新形势下高校教学基层单位办公室工作的几点思考

办公室是一个单位的枢纽, 起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。进一步转变工作作风, 改进工作方式, 加大服务力度, 提高服务质量, 积极做好办室工作是新形势下教学工作对各教学基层单位办公室工作提出的新要求。

1 办公室管理的含义和性质

办公室管理即依据办公室内在活动机理, 利用先进的科学技术, 综合运用办公室中的人力资源, 从而有效地实现组织目标的过程。它包括四个要素:一是明确的组织目标;二是服从自己目标的运转方式;三是管理人员;四是先进的科技管理手段。

办公室管理的理论依据是管理理论, 对办公室人员必须了解办公室管理工作的性质、职能, 领会办公室管理指导原则, 掌握办公室机构设置的准则和办公室工作方法。

2 办公室工作管理职能及管理指导思想

办公室工作管理职是能指导职能、参谋咨询职能、管理服务职能、协调职能、监督职能。

办公室管理是一个复杂的系统, 提高办公室管理工作的效率, 必须用全面的、整体的观点。办公室管理系统由机构、人员、信息、手段、制度和环境等要素构成。在办公室管理系统中, 组织机构是这一系统的基本框架, 是构成管理系统的最主要的要素。

要树立办公室为相关的各级部门和领导服务、为基层广大教职工和学生服务的思想。

办公室的工作任务不仅数量繁多, 而且千差万别。明确办公室工作任务, 确定办公室职位数量, 各职位的权力和责任是办公室职位划分与职位分析的重要问题, 是办公室管理的基础。处理不当, 重复劳动和彼此摩擦、碰撞的现象就会时常发生, 这种“关联阻滞”现象, 单凭“自觉”难以奏效, 必须用行政方法, 明确规定, 该干什么, 不该干什么, 负多大责任。

3 办公室工作管理的基本原则和机构设置的准则

办公室的基本原则是指办公室工作人员必须遵循的规则和道德规范。通常为:准确原则、迅速原则、协调配合原则、密切联系群众原则、一切从实际出发的原则、科学合理的原则、效率效能的原则、分层次管理的原则、精简有力的原则。运用管理理论、系统理论, 及数理理论对办公室工作实行量化管理, 对于办公室管理工作的科学化、现代化、效率化意义重大。

4 新形势下办公室工作方法

当前各高校教学基层单位普遍面临的三大问题:一是扩招带来的管理工作量激增;二是各高校推行校院二级管理;三是来自教育部对各本科院校评建工作带来的压力;这是因为很多管理命令和评建工作要通过基层教学单位办公室来发布和组织实施完成。

管理方法是各种能保证管理活动按预定的方向发展, 最终达到管理目的的专门手段、途径和方法。通常有行政方法、建立制度的方法、经济激励方法、宣传教育和相互沟通、协调的方法等。

4.1 行政方法

行政方法是指依靠行政机构和领导者的权力, 通过强制性的行政命令, 直接对管理对象发生影响, 按照行政系统来管理的方法。这种方法的主要特点是:以民主集中制为原则, 以鲜明的权威和服从作为前提, 用经济以外强制手段直接指挥下属的管理活动。具体讲:它具有权威性、强制性、时效性、一定的保密性、垂直性等许多优点。行政命令是通过行政系统、行政层次来管理的, 一般是纵向直线传达执行, 是垂线传递, 基本上是“条条”管理。它能使多因素的管理系统集中统一, 便于管理职能的发挥, 具有很强的针对性, 能处理特殊的问题;而且可以在总目标下, 因时、因地、因事、因人而采取具有一定弹性和灵活性的手段。其缺陷是:它的管理效果受领导水平的影响, 很大程度上属于“人治”, 不便于发挥子系统和下属的积极性, 横向沟通十分困难, 信息传递迟缓, 失真严重等。行政方法必须依法使用、使用适度, 并遵守效能和制衡原则。

4.2 建立制度的方法

建立制度的方法具有规范性、强制性、稳定性、概括性和可预测性的特点。这些特点决定了它宜于用来处理共性的一般问题, 便于集权和统一领导。立法规范的制定, 也使得权利与义务分明, 赏罚分明。它能使管理有一种自动调节的功能, 不必经常进行大量的调整工作, 这些都是其他管理方法所不具备的优点。但是, 正因为上述特点, 也使得缺乏灵活性和弹性, 不便于处理特殊问题和及时处理管理中出现的新问题, 而且由于其具有强制性, 因此有时会不利于发挥其积极性、主动性和创造性。

4.3 经济的方法

经济的方法具体地说, 就是要把劳动集体及个人的物质利益与其工作成果相联系。采用经济的方法是为了充分调动劳动集体和个人的积极性, 以促进基层教学管理单位各项工作的开展, 只有将各项经济技术指标公开, 才能取得预期的效果。

经济方法的优点在于:被管理的对象对信息的接受率较高;利用经济制约后可给办公室较多的自主权, 如人权、物权、财权、经营管理权等;能充分调动各级子系统的积极性和主动性。由于分权后各级管理人员有职、有权、有责, 检查管理质量的优劣可从管理的效果出发, 便于充分发挥积极性、主动性、创造性。经济的方法通过正确处理各方面的物质利益关系来进行管理, 虽然是管理的一个极为重要的、有效的方法, 但绝不是万能的方法。因此必须把经济的方法同其他管理方法有机结合起来, 使之相互补充, 互相促进。

4.4 宣传教育的方法

宣传教育的方法是管理行政方法、立法方法、经济的方法的重要补充。通过思想教育, 激发人们的积极性和创造精神。这种方法依据于真理的可认识性、动机的可激发性, 表现出启发性、利益性、灵活性和长期性。

办公室的思想教育分为系统的理论和日常的思想政治教育。对工作人员存在的各种思想认识问题, 只能采取民主讨论、启发诱导、说服教育的方法, 而不能采取压服强制和命令主义的方法。每个人都有自己的长处和短处, 教育和被教育是可以转化的, 要相互学习, 在互相教育中共同提高形成群众性的强有力的全员思想教育工作。要善于用马克思主义的立场、观点和方法去分析现实中的基本问题, 切忌空洞无物、苍白无力。身教重于言教, 二者相结合, 是我们党的优良传统, 也是获得群众支持的重要条件。

此外, 办公室工作人员是在特定的工作环境中开展工作的, 环境状况的好与坏, 会直接或间接地影响其工作的积极性和工作的速度、质量等, 也影响到工作人员、服务对象的满意度;办公室安全与保密工作是办公室管理中的一个重要问题, 办公室工作的一个重要内容就是管理信息, 所以, 办公室除了要保守国家秘密外, 还要保守单位相关秘密。

摘要：文章对办公室管理的含义、性质等进行了论述, 并就新形势下高校基层教学管理单位办公室工作的方法进行了探讨。

关键词：办公室管理,办公室工作,教学基层单位