高校教学档案的特性、作用及开发利用

教学档案是指在教学、科研以及教学管理实践中形成的具有查找和保存价值并经过归档整理的多种载体的文件资料。高校教学档案是与确定高校办学方针、制定教学计划、优化专业设置、检验教学成果和加强学籍管理等密切相关的重要文献, 是反映高校学术水平和教学质量的原始依据。高校教学档案是学校档案的重要组成部分, 完好教学档案可为高校的教学实践、教学研究、教学管理提供重要的参考资料, 同时也是高校教学工作水平评价和教学质量评估的第一手凭证。

1 高校教学档案的特性

教学档案同其他档案一样, 具有“自然形成”、“历史记录”、“利用价值”的一般属性, 同时它又是教学活动的客观反映和总结, 其内容和范围既不同于科技档案, 也不同于文书档案, 是一种具有自己特性的专业档案:

1.1 记录的成套性

教学活动是有计划、有组织的自觉活动, 因此教学档案既有指令性的“招生指标”, 又有依据性的“教学计划”, 既有原始性的“讲义”、“试题”, 又有成果性的“教材”、“毕业设计 (论文) ”;既有规章性的“课程安排表”, 又有凭证性的“毕业证书存根”。教学活动的规律决定了教学档案必须是一整套教学活动记录转化而成的。

1.2 内容的多学科性

教学档案既有教学管理性的, 也有业务成果性的材料, 教学内容几乎包罗了人类的全部知识。高校除了设置相应的德育、智育、体育几方面的课程外, 随着科学技术的发展, 社会科学与自然科学互相交叉, 互相渗透不断加强, 教学档案内容多学科属性愈加明显。

1.3 渠道的分散性

由于教学档案中绝大部分材料产生于学校内部, 来源较为分散。教学文件材料有来自教学管理机构的, 如招生、毕业分配、学籍管理等;有来自不同教学专业的, 如学生的优秀论文、毕业设计、典型的实验报告等;有来自教师手中的, 如教材、学术论文等, 分散在各个部门和个人手中。这就给教学档案的集中管理带来很多困难, 也给查找者带来诸多不便。要保证这部分文件的完整系统, 就必须针对其分散的这一特性制定出相应的管理办法, 以确保教学档案的规范化、制度化和科学化, 逐步实行集中统一管理。

1.4 教学档案与其它档案归档时间的不同步性

文书档案一般是按公元年度归档, 在第二年初进行。教学档案则是按教学年度归档。

2 高校教学档案的作用

教学档案在教学活动中形成, 反过来又服务于教学活动。其效用和价值主要表现在以下几个方面:

2.1 对教学工作起依据和借鉴作用

教学工作是在继承中发展的, 因此, 教学计划、大纲等依据性文件可沿用多年, 即使要改进, 也可在原基础上进行修改。新建立的学校申办专业, 可以查用同类培养目标的教学档案。它既为现行教学工作提供执行性文件和工作依据, 也为以后的教学文件等提供借鉴和查索。

2.2 为教学管理和教学研究提供信息

教学档案是教学活动的信息库。它可以为改进教学提高教学质量、促进教学研究和学术交流提供第一手信息资料, 是教学活动和教学研究的依据之一。

2.3 历史记载作用和历史凭证作用

教学档案能记载教学活动的全过程和状况。它往往不经加工而保持原貌, 真实地保存教学过程的证据, 客观地反映历史。这种史实的记载作用是其他东西不可替代的。同时, 可以成为事后查证、研究和处理教学日常工作的凭证。如提供学历、成绩等证明及记录, 为教育研究和历史研究提供系统真实的素材。

3 高校教学档案的开发利用

教学档案的信息社会化已成为人们关注的问题。档案工作者也认识到档案信息资源的重要意义。在教学档案的开发利用上尤其要在“活”字上下功夫。应坚持为教学、科研服务, 为全院师生员工乃至全社会服务, 并不断改进和完善服务方式和服务手段。根据不同服务对象的不同要求, 提供有针对性、多层次的信息资料服务, 使档案材料在教学管理、学生管理、科学研究等方面发挥及时、准确、有效的作用。

3.1 编制多种检索工具, 多途径查找档案

根据学校教学档案的实际情况及利用者的特点, 改变检索工具单一状况, 建立和完善多种检索工具和检索渠道, 以便利用者从不同的层次、不同的角度查找教学档案, 为更好地利用教学档案创造条件。

3.2 做好教学档案编研工作, 系统提供档案信息

编研工作是开发档案信息, 提高利用工作水平的最好途径。为加大教学档案信息开发力度, 根据利用者的需要, 依据教学档案的内容, 将分散的教学档案材料加工整理成适合需要的、系统的、专题的编研成果资料, 更直接、快捷、方便地满足利用者的需求, 更好地为教学服务。

3.3 及时有效地利用反馈信息

在提供利用的同时, 及时向广大师生以及有关人员了解利用教学档案效果的实例, 以此来宣传教学档案工作, 扩大教学档案工作的影响。利用工作信息的反馈进行分析研究, 对存在的不足, 及时加以改进。

总之, 加强高校教学档案的开发利用, 就是要求教学档案及时、全面、准确地反映学校各项教学活动, 体现学校工作以教学为主的特点;要求适应深化教学改革需要, 配合各项教学改革措施的贯彻实施, 及时地、积极主动地提供各类教学档案资料和分析报告, 为领导决策服务, 为教师教学、科研服务, 为学生学习、实习、实践服务。

摘要：阐述高校教学档案的特性、作用及教学档案信息资源的开发利用, 使其在教学管理、学生管理、科学研究等方面发挥及时、准确、有效的作用。

关键词：教学档案,特性,作用,开发利用