浅谈基建工程档案的归档工作初探

2022-09-11

基建工程档案资料记录着工程建设全过程, 基建工程档案的归档工作在基建工程管理中占有非常重要的地位。提高基建工程档案资料管理工作质量, 可以为整个基建工程质量的提到打下良好的基础。随着基建工程项目的发展, 在进行基建工程档案管理时, 出现了一些新的档案管理问题, 需要及时进行解决和处理。

一、基建工程档案的归档工作存在的问题

(一) 基建工程本身因素的制约

基建工程在进行过程中, 会涉及到多个部门, 同时整个工程的周期长, 分为多个流程和阶段, 增加了整个基建档案管理工作的复杂性, 提高了基建档案管理工作的工作量和工作难度。另外, 基建工程本身并不能带来直接的经济利益, 还需要花费人力物理资源, 因此很多基建工程管理人员把工作的重点都放在了整个工程的建设上, 在工程档案归档方面没有足够的重视, 整个工程建设过程与档案的收集、整理以及归档无法同步进行, 基建档案归档工作较为迟缓, 在基建工程建设过程中无法有效的发挥作用, 导致管理人员对档案的归档工作进一步忽略, 不仅影响企业经济效益的提高, 同时还不利于档案管理工作的可持续发展。

(二) 缺乏档案管理意识

工程项目的领导以及档案管理人员本身对于基建工程档案管理工作的重要性认识不足, 没有加强对基建档案管理工作的学习以及宣传力度, 再加上基建工程周期长, 期间有很大的人员流动, 最终导致基建档案管理工作无法得到有效的落实。项目建设各个部门之间缺少交流沟通, 无法有效的将档案的归档工作落实到个人。整个基建工程档案的归档工作具有很强的专业性, 相关的工作人员专业技能、知识水平不足, 同时缺乏实践经验, 无法做到及时、规范的进行基建档案的归档工作。

(三) 规章制度不健全

在基建工程项目进行过程中, 在基建工程档案的归档工作方面缺乏完善的规章制度, 开展档案的归档工作时, 无法按照相关的标准流程来进行, 导致各个环节都存在一定的问题, 进而影响了整个档案归档工作质量。因为整个基建工程涉及多个部门, 缺乏统一的归档标准, 各个部门在进行档案归档时, 无法按照统一的格式、内容来进行, 最终提交给档案部门后, 增大了档案部门的工作难度。

二、提高基建工程档案归档工作质量的措施

(一) 增强档案管理意识

首先, 基建工程领导以及工作人员需要改变自己的传统观念, 从科学管理的角度出发重新去认识档案归档工作, 只有认识到档案归档管理工作的重要性, 才能使基建工程档案归档的工作质量显著提高。其次, 基建档案管理人员在平时档案归档工作过程中, 要加强与领导的沟通和联系, 将档案归档工作从被动工作转为主动工作, 增强档案归档工作的工作质量。另外, 基建工程档案归档工作仅靠基建工程档案管理部门很难顺利完成, 在平时进行档案管理工作时, 需要多与施工单位、设计单位等各个部门沟通, 努力争取各个部门地配合。最后, 需要给基层档案管理人员普及档案管理工作的重要性, 增加档案管理人员的工作责任感和荣誉感, 最终使档案归档工作的工作质量得到有效的保证。

(二) 完善档案管理制度

完善的管理规章制度, 是保证基建工程档案归档工作质量的重要前提。在开展基建工程项目时, 需要根据该项目的实际情况, 成立专门的档案管理部门, 选择专业的档案管理人员, 做好档案管理工作的职责划分, 结合计算机技术, 将整个档案管理工作建设成为一个网络体系, 为档案管理工作人员的工作和交流提供一个便捷、高效的平台。另外, 档案管理工作需要结合国家质量管理体系相关标准, 按照科学化、标准化、规范化的原则来进行, 从整个基建项目的立项阶段开始, 一直到竣工验收阶段, 建立起一整套完善的工作流程, 将各项工作细化到每一个管理人员, 保证基建工程档案归档工作得到有效的落实, 提高基建工程档案归档工作质量。

(三) 提高管理人员专业素养

想要将档案归档工作做得更好, 需要提高档案管理人员的专业素养。定期组织档案管理人员参加相关的业务培训, 让档案管理人员学会先进的档案管理理念以及管理方式, 增加平时档案管理工作的规范性, 对档案管理工作有全面的了解和认识。还需要从思想道德素养方面对档案管理人员进行提升, 档案归档工作是一项长期、复杂的工作, 档案管理人员要有爱岗、敬业、细心的精神, 才可以从细节出发, 提高整个档案归档工作的工作质量。

(四) 做好日常档案归档工作

日常的档案归档工作十分重要, 首先要做好档案资料的收集工作, 从档案收集的时间、收集范围以及质量等方面出发, 借助计算机软件, 实现对整个工程的全程跟踪, 改变以往的工作观念以及工作方式, 落实新的档案管理规章制度, 对每项档案归档工作进行详细的划分, 通过相应的奖惩措施, 提高工作人员的工作积极性和工作热情。其次, 需要把档案管理工作放在整个基建工程项目管理工作中进行, 保持档案归档工作与整个基建工程项目建设同步进行, 从项目开始之前, 就要为归档工作打下良好的基础。最后, 需要做好档案的报送以及验收工作, 只有当档案归档工作质量验收合格之后, 才可以进行整个项目的竣工验收, 通过这种方式来提高整个档案归档工作的工作质量和水平。

结束语

基建工程档案可以反映整个项目的真实情况, 提高基建工程档案归档工作质量, 首先要增强档案管理意识, 其次要完善档案管理制度, 还需要提高管理人员专业素养, 最后做好日常档案归档工作, 保证整个基建档案归档工作的工作质量, 发挥出档案管理工作的价值, 提高整个项目的建设水平, 为企业的发展打下良好的基础。

摘要：本文对基建工程档案的归档工作存在的问题进行了简单的分析, 针对基建工程档案归档工作质量进行了深入的研究, 通过本次研究, 提出了几条提高基建工程档案归档工作质量的措施, 希望可以将基建工程档案的归档工作做的更好, 进而使整个工程项目的质量得到有效保障。

关键词：基建工程,档案归档