新时期加强办公室建设的几点思考

对于办公室工作, 习近平同志早在上个世纪90年代就有过精辟概括:“重”“苦”“杂”“难”, 同时提出3点希望:一是要有高度的责任感, 二是要高效率开展工作, 三是要实行高水平服务。2014年5月份, 在视察中共中央办公厅时, 习近平同志又提出了“五个坚持”的新要求, 成为新时期、新形势下办公室工作的根本遵循和行为指南。作为基层办公室工作人员, 结合自身工作实际, 谈几点对办公室工作的体会和认识。

一、找准定位, 明确责任, 发挥办公室在全局工作中的作用

办公室是单位的综合协调办事机构, 处于承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的枢纽地位, 承担着文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查等多项任务, 起到参谋部、协调部、服务部的作用, 因此, 做好办公室工作具有十分重要的意义。

(一) 注重调查研究, 当好领导决策的“参谋部”。

办公室是参谋部、信息部, 主要体现在文稿起草、调查研究、提供信息、督促检查、提出对策性建议等工作。因此, 办公室只有全面、准确、及时地掌握事情的实际情况, 才能增强工作的预见性, 提高领导决策的科学性。这就要求我们在工作中, 既要广泛地搜集信息, 又要深入进行研究;既要关注当前的实际情况, 又要探究今后的发展趋势, 从而更好地为领导决策提供有价值的意见和建议。要倾听基层和群众的意见、建议, 及时反馈真实情况。基层和群众中有许多新经验和好办法, 这就要求我们在工作中必须尊重基层和群众的首创精神, 善于总结他们的经验, 集中他们的智慧;必须坚持实事求是, 敢于讲真话、讲实话, 有喜报喜、有忧报忧, 忠实地反映基层的情况和群众的呼声, 为领导科学正确决策提供有价值的参考。要认真学习有关文件、讲话精神, 准确把握决策意图, 出色完成领导交办的事项。

(二) 加强综合协调, 当好工作运转的“润滑剂”。

办公室工作处在沟通上下、联系左右的枢纽位置。要搞好综合协调这一办公室的基本职能, 须从以下几点着力:一要周密。做每一项工作, 要着眼全局, 顾全大局, 注意协调好方方面面的关系, 善于调动各方面的积极性。要坚持原则, 严格程序, 环环相扣, 搞好衔接, 真正做到周全细致, 不出纰漏。特别是对重要会议和重大活动, 要提前介入, 做好预案, 周密安排, 精心组织, 遇事多想些困难和可能性, 多预备些应对措施和方案, 保证各项议程、各项活动的顺利进行。二要高效。在保证质量的前提下, 要注重时效, 尽量减少不必要的环节, 对于决定了、安排好的事项, 行动要迅速, 做事要果敢, 实现工作的高效运转。三要守纪。在领导授权的范围内进行协调, 对于超越个人权限的, 要及时请示汇报, 不搞无原则的协调, 不做违法乱纪的事。四要负责。对于分配好的工作要积极承办, 不推诿、不扯皮, 不挑肥拣瘦。对于工作中的失误勇于担责, 并积极寻求补救措施, 确保工作的顺利运行。

(三) 严把质量关口, 当好文字材料的“打印机”。

办公室工作兼具秘书职能, 搞好文字材料工作是办公室的重要职责和任务。古人云:“一字之失, 一句为之蹉跎;一句之误, 通篇为之梗塞。”文字材料质量的好坏, 不仅影响到办公室的形象, 还影响到单位领导的形象, 甚至关乎单位职工的士气和精神状态, 更有甚者, 会关乎到工作决策以及单位的和谐稳定。这就要求办公室具有强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风, 认真对待每一份文字材料, 决不能马虎草率、随意应付。对于本部门起草的文字材料, 要实行“秘书起草—主任审核”两级负责制;对于其它部门起草的文字材料, 要实行“部门起草, 办公室把关, 共同负责”的双负责制, 确保文字材料零差错、高质量、高水平。

二、强化行为, 提高素质, 建设过硬的办公室干部队伍

办公室地位和作用的特殊是其它任何一个部门不可替代的。这就要求我们努力造就一支政治合格、业务精湛、品质优秀、敢于担当的办公室干部队伍, 把队伍建设作为加强办公室自身建设的大事经常抓、抓日常。具体来说, 要做到“强化五种意识, 提高四种能力, 发扬四种精神”。

(一) 强化五种意识。

强化大局意识:办公室工作是政策性、全局性很强的工作, 胸中无大局, 不足以谋一域。我们的每一项工作, 必须服从和服务于单位工作的大局, 服从和服务于发展稳定的大局。从事办公室工作, 必须有政治上的坚定性、政策上的敏锐性, 在大是大非面前始终保持清醒的头脑, 不能有丝毫的含糊和动摇。强化奉献意识:要跳出“小我”“小圈子”“小利益”局限, 树立大情怀、大胸襟、大境界。心里始终装着单位, 装着事业。“计利当计天下利”, 不计较个人得失, 不囿于部门利益。要做好办公室工作, 没有吃苦耐劳的作风, 没有无私奉献的精神, 是难以胜任的。强化服务意识:服务是办公室的基本职责, 从事办公室工作就意味着要放下架子、摆正位子、用好权力, 把服务当成一种信念, 始终把为大局服务作为最高行为准则, 体现在工作中, 落实在行动上, 想领导之所想, 急群众之所急, 办工作之所需。始终关注大局、服从大局、体现大局、服务大局。强化勤政意识:办公室事务繁杂, 每天工作应接不暇, 这就需要我们科学高效地去应对。规划工作“审大小而图之, 酌缓急而布之, 连上下而通之, 衡内外而施之”;落实工作雷厉风行、紧抓快办, 力争做到“案无积卷, 事不过夜”;同时要具有强烈的超前意识, 善于预测和把握工作重点, 对有关工作早思考、早研究、早介入。强化窗口意识:办公室工作是一个单位的“窗口”, 办公室人员的一言一行、一举一动, 都会直接影响到一个单位、一个部门的形象。因此, 办公室人员要加强职业道德修养, 切实提高自身素质。要讲党性、讲大局、讲原则、讲程序、讲感情;服从统一领导、服从组织分配、服从工作安排;正确对待组织、正确对待他人、正确对待自己。在日常工作中, 对前来办文办事、联系工作的人员和来访群众, 要热情接待, 不摆架子, 不盛气凌人, 坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象。

