浅谈如何提高医院基建档案的完整性

2022-09-11

一套完整的基建档案应该包含的内容有:该工程的规划文件、设计图纸、施工资料、验收资料等文书类、文件类、图纸类、电子类资料。基建档案能够给医院地上地下工程规划和设计工作提供历史依据和现实条件。其质量高低及完整性程度直接影响到医院后续建设、改造的效率和成本。同时, 基建档案还能够给经济纠纷、责任归属、产权查证以及科学研究提供具备法律效力的依据。

一、医院基建档案完整性的不利因素

(一) 基建项目周期长。随着新医改的深入推进, 国家对医疗卫生事业的投入持续增长。各大医院基础建设项目开展如火如荼。医院基建项目一般设计复杂, 建设周期较长。基建建设环节包括前期勘探、项目立项、建设审批、项目施工、工程验收、交付使用等。每一个环节都会产生很多的程序及手续工程资料, 但这些资料在建设周期中往往经常使用, 医院基建部门只能等待工程竣工验收后才得以统一归档。由于建设周期长、环节多, 很多工程资料在此过程中发生丢失;有的项目设计变更较多, 但变更通知单数量和竣工图修改标注并不一致。这些情况都造成了医院基建档案的不完整。

(二) 基建档案收集难。及时、全面的收集工程建设资料是保证医院基建档案完整性的关键一步, 但由于医院基建项目牵涉单位多、涉及内容繁杂、时间跨度大, 这一步也是最琐碎、最麻烦, 也是最难以保证质量的一步。项目工程建设过程中, 建设方、施工方、监理方、业主方都牵扯其中。项目工程建设完毕后, 建筑公司、监理公司转赴下一个项目, 许多重要基建资料无法重补, 为以后基建项目的维修、测评带来不便。比如在实际工作中, 有的工程原材料缺少出厂证明及质检认定书, 但由于原始资料收集不完整, 后期施工方撤离项目部, 资料很难补齐, 严重影响档案的完整性。

(三) 档案资料缺少原件。项目资料原件是保证基建档案原始性的关键。任何资料复印件, 其法律效果和存档效果都不及原件。但是在医院基建项目建设过程中, 施工单位往往将工程资料原件留作自用, 而将复印件交给医院基建部门留作存档。且工程内业资料由于没有医院基建部门工作人员的参与, 在其收集过程中存在无人负责的胡乱状况, 增加了医院基建档案的不完整性。

二、提高医院基建档案完整性的措施

(一) 健全基建项目归档制度, 厘清归档责任。医院基建档案不仅有助于项目尽快交付使用, 对之后的改建扩建也是意义重大。为了确保档案的完整性, 医院需建立健全基建项目归档制度, 并厘清施工单位、监理单位等建设各方的档案归档责任, 明确归档期限、范围和具体要求, 约定违约责任。如果医院基建项目较大, 建设周期跨两个及以上的年度, 则有必要要求施工及监理单位配备专职的档案联络员, 以便催交归档资料, 提高档案完整性。

(二) 提高医院档案员建设参与程度, 划分归档时间段。根据基建项目的建设周期和施工特点, 划分工程资料归档阶段。明确每个阶段应收集的归档资料, 以及归档资料应达到的标准。概括来说, 每一个立项的医院基建项目建设阶段分为:准备阶段、设计阶段、施工/监理阶段、竣工验收阶段、交付使用阶段, 每个阶段都会产生很多具有保存价值的资料和文件。如住院楼工程项目, 除了土建、水电、照明、消防、通讯、信息系统等之外, 还需要中心供氧、负压、对讲等设备带系统。因此, 在每个阶段的档案收集阶段, 档案与安宁都需要根据工程进展和使用功能确定资料收集范围及目录, 以便在最后的汇总时查缺补漏。

待全部工程竣工验收时, 医院基建部门要对全阶段的资料逐项收集, 缺失资料在交付使用前及时催促责任单位办理;对于不符合标准的归档资料退回原单位并限期保质保量完成。

(三) 提高基建档案的数字化程度。由于许多工程资料在建设过程中经常使用到原件, 而这些原件往往不能完好地保存至工程竣工交付。因此, 提高归档资料的数字化程度可以很好地解决这一问题。施工、监理等单位需要留存原件, 但保存价值较高的归档资料可以事先在医院基建部门通过扫描、拍照等技术转化为数字档案, 也可要求设计单位在交付施工档案时提供电子档案。档案数字化也是医院基建档案的一个大趋势, 因为数字化的档案易保存、方便查找、系统化强。

除此以外, 医院基建项目档案员的素质和业务水平高低, 也直接决定了档案的完整性程度。医院基建档案员应提高对此项工作重要性的认识, 切实履行职责, 发挥基建资料收集和归档工作的积极性和能动性。档案员与各建设参与单位的协调程度对资料的完整性影响也很大。档案员的审核是完整基建档案的第一关, 也是关键一关。同时, 基建档案员还要不断学习档案管理新知识、新技术, 更好地把各种现代化手段运用到医院基建档案资料管理中去。

摘要：随着国家对医疗事业的重视, 对医院基建投资的支持, 医院的建设工程也逐年增多, 医院基建档案的管理也越来越体现它的重要性。一套完整的医院基建档案包含项目前期准备阶段、设施阶段、施工阶段、竣工验收阶段和使用维修阶段的所有相关文件, 不仅从历史上反映了建设项目全生命周期的进展, 也为项目完成后, 医院规划、建设、管理工作提供了科学依据。虽然一套完整的医院基建档案, 对医院的发展和建设起着重要的作用。但是在医院基建档案管理中, 完整性却没有得到应有的重视。各大医院档案归档率普遍偏低。如何提高基建档案的归档率和完整性, 发挥医院基建档案在医院发展中的作用, 是当前基建档案工作者要思考的问题。

关键词：基建档案,医院,完整性