浅谈房屋基建档案的现状及作用

2023-02-28

房屋基建档案属管理档案范畴。基建档案是指从房屋建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料, 包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容, 房屋基建档案是单位档案的组成部分之一, 反映了建设项目管理工作的真实过程, 为单位事业发展提供了依据和条件。

1 房屋基建档案管理现状

目前, 大多说企业的房屋基建档案的管理总体上是好的, 但在一些个别地方, 房屋基建档案的管理还比较混乱, 主要有以下几个方面。

1.1 意识不到位

个别企业对档案工作重视不够, 档案意识薄弱。一些企业领导档案知识不多、档案意识不强, 认识不到档案工作的重要性, 很少过问和关心档案工作。

1.2 档案的存放场所破旧, 硬件设施缺损, 档案保管条件差。

个别单位没有档案室牞档案堆放在办公室。或者档案室设在底楼, 导致案卷潮湿、生霉、变碎和污染。

1.3 缺少高素质的专职管理人员

有些企业没有专职档案管理人员, 或业务素质低。同时, 档案管理被喻为“三苦”工作 (清苦、贫苦、辛苦) , 不少档案管理员不安于岗位。

1.4 房屋档案的存放场所管理混乱

有个企业的基建档案散存于私人手中, 这很容易遗失, 为将来工作带来隐患

2 房屋基建档案的作用

2.1 房屋基建档案具有重要的历史记录功能

档案可以说是历史的再现, 并且这种历史再现, 历史记录的功能, 在基建档案中显得尤为重要。在基本建设中, 所涉及到的各类建筑物, 都会形成一整套包括土地征用、各种审批文件、产权所有证、设计、施工图纸的能够反映工程建设真实面貌的档案。若干年后, 如果有人想查某幢建筑是何年何日开始施工, 何时竣工、验收、交付使用、每幢房子是什么结构、它的建筑面积、使用面积、造价各是多少……, 都可以在基建档案中查到原始记录, 并且离开了基建档案的历史记录, 若干年后的各种维修、扩 (改) 建等工作都将难以开展。例如2006年, 新疆乌鲁木齐市某小区的业主反映, 该市某开发公司开发建设的5栋楼多数单元每逢下雨就发生漏雨, 经过勘察, 发现屋面防水工程是不合格, 经过某开发公司工程技术人经与原施工单位交涉, 施工队认为完全是按设计要求施工的, 某开发公司搬出该楼施工图纸做为依据, 证实其没有按施工要求施工, 原施工单位无话可说, 对该楼的屋面防水工程重新按规范返修。因此说基建档案的历史记录功能不可低估。

2.2 房屋基建档案具有参考价值

档案不仅具有历史记录功能, 而且也记录了经验教训以及创造出来的成果。完整、系统的房屋基建档案, 不仅会给今天的建设者们有益的启发, 而且在房屋的管理中, 还可以可以提高工作效率, 节省调研时间, 少走弯路, 提高工程建设经济效益。例如, 乌鲁木齐北京路某旧有小区内有多位住户下水道堵塞, 物业公司在维修的时候, 根本不知下水道的具体位置和走向, 弄得束手无策, 污水横流, 最后他们找到某开发公司, 通过查找档案, 找到了确切位置, 及时疏通了下水管道。

2.3 房屋基建档案具有重要的增值作用

房屋基建档案在利用中无论从提高经济效益的幅度上, 还是从提高、扩大社会效益的范围上都具有明显的效果。尤其在房屋的改建、扩建、维修工程项目上能够节约大量的人力、物力、财力。因此, 房屋基建档案具有显著的增值作用

3 加强房屋基建档案管理方法

3.1 提高全员尤其是企业领导人的档案意识。

笔者在对基层的档案管理调查中发现, 凡档案意识较强, 对档案工作重视的该单位的档案管理相对到位。从这个现象分析, 企业要加强房屋基建档案管理, 首先要强化各级企业领导的档案意识, 让企业管理者重视档案, 关心档案工作。

3.2 加强场馆建设

档案管理场所, 是档案的“家”, 为了让档案在“家”有安全感, 必须按照档案管理的要求, 建设好房屋基建档案场馆。《档案法》有明确规定:配置必要的设施, 确保档案的安全。

3.3 配备房屋基建档案管理人员, 不断提高管理人员业务能力

3.4 完善房屋基建档案管理的规章制度。

为使档案工作规范化、制度化、科学化, 各级企业均应出台房屋基建档案管理办法。只有认真制定并严格执行归档制度、复制制度、利用制度、保密制度、声像档案管理制度、库房管理制度、鉴定与销毁制度、统计制度, 档案管理才能真正落到实处。

摘要：房屋基建档案是在房屋项目建设和基本建设管理过程中形成的文件性材料, 包括房屋基建管理文件、房屋基建工程项目文件资料及蓝图、房屋基建工程底图三部分。房屋基本建设工程档案既是房屋基本建设及工程技术工作的历史记录, 又是工程竣工交付使用的必备条件, 也是在房屋投入使用后进检查、维护、管理、使用、改造、扩建的依据和凭证。本文论述了房屋基建档案的现状及作用、途径以及提高房屋基建档案管理的措施。

关键词：房屋基建档案,作用,现状,措施