新时期企业办公室如何发挥好参谋助手作用

2022-09-12

一、健全管理制度体系, 促使办公室履行参谋助手的职能

随着现代企业制度的确定, 实施标准化、规范化、科学化管理是企业深化改革的着力点, 同时也是企业管理的必然发展趋势。为此, 办公室管理要结合企业管理的实际情况, 建立一套符合自身特点的标准化制度体系, 使办公室工作步入高效化、规范化的运行轨道, 为办公室充分发挥参谋助手的作用提供制度保障。首先, 对办公室现有规章制度进行全面梳理, 通过总结、研讨、归纳, 重新修订、完善现有规章制度。在修订完善制度的过程中, 要以工作日志、月度分析报告、年度总结为依据, 增强规章制度的可行性和针对性, 确保办公室各项工作有章可循、有规可依。其次, 健全以岗位责任制为核心的基础管理体系, 强化办公室人员的制度意识和标准意识, 使其自觉遵循各项规章制度, 严格执行各项工作程序。同时, 对规章制度的落实情况进行监督检查, 及时纠正工作不到位的现象, 避免规章制度束之高阁。再次, 实行办公室首问负责制, 落实公文办理限时制, 优化整合业务流程, 运用高效、先进的办公手段提高办公效率, 在最短的时间内完成领导下达的任务。办公室内部人员要发挥整体优势, 强化各岗位之间的沟通和联系, 力求实现无间合作, 提升办公室工作的整体效能。

二、围绕企业中心任务, 充分发挥办公室参谋助手的作用

新时期下, 改革改制、资源整合、机制创新、稳定发展是企业的中心任务。企业办公室必须紧紧围绕企业中心任务, 一切从企业工作大局出发, 充分发挥办公室参谋助手职能, 组织安排好各项工作, 有效保障和促进企业中心任务的稳定开展。

(一) 全面开展信息调研工作

在信息时代到来的今天, 信息的重要性日益凸显, 想要进一步提高信息的质量, 就必须做好信息调研工作。事实证明, 调研成果的优劣, 会对领导的决策水平造成一定影响。鉴于此, 办公室人员应当重视信息调研工作, 并围绕领导和职工群众关注的热点及难点问题开展调研工作。首先, 办公室人员应当深入基层, 了解并掌握基层的困难, 并对民生和民意加以关注, 用心倾听职工的诉求, 将基层中的所见所闻及时反馈给领导, 使领导能够掌握真实情况, 据此制定合理的决策。其次, 通过全面深入地进行调研, 并把领导的指示和要求准确传达给基层, 让基层能够明晰领导的决策意图, 进一步发挥出自身参谋助手的作用。

(二) 做好参谋决策工作

在新时期下, 办公室的职责发生了转变, 为领导出谋划策成为其首要职责之一。这就要求办公室人员在实际工作中应当立足于全局, 并站在领导的角度去思考问题, 尽可能地去领会领导的意图。同时, 要能够提出一些有分析和有价值的建议, 善于超前思考、超前研究、超前谋划, 认清企业内外部经济环境, 针对企业改革与发展面临的新问题、情况给出合理化的解决建议, 发挥自身参谋助手的作用, 帮助领导分忧。

(三) 进一步提高服务水平

从单位的角度上讲, 办公室属于综合性较强的办事机构, 因而协调服务对于办公室人员尤为重要, 为领导、为部门、为基层提供高质量的服务是办公室开展工作的重点。这就要求办公室人员应当不断提高自身的服务水平, 积极转变服务方式, 变被动为主动, 除了要想领导之所想, 还要想领导之未想, 给领导决策提供有用的依据。同时, 可充分利用办公室窗口和网络优势, 为基层提供市场信息, 并经常性地与基层领导进行沟通, 多角度、全方位地收集意见, 这有助于推动企业健康稳定发展。