(二) 提高四种能力。

一是学习能力:办公室人员要时刻树立危机意识、能力欠缺意识, 养成谦虚好学、终身学习的良好习惯, 向领导学思路, 向同行学技能, 向书本学知识, 向群众学智慧, 齐力建设“学习型”办公室。二是应对能力:要遇事不慌, 处变不惊, 培养良好的心理素质和抗压能力, 增强应对复杂形势和局面的掌控力、承受力, 善于谋划新举措、新思路, 尽快化不利为有利。三是决策能力:要善于听取意见建议, 结合问题实际, 综合分析, 科学判断, 在民主集中的基础上, 敢谋善断, 杜绝“拍脑袋、拍胸脯、拍桌子”。四是创新能力:要吃透过去时、把握现在时、着眼将来时, 用发展的眼光要求自己, 用创新的思路激励自己。针对工作中出现的新情况、新问题, 正确处理好原则性与灵活性的关系, 谋新路, 出新招, 不因循守旧, 不唯书唯上, 因地制宜创造性地开展工作。

(三) 发扬四种精神。

一是“钉子”精神:办公室人员要保持平静、平衡、平淡的心态, 勤勤恳恳, 任劳任怨, 耐得住生活清苦, 耐得住工作艰苦, 耐得住纷繁诱惑, 谋事不谋利, 甘当恪尽职守的“螺丝钉”。二是“傻子”精神:要牢固树立“不吃苦却叫苦, 苦海无边;吃苦又叫苦, 等于白辛苦;吃苦不叫苦, 苦尽甘来”的理念, 工作面前抢一抢, 利益面前让一让, 困难面前闯一闯, 埋头苦干, 甘于奉献。三是“气缸”精神:就是要沉得住气, 吃得了委屈, 咽得下指责, 听得了批评, 受得了埋怨, 怀有宰相肚量, 甘当别人的“出气筒”。四是“滑轮”精神:脑瓜子要活, 遇事能出点子、会出点子、出好点子;腿肚子要勤, 勤跑上级部门了解政策, 勤跑兄弟单位学习经验, 勤跑基层单位掌握民情, 练就眼观六路、耳听八方的能力, 善于做承上启下、协调各方的工作。

三、当好头雁, 带好队伍, 做称职的办公室负责人

单位好不好, 关键看领导。作为办公室干部队伍中的一员和领头人, 办公室主任责任重大, 不仅要具备普通办公室人员应有的基本素质, 更要在诸多方面严人一等、高人一筹、先人一拍。办公室主任的工作作风和综合能力甚至会影响到整个部门的效率和形象。要打造一支素质过硬的办公室干部队伍, 办公室主任必须率先垂范, 当好火车头、领头雁。具体说来, 须从以下几个方面着力。

一是敢于胸为帅谋。必须胸怀全局, 学会换位思考, 身在兵位, 胸为帅谋, 努力贴紧领导的思路, 做到想领导之所想, 谋领导之所虑。要有高度的政治意识、责任意识、全局意识, 增强工作的主动性、预见性、创造性。

二是善于协调服务。办公室主任要充分发挥各方面的积极性, 对上加强联系, 对内加强管理, 对外搞好协调, 对下做好服务, 增强办公室的整体合力, 树立良好的整体形象。工作中, 既坚持原则性, 又注意灵活性, 做到对上对下对内对外高度统一。

三是勤于督促检查。思想上要强化督查意识, 行动上把抓督查落实放到与抓工作部署同等重要的位置, 想新法, 出实招, 用真力。在督查过程中, 对工作要诚心、热心、耐心、细心, 努力抓住全局性、宏观性的问题, 组织力量进行集中督查;抓住重点、难点、热点问题, 进行专项督查;特别是领导批办件要高质量、高效率地完成, 做到事事有交待, 件件有回音。

四是乐于无私奉献。办公室工作一年到头忙忙碌碌, 加班加点, 甘于奉献、诚实敬业是办公室主任的必备素质。办公主任应正确认识自己的工作和价值, 起好表率示范作用, 正确对待权力、利益、名位, 处理好苦与乐、得与失、家庭与事业、下级与上级、个人与集体的关系。

五是贵于百事如常。办公室主任由于岗位特殊, 容易成为矛盾的焦点, 受到各种褒贬评议。因此, 必须正确评价自己, 客观看待他人;做人做事坦坦荡荡, 表里如一;面对表扬、批评、奉承和讥讽等, 心平气和, 宠辱不惊, 泰然处之, 把精力放在工作上, 把心胸放到事业中。

摘要：作为基层办公室工作人员, 要做到:找准定位, 明确责任, 发挥办公室在全局工作中的作用;强化行为, 提高素质, 建设过硬的办公室干部队伍;当好头雁, 带好队伍, 做称职的办公室负责人。

关键词：办公室建设,体会,认识