新时期城建档案管理工作的现状及对策

2022-09-10

1 城建档案管理概述

城市的发展离不开规划、建设和管理三方面的内容, 这些内容又都与城建档案管理工作具有紧密的联系, 城建档案是城市规划建设的基础资料。同时, 城建档案又是各部门进行依法行政、市场监管、工程建设以及权益维护等的重要依据与可靠凭证, 缺少城建档案会导致城市运行系统的瘫痪;另外, 城市档案具有参考文献的价值, 是衡量城市发展历程最为原始和全面的资料。在网络信息化时代的新形势之下, 城建档案管理工作也发生了巨大的转变, 一方面脱离了纸质的形式, 实现了数据库存档, 具有开放性和共享性的特点;另一方面管理系统的功能较为强大, 提高了管理工作的效率, 降低了工作强度。

2 城建档案的管理有哪些不足

2.1 管理人员心态问题。

城建档案管理工作是城市规划、建设工作中一项重要的工作, 也是一项必不可少的工作, 可是目前很多城建档案的管理人员对此没有足够的认识。档案管理的工作内容相对枯燥, 流程繁琐, 需要进行大量的重复步骤。有些档案管理人员在工作时没有严谨认真的态度, 建档不及时甚至不建档;有些档案缺乏相应的资料, 管理人员也没有及时进行补充;还有的工作人员, 对于档案的管理只是表面走走流程, 不进行编排和维护, 形成的档案有名无实, 根本没有实际的利用价值。

2.2 管理人员素质问题。

我国还没有建立城建档案管理人员应该遵守的制度, 对城建档案管理人员的能力认证和选拔也没有一个评定标准。很多城建档案管理人员都是由相关部门, 甚至是无关的职位和部门调动而来的。这些城建档案管理人员没有档案管理的相关知识, 工作能力根本不能满足实际需要。档案管理工作经常要进行重复性工作, 内容繁多, 需要工作人员具有强大的资料收集和整理能力。还有要分辨资料的实际价值, 将高价值的资料录入档案, 价值不足的资料可以舍弃。这些都需要城建档案管理人员具有一定的专业素养。

2.3 档案管理的制度问题。

我国当前的许多城市, 对于档案的管理, 采取的都是旧制度、旧办法, 甚至有些地方没有专门的城建档案管理制度。比如有些地方对于城建档案的格式规定没有明确标准, 档案整理人员采用的编号方式各不相同, 甚至字体颜色也都不一致。这就导致档案的不规范, 不能够统一利用。还有些地方的城建档案管理人员在办公室内吸烟, 随意使用电器, 给档案管理带来了安全隐患, 这些都是因为没有专门的制度进行管理所造成的。

2.4 相关法律问题。

我国今年来在档案管理的立法工作上做出了努力, 对城建档案管理进行了一定改善, 但是仍然还有很大的提升空间。从国家全局的角度来看, 目前我国部分地区的档案管理法规与中央的管理法规存在一定的冲突, 对于档案文件也没有一个明确的规范, 不利于形成统一的管理。对于城建档案的内容中需要严格保密的, 在档案的查阅、抄录方面, 要经过严格的审批流程, 防止机密泄露。对于查阅、抄录涉密档案的单位和个人, 也要经过上层批准, 严格按照手续流程来进行。

3 城建档案的管理及开发利用

3.1 转变管理思路。

领导者要深刻认识到城建档案管理工作的重要性, 认识到档案管理在城建工作中的巨大作用。国家和政府要制定配套的档案管理方案, 规范档案的书写、编辑和检索。地方政府要转变思维, 增强城建档案管理工作的重视程度, 加大对档案管理工作的宣传和支持力度, 如完善档案管理机构设置、场地, 配置专业的档案管理设备, 不断提高档案管理工作的专业化、标准化水平。

3.2 建设专业工作队伍。

针对档案管理人员的专业素质不足, 政府必须给予足够重视, 要对档案管理人员的工作态度和工作技能进行全面提高。对于档案管理人员, 不能够盲目进行调用。首先, 政府要增强档案管理人员的专业技术水平。通过一些关于档案管理知识的讲座, 培养档案管理人员的档案收集能力、档案整理能力、档案价值鉴定能力、档案的编辑和检索能力。其次, 还要建立奖惩制度, 表彰优秀人员, 惩罚懈怠人员。档案管理工作由于其特殊性, 很容易导致工作人员在工作过程中精神松懈, 敷衍了事。政府必须从人着手, 培养高素质、高能力、工作态度严谨的档案管理人员。

3.3 充分利用互联网技术。

随着互联网技术的应用和发展, 信息传播的途径越来越广, 信息传播的速度也越来越快, 对档案管理工作也提出了新的更高要求, 即变封闭式管理为开放式管理, 进一步拓展城建档案信息的获取、交流、利用渠道, 减少资源的浪费, 提高城建档案的利用率, 以实现其价值的最大化。同时应充分利用互联网的优势, 创新服务方式, 如向工程设计和施工单位提供城建档案中存储的设计构图、科学技术等信息, 以供他们参考。

3.4 加大财政支持力度。

当前, 制约城建档案管理工作的主要因素是资金问题, 由于重视程度不够等原因, 导致城建档案管理工作资金投入严重不足, 无论是档案的收集、整理, 还是档案的储存、利用等, 都存在极大的问题。因此, 政府有关部门应加大财政支持力度, 为城建档案管理工作有序开展提供资金保证。

4 结语

城建档案管理作为城市发展过程中的工作内容之一, 展现了城市发展的文明程度和发达程度, 体现了城市对发展历程和城市历史文明的尊重。在城市档案管理的过程中, 目前仍然存在着一些问题, 影响着城建档案管理工作的创新和改革, 不利于我国城建档案管理的发展, 所以应该积极进行城建档案管理工作的探索与研究, 不断提高档案管理工作的规范化水平。城建档案管理水平的提高不仅有利于城建档案管理工作本身的完善和发展, 同时也会为城市的进一步发展提供更为详细的资料。

摘要：经济的发展和城市化进程的不断推进, 在做好城市经济和文化发展的同时, 还要加强对城建档案的管理, 以保证城市建设相关资料和数据的完整。本文通过对城建档案管理的研究和介绍, 揭示了城建档案管理的重要意义和存在的问题, 以期提高我国城建档案管理的水平。

关键词：城建档案,管理工作,现状,对策