浅谈档案在解决企业历史遗留问题中的作用

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分, 是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

笔者所在的浙江长广 (集团) 有限责任公司, 前身是长广煤矿公司, 成立于1958年, 迄今已有56年的历史。鼎盛时期, 长广有13对煤矿同时生产, 职工及家属有60000余人, 年煤炭生产能力100万吨。历史上, 曾为浙江的经济社会发展作出了重要贡献。1997年11月, 长广煤矿公司改制为国有独资的浙江长广 (集团) 有限责任公司;2001年列入省属国有企业授权经营行列。进入本世纪, 随着煤炭资源渐趋枯竭, 矿井逐步关闭, 主业萎缩, 亏损加剧, 冗员增多, 负担沉重, 企业危机四伏, 各种深层次矛盾和问题逐渐显现。

近几年来, 长广集团在推进深化改革、转型发展过程中, 注重运用和发挥档案功能, 把推进深化改革、转型发展与解决历史遗留问题有机结合, 以保障和维护职工利益作为构建和谐企业的抓手, 助推企业深化改革、转型发展。

一、运用档案资料厘清历史遗留问题, 正本清源

档案管理是国有企业的一项基础性工作, 不仅记载了企业的历史演进, 也记载了企业的从业者在历史时空中的变迁。

长广诞生于“大跃进”时期, 期间经历了三年严酷的自然灾害、十年“文革”动荡。改革开放后, 从单纯的计划经济体制到“双轨制”运行, 再到逐步融入市场经济, 参与市场竞争。时代发展变迁, 政策演变更替, 企业职工的命运随之沉浮变化, 诸多历史原因形成的问题在时间的长河中积淀。在新的历史时期, 矛盾的不断显现, 成为企业深化改革、转型发展的制约因素。这些问题, 成因复杂, 群体广泛, 表现形式多样, 如果得不到很好的解决, 不仅职工群众的利益得不到保障, 和谐企业的建设也会成为一句空话, 企业的深化改革和转型发展更是举步维艰。

在多种问题的错综交替出现中, 经过认真梳理, 主要有以下问题:

(一) 棚户区改造问题。长广矿区地处浙、皖两省交界, 地理位置偏僻, 缺少城镇依托, 大多数职工居住条件差, 有的甚至还住在建矿初期建造的简易工棚里。2005年, 根据档案资料统计, 需要解决住房的职工有3万多人, 14422户。

(二) 矿井闭坑后大量富余人员问题。矿井逐步闭坑后产业大量富余人员, 企业内部分流渠道狭窄, 大部分富余人员在社会上自谋职业, 打工求生, 但人事关系隶属企业, 管理难度大, 合法权益得不到有效保障。2006年, 根据档案统计, 这部分人员有5183人。

(三) 精减下放职工的甄别和认定问题。除历年来为313名已确认的精减下放人员发放生活费外, 根据浙人社发[2011]223号文件《关于进一步解决部分精减退职人员生活困难补助问题的通知》精神, 从企业档案资料记载中初步框算, 将增加精减下放人员2000余人。这部分人员, 早年离矿回乡务农, 数十年来与企业失去联系, 如何甄别和认定, 难度极大。

(四) 家属工养老问题。在长广的历史上, 职工家庭夫妻二人一方为全民工 (绝大多数为男性) , 一方为家属工 (妻子) 的现象普遍、大量地存在, 职工家属 (妻子) 大多在煤矿参加后勤、运输、分拣、修理等辅助性工作, 有的一干就是几十年。晚年体弱多病, 丧失劳动能力, 仅靠夫妻一方的养老金难以维持基本生活, 特别是丧偶的遗孀, 晚年生活更为艰难。2007年, 经档案资料统计, 长广先后有家属工 (女性) 8000余人, 其中年满50周岁以上的近6000人。

如何解决上述问题?出路在于政策, 依据在于档案。

二、运用档案资料争取政策或自制方案, 使大多数历史遗留问题得到妥善解决

上述问题, 大多数是历史成因, 也有政策演进后衍生的新问题 (如对精减下放职工认定条件的放宽) 。解决这些问题, 单纯地依靠企业自身是力不能及的, 必须得到各级政府的强力支持。在现实问题充分暴露的情况下, 在构建和谐企业、促进科学发展的时代背景下, 解决历史问题, 必须准确把握机遇, 争取政策, 创造条件, 加快解决步伐。

作为浙江省唯一的煤炭生产基地, 长广为浙江省经济社会的发展提供了大量宝贵的能源, 尤其是在资源匮乏的年代, 长广人艰苦创业, 为了煤炭事业, 献了青春献终生, 献了自身献子孙, 作出了历史性的贡献。解决长广历史遗留问题, 帮助长广在转型发展中轻装上阵, 一直以来得到省委、省政府的高度重视和支持。在国企深化改革、转型发展的新形势下, 长广也不失时机地以档案资料为依据, 充分说明问题产生的历史根源和解决问题的紧迫性、必要性, 积极向省级有关部门争取解决问题的政策。在争取省级有关部门帮助长广解决历史遗留问题中, 档案资料发挥了重要的、不可替代的作用。

