刍议医院档案管理工作的现状及创新

2022-09-19

一、医院档案管理的含义重要性

医院档案管理是指对医院在发展过程中从事的医疗、管理、教学、财务、基建、统计以及科研等活动中形成的具有一定保存价值的图表、文字等不同载体和形式的记录进行管理。医院的档案管理是研究医院发展历史的重要参考资料, 它对研究医院的技术、学术以及促进医疗卫生事业的发展具有十分重要的参考价值。

医院档案管理的重要性主要表现在以下几个方面:

1.规范对医院的医疗质量和医疗技术的管理, 科学的调整医院的各项技术指标, 从而为医院开展新技术和新业务提供真实、科学、准确的依据。

2.促进医院档案管理的规范化, 提高医院的经济效益和技术质量, 为医院的现代化管理奠定基础。

3.实现医院管理的系统化和科学化, 帮助医院档案管理者利用对医院历年的档案信息的存储、加工、分析, 从而提出科学决策。

4.保障医疗设备设施的利用效果, 通过对医疗设备的使用率和使用性能进行分析, 加强医疗设备设施管理。同时, 对医院的设计及建设档案进行分析, 也有利于以后对医院设施的维修和重建, 减少损失。

5.有利于系统的掌握医院的医学技术和科研成果, 并为医院的医学技术和科研成果的推广与应用奠定基础, 从而促进医院学术活动和临床科研活动的开展。

二、医院档案管理工作的现状

(一) 档案管理的意识不强, 重视程度不够

由于医院是一个专业性和技术性较强的特殊服务行业, 因此有些医院的管理人员对档案管理的意识薄弱, 没有意识到档案管理工作的重要性。所以, 很多医院只是一味的抓医院的服务质量, 重视社会效益以及经济效益, 却忽视了档案管理工作。医院的档案管理意识薄弱就会导致在档案管理方面的人员配备不足, 档案设施配置不健全, 设备应用的支持力度不够, 使档案管理不规范, 无法实现其真正价值。

(二) 档案管理制度不健全, 管理职责不明确

医疗行业的档案管理具有一定的特殊性, 医院的档案管理一般被分为病案和综合档案两个档案管理工作。病案指在医疗诊治的过程中形成的医疗文书档案、影像档案、诊断依据等形式的档案, 这些档案主要由病案室负责;综合档案是指在医院的日常工作中形成的文书、会计、科技、实物以及影像等形式的档案, 这些档案主要是由综合档案室收集和存储, 业务管理则由医院办公室负责;医院的人事档案管理, 由人事部门负责。也就是说, 在医院内形成了多部门管理档案的格局, 档案管理形式混乱, 各部门的职责并不明确, 使档案管理工作不规范。分散的档案管理形式, 使各个档案管理部门间缺乏有效的沟通, 不利于医院的管理人员对档案信息进行系统的分析和研究。

(三) 档案管理信息化存在弊端

由于计算机网络技术的不断发展和广泛应用, 档案管理工作也逐渐向数字化、信息化的方向发展, 传统的档案管理模式已经无法满足现代医院高效率的工作要求了, 更不能适应现代社会信息化的发展潮流。但是, 目前计算机网络技术在医院档案管理中的应用仅仅表现在目录的输入、输出和检索方面, 档案信息的数字化、档案管理的现代化、档案利用的网络化等方面的应用还是比较薄弱, 医院档案管理的信息化还有待发展和完善。当然, 除了在信息化管理方式上比较欠缺以外, 在管理过程中也存在着很多的问题。例如, 电子文件的归档方法和载体形式与纸质文件有很大的不同, 但是在现实的工作中并没有体现出这一点的不同, 也没有将电子文档的优势显现出来;用电子病案来作为举证材料是否具有法律效应还不确定;电子文件的凭证作用如何认证, 还需要进一步的探讨。总之, 医院档案管理的信息化还有很多不完善的地方, 不利于医院档案管理工作的效率的提高。

(四) 重视档案的收集和管理, 但是对档案的开发利用率不高

医院将档案管理工作的重点主要是集中在对档案信息的收集和整理工作上, 对于档案后期的开发利用工作却不重视, 使很多有价值的文档信息被无视和冷落, 根本得不到利用, 也无法发挥档案管理的利用价值。而且档案管理人员也很少到现实的临床工作中去了解, 使信息的反馈不及时, 对档案信息的研究不深入。档案管理工作过分集中在对文件、目录和数字的汇编, 对有学术性和研究价值的档案信息研究较少, 开发利用率低, 无法在医院的医疗和科研工作中发挥其指导作用。

(五) 档案管理人员的业务水平有待提高

医院档案管理人员的专业素质、文化程度和理论水平等方面都有待提高, 管理人员的知识结构不合理、知识面相对较窄、学历较低。这些问题导致档案管理人员无法适应新形势下的医院档案事业的发展, 缺乏创新和活力。同时不少医院对档案管理人员的培训进修学习的重视程度不够, 档案管理人员得不到系统的档案知识培训, 能力得不到提高, 影响了医院的档案管理水平。

三、医院档案管理工作的创新

通过以上对医院档案管理现状的分析, 可知医院档案管理存在的问题较多, 管理水平比较滞后, 管理制度不合理, 缺乏创新和活力。以下, 将针对以上医院档案管理中出现的问题, 谈谈档案管理工作不断创新的措施。

