照片档案的作用及整理方法初探

2022-09-11

随着档案事业的发展, 以照片作为载体的照片档案在档案部门增长非常迅速。对照片的性质和特点的认识, 以及照片档案的整理方法越来越受到档案工作者的重视, 这直接关系到我们能否更好的保管利用好照片档案。下面就结合我的工作实践谈谈一些粗浅的看法。

一、对照片的认识

自1839年法国人盖达尔发明摄影术以来, 照片以它对人类社会和自然界各种状态特有的记录特性, 持续影响着人们的生活。

(一) 记录真实

文字是种抽象思维的传播媒介, 时而夹杂出作者的主观成份。照片是对直观视觉形象的实录, 提供的是事物的表面原始形态。

(二) 记录迅速

相机的拍摄速度是以秒为单位, 世界上最快的相机快门速度已达到了百亿分之一秒, 它能捕捉到人类肉眼难以观察到的瞬间景象。照片这种瞬间记录方式, 是其他传统记录方式难以企及的。

(三) 收藏方便

照片尺寸较小, 易携带、交换和邮寄。宽阔宏大的场面, 可真实的记录在照片上, 照片对事物的表述简洁易懂, 无语言文字障碍。

(四) 珍藏价值高

照片对历史重大事件、独特的自然现象, 能客观真实的记录下来, 为历史考证、科学研究提供了稀有的凭证材料。

(五) 节省存放空间

许多重大历史事件, 如用文字描述, 往往写成长篇巨著, 以使人产生身临其境的感觉, 而用一张照片就能让人一目了然。

照片作为记录信息工具, 它弥补了文字记录工具的不足。照片作为档案手段, 它丰富了档案种类, 增加了档案的资源。

二、照片的整理

科学管好用好照片档案是档案工作者必须面临的新课题。怎样整理、保存好照片档案?对此还需从档案管理角度作进一步分析。各类载体的档案都有其不同的特点, 照片是利用光线的强弱变化在感光胶片上曝光形成影像。完整的照片档案需要图片内容文字说明, 是由多载体材料构成的, 具有复合性特点;而文字载体档案主要是纸张, 具有单一性的特点。各类载体档案规格不同, 照片的尺寸可根据具体情况变化, 大小相差几倍甚至上百倍, 因此, 在整理时不能采用整理文书档案的方法组卷。文字载体规格相对统一, 其管理和排放基本不受载体大小制约。照片档案必须采用与文书档案不同的整理方法。

(一) 照片分类

分类是组织档案的前提。档案不分类或分类不科学会造成管理和利用上的混乱。档案分类包括实体分类 (即根据载体材料性质和材料的尺寸分类) 和信息分类 (根据内容分类) 两种方式。照片档案与文书档案分类的原则一致, 但分类对象和方法却不能完全相同。

照片实体管理的分类共有二级层次。第一层是根据底片和照片载体的性质、保存的温度和湿度条件差异, 进行分类管理。第二层是根据底片、照片尺寸大小, 体积形态差异, 进行分类排放。

照片信息检索, 就是对记录内容的揭示和掌握。其分类对象是揭示照片内容的文字说明。包括照片的题名、作者、拍摄地点、时间、人物 (主要人物的单位、职务、姓名和在照片上的位置) 等项目, 都可用作照片的信息检索依据。照片文字说明的撰写需在制作照片档案时同步进行。照片的文字说明是对照片内容的注释和补充, 是照片档案的有机组成部分, 应附在照片下, 以便照片档案利用者更好地理解照片的内涵。

(二) 制档案号

照片档案的管理、分类的层次多, 因此, 编制的照片档案号需由几部分代码构成:载体代码、规格代码、顺序代码。同一内容的一组照片编一个组号, 其中每张照片编一个张号;每张照片的底片和照片编相同的照片档号。

例如:照片号CHD76一Y一WS.Z1999一002一008.05表示重庆警备区76号全宗, 永久, 文书档案, 照片位于照片册1999年第2册第8组第5张。

(三) 互注档案号

照片实体管理与信息管理之间彼此没有内容联系, 其相互间的衔接是靠互注档案号, 每幅照片载体都需有独立的档案号。档案号必须准确地标注每张照片载体的位置, 标注时, 胶片载体档号注录在前, 拷贝或其它载体档号注录在后, 彼此有机联系。建立照片档案信息检素时, 每条信息后均完整地记注有相关载体的档案号, 保证每张照片能方便准确的利用。

摘要：照片档案是记载工作、生活、学习的重要手段之一, 也一直是档案收集、保存的重要资料。本文对照片的性质、特点以及照片档案的整理方法进行了详细的描述。

关键词：照片档案,特点,整理,档案管理