如何发挥办公室参谋职能的几点思考

一、准确定位, 发挥强化辅助决策的作用

办公室在发挥这一核心职能时, 一定要严把四个环节:一是必须准确定位。办公室的工作只有站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题, 才能真正发挥参谋助手作用。因此, 要严格做到守纪律、懂礼节, 会干事、干成事, 不越位、不缺位。“缺位”就会在平时不注意了解掌握领导的思想意图和工作思路, 整天疲于应付一些琐碎的日常事务性工作, 无所谓参谋作用;“越位”就会谋而参断, 违反组织纪律。如何准确定位, 就是既要“高站位”, 又要“站准位”。“高站位”是做好参谋工作的基础。要身在“兵”位, 胸为“帅”谋, 只有如此, 办公室参谋才能符合工作大局, 符合领导的思维节拍。“站准位”是对办公室人员的最基本要求。

二、运用七种方法, 发挥综合协调的作用

具体协调中, 要正确运用七种方法:一是运用相关因素分析处理法。完成一项工作任务, 制定一项政策, 都涉及很多因素, 这些因素既相互联系, 又相互制约, 协调时, 必须考虑到各个相关方面, 进行分析处理。二是运用工作规范化法。加强制度建设, 明确职责范围和工作标准, 使责任分明、工作有序, 减少部门之间的矛盾, 减少推诿扯皮现象, 提高工作效率。三是运用计划安排法。一个单位在同一时期, 有很多工作要做, 如果不分轻重缓急, 一哄而起, 势必造成打乱仗、矛盾重重的被动局面。办公室可以根据领导意图, 做好协调, 统筹安排, 做出一个时期的工作安排计划, 必要时可以以文件形式下发。四是运用会议协商法。会议协商法是办公室根据领导授意或授权, 召集有关各方开办公会议协商和讨论协调事项, 促进各方协同动作的方法。五是运用文件会签法。涉及两个或两个以上部门的事项, 经常请有关方面负责人会签形成文件, 以利于文件的贯彻落实。六是运用现场办公法。现场办公法是把有关方面负责人请到现场, 面对现实, 统一认识, 统一部署, 及时解决问题的办法。办公室要事先做好充分准备, 要提前把有关问题了解清楚, 形成处理方案供领导参考, 以利于各方面负责人当场形成一致意见, 推动落实。七是运用个别谈心法。个别谈心法是办公室协调工作人员, 运用宣传、说服、激励等方式, 做解决问题的关键人物的思想工作, 进而促进问题的有效解决。

三、注重四个强化, 发挥智囊团的作用

强化信息、调研、文秘、督查督办工作是办公室履行参谋职能, 为领导科学决策提供有价值、有见地的决策依据的重要途径。

一是强化信息工作。决策过程实际上是一个信息收集、加工、转换、传递的过程。企业管理工作的性质决定了企业决策必须拥有及时、全面、准确的信息, 决定了办公室必须把信息工作置于十分重要的位置。当今社会, 信息是实行科学管理和决策的基本依据。所以, 信息是参谋助手工作的重要内容, 是衡量参谋助手作用的重要标尺。要认真落实信息报送细则, 规范信息上报程序, 开放性地做好信息工作。要根据领导参与决策的需要, 不断拓宽信息渠道, 主动将信息触角延伸到各个方面, 广泛收集相关的信息。收集信息时, 要以全面、准确为要, 使一些质量较高的信息进入领导决策层;要以科学、实效为主, 及时为领导整理和编辑有价值的参考信息;要以系统、周详为重, 注重对信息的综合利用。

二是强化调研工作。调研工作是发挥参谋职能作用的主要手段, 只有把调研工作搞好了, 服务领导决策的水平才能提高。通过调研, 可以做到知之较先、晓之较全、思之较深、谋之较准。增强调研的针对性;必须注重超前性, 围绕全局中心工作, 将关系企业可持续发展的战略性问题作为调研课题, 想领导之所想, 思领导之所思, 甚至思领导之未思, 把工作做到前面去, 提高参谋服务的有效性;必须注重对工作的指导性, 在工作落实过程中, 领导最需要的是成功的实践, 是具有推广意义的“亮点”, 应充分掌握典型性调研方法, 做到善于发现典型、培养典型、宣传典型和总结推广典型。新时期、新形势下, 办公室应把开展工作调研作为发挥参谋职能、创新工作的一大举措, 围绕企业重点工作, 抓住发展中的热点、难点问题, 扑下身子、沉下心去搞调研, 把情况摸透, 把问题搞准, 把思路理清, 为领导决策提供准确的第一手材料和有价值的意见建议, 努力争取得更多高质量的调研成果, 供领导决策参考。

三是强化文秘服务。坚持规范、精简、高效的原则, 严格按照公文处理规则办文, 层层落实文件起草审查、打印校对、用印分发等各个环节的责任, 规范办理程序, 做到不符合要求的文件不送审, 不符合要求的事项不上会, 为领导科学决策把好第一道关, 为领导腾出更多时间思考大事、处理争事、调研要事。坚持以文辅政、多出精品。各类文件、领导讲话等文稿是领导实施决策和指导工作的重要载体, 是体现“参谋助手”能力的主要“产品”。办公室要集思广益, 博采众长, 多出精品, 对一些重要文稿的主要观点、关键意见, 要反复研究、论证、提炼, 把文稿质量作为凝结领导和办公室思想智慧的重要方式, 把文稿服务的过程作为当高参、设大谋的主要渠道。

四是强化督查督办。坚持把督查督办作为贯彻落实企业工作思路、决策部署的重要手段, 加大现场督办和跟踪督查力度, 实现督查工作由被动向主动, 由面上向专题, 由静态向动态的转变, 切实维护政令畅通。要抓好重点工作督办, 特别是一些涉及面广、难度大的工作, 落实督查责任, 加大督查力度, 进行专项督查和重点督查, 做到事事有回音, 件件有结果;要完善督查机制, 建立健全各种管理规章, 实行工作通报制和责任追究制;要抓好交办事项的督查, 注意平时督办与阶段性督办相结合, 事前督办与事中、事后督办相结合, 专题督办与综合督办相结合, 及时发现并反馈一些不落实或落实不到位的问题, 使办公室的参谋服务更加有效, 领导的决策真正得到落实。

摘要：办公室是单位运转的枢纽, 是对内、对外的窗口, 承担参谋、综合、协调、督办、服务等职能。其中, 参谋职能是首要职能。近年来, 企业的各级办公室 (党委办公室) 紧紧围绕企业发展中心工作, 以信息调研为基础, 以出谋划策为重点, 以起草文稿为载体, 以协调督查为抓手, 以自身建设为保障, 服务领导决策, 推动工作落实, 参谋助手作用得到了较好发挥。

关键词：辅助,决策,综合协调,自身建设