(一) 增强档案意识, 管理观念要创新

加强对医院全体工作人员的档案意识的培训和学习, 尤其要重视增强领导干部档案管理的责任意识。加强医院工作人员对档案法的学习, 使全体员工都能认识到档案与自己的日常工作的息息相关, 从而支持档案管理工作在全院的顺利开展和进行档案管理工作。除此之外, 医院的的教研人员和管理干部要加强学习《档案法》, 提高其档案管理的法制观念和依法归档的自觉意识。要将档案管理工作纳入到与医院建设同步发展, 这对顺利开展档案管理工作起关键性和决定性的作用。档案管理工作人员要加强对档案工作的宣传, 凸显档案管理工作的重要性, 形成人人都关注档案管理工作的良好氛围。管理人员要注重不断更新自己的管理理念, 紧跟时代的发展潮流, 但也不能完全丢掉传统及迷失方向。现代档案管理事业面临的挑战极其紧迫, 随着电子档案的出现和信息技术的广泛应用, 档案管理的信息化急需快速实现, 档案管理者必须有充分的技术准备和思想准备, 以全新的理念去迎接新的挑战。

(二) 健全档案管理制度, 管理体系要创新

健全的档案管理制度是规范档案管理工作的关键, 医院要结合其自身的实际情况, 严格依据《医药卫生档案管理办法》和《档案法》等相关法律法规, 制定科学、系统、完整的档案管理制度。通过科学系统的管理制度, 对各个本门的档案信息进行统一的管理和考核, 使医疗档案的管理与医疗业务同步的考核和评价, 同步发展。当然, 任何一个档案管理制度都不可能完全一成不变的, 随着时代的发展, 总是会有一些新的问题出现。所以, 作为档案管理者不能满足于现状, 要在工作中不断发现问题, 解决问题, 并不断完善管理制度, 在发展中不断创新。例如:在当前信息技术极速发展的时代, 是否要坚持文件满三十年才向外开放的规定;在计算机技术广泛应用的时候, 是否需要花大量的时间和精力编制卡片检索;在各个科室都留有一定有价值的文档的条件下, 是否还需要将文档的归档对仅局限于职能科室等等。这些问题都是在工作中遇到的现实问题, 是否要改变传统的管理制度, 调整管理体系也是管理人员亟待解决的问题。

(三) 档案服务模式要创新

随着计算机技术和信息技术的不断发展, 档案管理也要趋向于数字化和信息化。所以, 作为档案管理的工作者要不断改进服务方式, 强化计算机技术和信息技术在档案管理中的应用, 实现档案服务的创新。加强档案信息的征集工作, 促进档案信息的完整, 同时利用计算机网络建立档案信息的查询平台, 使信息的查询和利用更加方便快捷;加强档案的服务管理, 真正提高档案的利用率;加强推行电子文件归档管理, 一方面丰富档案馆藏, 另一方面也有利于档案文件的共享, 保证档案文件的安全;在业务的指导上, 要变被动接受各个科室文件的归档为主动上门指导档案文件的立案整理, 以便随时收集档案文件, 防止重要文件的流失。除此之外, 档案工作人员要深入到临床工作中去进行调研, 从而更深入的了解各项医疗工作相对应的档案信息要求, 挖掘真正有价值的信息进行编研, 提高档案利用率。还要注重加强各级医院间信息相互联系, 互通档案信息, 实现档案信息资源的共享。

(四) 提高档案管理人员的业务素质, 以人来推动创新

档案管理工作各方面的创新, 归根到底都是需要人去推动的。所以, 要推动档案管理工作的创新, 实现档案管理的可持续发展, 就必须不断提高档案管理人员的业务素质。要加强对档案管理人员对档案法的学习, 提高其基础管理知识以及档案意识。加强岗位培训学习, 增强档案管理人员利用专业理论知识解决实际问题的能力, 以便于档案工作者能更加熟练的对档案信息进行扫描、编目、标引和建立数据库等工作。当然, 随着计算机网络技术的广泛应用和医院档案管理工作信息化的要求, 档案管理工作人员还要积极利用业余时间加强学习教育课程, 例如:计算机课程培训和档案文件整理等课程, 从而实现档案管理工作的信息化和现代化, 真正发挥医院档案管理工作的价值。

四、结语

总而言之, 医院的档案管理工作涉及范围广, 专业程度较高, 需要全体工作人员的积极配合和推动才能真正推动医院档案管理工作的不断创新, 实现档案管理的现代化。另外, 还要在管理制度, 管理模式, 管理理念上不断的完善和创新, 提高管理人员的素质, 提高档案管理的创新和活力, 实现医院档案管理工作的可持续发展。

参考文献:

摘要：科学规范医院的档案管理工作是提高医院工作效率和工作质量的重要途径, 也是衡量医院管理水平和业绩的重要标尺。尤其是随着我国医学事业的不断发展和进步, 医院档案管理工作就显得更加重要了, 但是档案管理工作仍然存在一些不完善的地方, 只有不断的完善和创新, 才能跟上时代的步伐, 提高医院工作效率和工作质量。

关键词：医院档案管理,现状,创新