新形势下乡镇档案管理现状及前景的探究

2022-09-10

自从改革开放以来, 经济发展, 科技进步, 乡镇一级的档案管理工作量呈明显上升态势, 档案管理的难度加大。而现有的档案管理体制落后, 不完善的体制衍生出许多问题, 所以乡镇档案管理体制需要改革, 管理方法需要创新, 下文将对此展开论述。

一、乡镇现有的档案管理工作情况

首先是现有的档案机构的设置不够完善。由于地方的贫富差距大, 有些比较贫困的乡镇, 其档案管理工作基本上没人管, 或者由于低保障低收入的状态, 使得人员流动大, 工作不能完整地交接。而比较富庶的乡镇, 反而由于经济的发展, 其档案资源过于庞大, 无从下手, 导致档案堆积无法及时归类整理。

其次是档案资源的来源单一。档案基本上来源于当地报纸、机关文件等等, 只具有极权政治上的意识形态, 并没有体现出当地的文化在如何改变和传承。这样的档案会失去一些具有当地特色的历史, 从而失落一些重要的文化。

还有就是由于城市的发展和变迁, 乡镇和各行政区之间会出现重新划分和调整, 经过重新划分和调整后的档案管理工作, 其任务一下子就多了起来, 其职责也由于重新洗牌而有所改变。而落后的档案管理体制不能作为这些改变之后的指南, 所以造成了档案管理的混乱。

在新形势下, 政府要求乡镇级别的档案室应当向综合档案室或档案馆的方向发展, 这要求了乡镇档案部门不仅要管理本乡/镇的相关档案, 还要管理其下属的各个行政村的档案资料。此时, 工作量剧增的压力下, 要求档案管理体制改革的呼声渐高。

二、乡镇一级开展档案数字化的前景

由于中国的城市化进程加快, 乡镇级的档案管理体制的改革越发成熟, 以及政府对意识形态的控制等等因素, 档案管理的意义越来越大。所以, 建立一个完善的档案信息服务中心, 是每个地方乡镇的目标。这个目标要求明确档案管理工作的机构性质和职能:其作为镇的事业单位, 其人员应当列入事业编制, 享受公务员待遇。它同时拥有两项职能:管理档案和行政、指导直辖地区的档案工作。在实践中, 建立完善的档案信息服务中心, 需要设计库房、查阅和办公三种功能的建筑, 完善其中的硬件设施, 包括扫描仪、计算机等等的科技仪器, 以及有计划地培训工作人员, 以提高软实力。以上这些要求都需要积极投入政府资金来完成。

三、向数字化发展的档案管理

此时, 向数字化发展的档案管理已经是大势所趋, 其顺应潮流, 适应时代的发展。档案数字化是有一定的顺序的, 首先就是要进行人事分配的数字化。对档案工作者进行工作的分配。分配包括录入员, 核对员, 呈递员, 统计员等等, 明确每种工作的性质和内容。建立好数字化查询的局域网络, 建立查阅的授权途径, 制作查阅指南等等。建立好流水线式的人事分配后, 就要开始对档案资源进行数字化的采集。将档案原件从库房提出后, 进行档案信息的录入, 包括类别、编号、日期等等;录入完基本信息后, 对材料进行扫描、电脑处理 (去除污渍、补充模糊的字迹等等) ;对所有录入的档案建立数据库, 方便之后的调出与查阅。第二轮开始由核对员对档案原件和电脑上的数据进行核对、确认。及时跟进档案的录入情况, 按照工作量的大小调整人事分配。完成基本的档案录入整理工作后, 就可以基本上满足日常查阅的需要了。此时, 建立一个组织系统专用资源网就可以进行网上查阅。这种网络采取了浏览器/服务器的模式架构, 对查阅功能给予当日、当时或一段时间内的有效授权查看期限。档案内容将以加密信道传输, 使系统运行更加安全。期间, 应严格记录查阅的内容和次数以便整理和统计。

档案数字化相比于传统的档案管理有其无可比拟的先进性, 这体现在它大大地提高了经济效益, 减少办公成本。提高办公效率, 使档案馆变成了一个政府的信息控制中心。除此以外, 数字化的管理还能更好地保护档案原件, 对历史悠久或非常重要的档案资源进行有效的秘密的保存, 防止了对档案的篡改和偷窃、烧毁等等行为。

总而言之, 档案数字化是一种通过计算机、扫描、录音/录像、数据库、存储等等技术互相结合而成的一种信息存储模式。通过数字化存储的档案将可以直接浏览电子版, 而更完善地保存原版, 减少对历史文物的破坏;甚至还可以足不出户地调取档案进行查看, 或进行其他操作。另一方面, 档案数字化的出现意味着更容易监督和问责政府, 有效提高政府的信息公开化和透明化。

摘要：由科技支撑的档案数字化管理可谓是及时雨, 它不但能及时录入档案, 还能通过网络实现远程化, 共享化。本文首先简单阐述了乡镇现有的档案管理现状, 并与时代相结合, 规划出未来档案管理的蓝图。

关键词：乡镇,档案管理,数字化