工作职责, 那么, 城建档案的利用服务工作带给用户的就不仅仅是一般意义上的答复, 而会是惊喜之余的意外收获。

3 做好城建档案开发利用工作的对策与方法

提高认识, 创新观念, 确立档案信息开发和利用工作的地位。提高对档案信息时效性的认识, 充分认识到档案信息的时效性是做好档案利用工作的关键所在, 增强档案信息的时效性是档案利用工作走出困境的根本措施。从事城建档案工作的干部职工, 要解放思想, 更新观念, 勇于改革, 善于创新。要明确档案信息开发利用, 是档案工作的主导, 这项工作的好坏是衡量档案工作好坏的尺度和标志。

大力开展城建档案利用的宣传工作。利用政府和市场经济宣传手段, 结合档案利用工作的特点, 采取多种渠道, 积极、主动地开展档案宣传工作, 彻底走出“被遗忘的角落”, 重塑城建档案馆形象, 提高社会地位和影响力, 并向社会展示馆藏魅力, 力求唤起社会对档案利用的重视及自觉性, 从而变“等客上门”为“引客上门”。

大力丰富馆藏, 改善馆藏结构, 最大限度地满足社会利用需求提供服务。丰富馆藏为城建档案开发和利用提供物质基础, 针对档案利用呈现多元化的趋势, 注重民用建筑、城市管理、园林绿化、地下管线等方面档案的收集, 不断扩大馆藏范围;其次, 针对档案利用内容呈多样性方向发展的趋势, 注重城市规划、环境保护、质量监理、物业管理等方面档案的收集, 不断丰富馆藏内容, 调整馆藏结构;再次, 针对档案利用者的不同特殊需求, 档案馆要从扩大社会影响, 便于利用工作深入提高的原则出发, 不断加大档案收集力度, 尽可能地增加馆藏量, 以满足社会各界对城建档案利用的需求。

档案信息资源开发利用中存在的一些问题及在实际工作受到一些因素的影响来看, 档案信息资源的开发利用工作任重而道远。同时我们相信, 随着21世纪信息化的时代的到来, 开发和利用档案信息资源, 充分挖掘档案的利用价值, 是档案部门生存与发展的需要, 也是社会主义市场经济条件下经济建设飞速发展的必然结果。档案信息资源开发利用工作将踏着时代的脚步日新月异, 档案信息资源的开发利用趋势会逐渐改变, 它对社会的巨大作用也会逐渐显现出来。

摘要：文章首先介绍了城建档案利用分析, 接着从本地区经济建设、城建档案馆自身各种因素、科技进步、人文素质等角度介绍影响城建档案信息资源开发利用的主要因素, 最后提出了做好城建档案开发利用工作的对策与方法。

关键词：档案信息资源,开发利用