三、运用有效工作方式, 提高办公室参谋助手的实效

在企业改革与发展中, 办公室要充分发挥综合管理部门的优势, 运用有效的工作方式, 真正做到为领导服务、为企业服务, 提高参谋助手的工作实效。首先, 确定合理的参谋议事方式。办公室参谋的方式多种多样, 既可以直接向领导交谈自己的看法、意见, 也可以通过起草讲话、调研报告、报送信息等形式提出建议。在实际工作中, 办公室要根据具体情况选用合适的方式参与议政, 重点考虑领导的个人特点和涉议的具体事件性质, 确保自己的观点、思想紧密贴合企业工作大局, 与领导意志融为一体, 以达到参谋议事的效果。其次, 掌握工作尺度。办公室在领导决策中始终处于辅助地位, 只能帮助领导决策, 决不能越位代替领导决策。办公室人员要站在领导工作角度去认识问题, 严守各项纪律, 想领导之所想、急领导之所急, 为领导提供及时、准确、全面的信息, 帮助领导作出正确决策。再次, 坚持原则办事。办公室是企业行政和综合管理的重要部门, 应当协助领导搞好制度建设, 实施规范化管理, 监督落实各项规章制度。办公室自身要自觉遵守纪律, 按照企业规章制度办事, 不能存在弄虚作假、阿谀奉承、滥用职权的行为, 充分发挥表率作用。最后, 改进工作方法。办公室工作要突出工作重点, 讲究工作策略, 增强工作的时效性、针对性、主动性, 从事物的发展规律出发, 找出工作切入点和着力点, 在解决主要矛盾的同时也要解决次要矛盾, 从而提高工作效率。

四、改变工作作风, 提高办公室团队战斗力

办公室的思想和行动要紧跟企业改革与发展的形势, 改变以往的工作作风, 力求打造团结、务实、廉洁、进取的工作团队, 提升办公室团队的整体战斗力。首先, 树立大局意识, 坚定政治立场, 主动了解企业总体工作部署、阶段性工作重点、生产经营安排, 使办公室人员的思想观念、行为准则、思维方式均与企业改革大局相同步。办公室要强化自身建设, 不断提高业务素质, 掌握文字处理、综合分析、办公自动化等相关技能, 提高分析、解决问题的能力。其次, 办公室人员要树立正确的人生观、价值观和世界观, 严守廉洁自律规定, 始终坚持按原则办事、秉公办事, 做到谋事不牟谋利, 杜绝存在贪污腐败、以权谋私的行为。再次, 强化办公室文化建设, 强调敬业、勤勉、务实、高效的工作态度, 以参政不越权、工作不图利为前提, 努力营造健康向上的文化氛围。最后, 强化责任意识, 形成严谨细致、一丝不苟的工作作风, 认真对待每一项工作, 决不能因为工作琐碎而有所怠慢, 尤其要做好草拟公文、下发通知、后勤服务、会务安排、传阅文件、调度车辆等基础工作, 为企业全局工作正常运转提供保障。

五、结论

新时期下, 企业的改革与发展对办公室提出了更高的要求。办公室人员必须紧跟企业发展趋势, 勇于创新、锐意进取、求真务实地做好本职工作, 通过强化工作作风建设、政治思想建设、业务素质建设、职业道德建设, 不断提高工作质量和工作效率, 充分发挥参谋助手的作用, 为企业改革机制、稳定发展保驾护航。

摘要：参谋助手是办公室工作的首要职责, 也是体现办公室工作水平的重要标志。随着企业管理体制改革的不断深化, 企业办公室必须顺应企业科学化、高效化、标准化管理的要求, 强化大局意识、责任意识, 不断提高自身管理效率和工作效率, 充分发挥办公室参谋助手的作用。本文从健全管理制度体系、围绕企业中心任务、运用有效工作方式以及改变工作作风四个方面入手, 对新时期企业办公室发挥好参谋助手作用的途径进行探讨。

关键词：企业办公室,参谋助手,管理制度,工作作风