从2005年开始, 解决长广历史遗留问题的步伐逐步加快。近几年来, 先后解决的主要问题有:

(一) 解决棚户区改造问题。2005年和2007年, 省政府先后两次出具《抄告单》, 帮助长广解决职工住房问题。按照“政府出一点、企业出一点、职工个人出一点”的原则, 实施安居工程, 统筹解决职工住房。此项工程在政策上做到了全覆盖, 惠及14422户3万多人, 其中回原籍安置9600户, 建设经济适用房4800套。先后统筹解决了皖境内退休职工、浙境内退休职工、浙境内工亡遗孀、皖浙境内病亡遗孀、全民在册职工和大集体在册职工的住房问题。

(二) 解决矿井闭坑后大量富余人员问题。2007年, 省人社厅同意长广参照央企有关规定, 执行企业提前退休 (养) 和自愿解除劳动关系等政策, 为600名富余人员办理了提前退休 (养) 手续, 为1640名富余人员办理了与企业自愿解除劳动关系, 并按照法律规定履行公证手续, 为企业减轻了负担。同时, 企业人力资源部门积极组织再就业技能培训, 发布再就业信息, 鼓励富余人员在社会上实现就业。通过企业转型发展项目的建设, 使323名富余人员在企业内部重新上岗, 确保了下岗职工再就业率保持在90%以上。

(三) 解决精减下放职工的甄别和认定问题。浙人社发[2011]223号文件《关于进一步解决部分精减退职人员生活困难补助问题的通知》下发后, 企业组织大量人员开展新增精减退职人员的甄别和认定工作。档案管理人员努力查找历史档案, 共查出精减退职人员名册3本, 自动离职人员名册4本, 独山煤矿 (安徽广德县境内) 精减退职名册一本, 60年代初调整人员名册20余册。根据申请人员提供的诉求材料, 档案管理人员从历年来《职工花名册》《招工登记表》《户口迁移证》《户粮转移证》《精减人员统计表》《回乡登记表》《工资表》《调动劳动力表》《工会证》甚至粮、油、副食品等各种票据发放等历史档案中查找证明材料。对确实行动不便的有关对象, 集团公司组织人员进行实地查访, 先后组织人员赴安徽广德、浙江杭州、嘉善、江山等地走访民政局、档案馆、工商联等部门调阅历史档案。

经过一年多的努力, 在各种档案资料的相互佐证中, 去伪求真, 为411名精减下放职工找到了原始凭证, 报省人社厅审核批准后, 及时、足额地为他们发放了生活补助费。

(四) 解决家属工养老问题。长广家属工群体庞大, 涉及面广。在当时的条件下, 从全国范围看, 解决这一群体的养老问题尚缺乏明确的政策依据。2007年, 长广集团从以人为本出发, 坚持“量力而行, 尽力而为”的原则, 创造性地制定了《家属工晚年生活补助方案》, 以历年家属工工资发放表为原始依据, 为矿区年满50周岁以上的家属工发放晚年生活补助。此举惠及家属工5372人, 企业每年支出1200余万元。

由于上述历史遗留问题的解决, 职工群众的利益得到维护和保障, 极大地激励和调动了职工群众拥护、参与企业深化改革、推进转型发展的积极性。

三、在整理档案资料中发现的问题

毋需讳言的是, 在开展上述工作过程中, 由于部分档案资料的缺失, 给甄别人员身份、解决相关诉求问题带来极大的难度。没有档案资料的记载, 一些问题就成为无源之水, 给工作带来无法弥补的损失。

分析认为, 造成档案资料的缺失, 原因有三:

一是囿于当时的历史条件, 制度不健全、建档不规范、保管欠妥善;

二是在诸多单位撤销、合并、重组、搬迁的过程中, 由于档案资料的收集、整理、归档、移交不及时, 造成有关资料的丢失;

三是档案管理方法落后, 保存方法不得当, 使有关档案资料失去了利用的价值。

四、进一步发挥档案资料在深化企业改革、推进转型发展中的作用

通过对长广集团利用档案资料解决历史遗留问题的回顾和综述, 笔者深刻地认识到, 企业档案管理是集服务性、科学性、管理性为一体的基础性工作, 是企业决策、执行、管理、运行等一系列行为的总和, 涵盖了企业各个单位 (部门) 和各个层次, 并贯穿于企业创业、建设、发展的全过程。在这一过程中, 档案不应该成为沉默的历史, 它不仅应在解决企业历史遗留问题中发挥作用, 更重要的是, 档案资料中蕴藏的丰富历史经验和教训, 可以为企业的改革发展提供借鉴、指引方向。

(一) 健全制度, 规范建档。企业的存在、发展, 是一个动态、延续的过程。当旧的问题解决了, 新的矛盾也在不断酝酿和发展。解决企业改革、发展、稳定中出现的问题, 档案有着无以替代的重要作用。因此, 企业应遵循《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》的有关要求, 建立健全档案管理制度, 按照国家档案建设规范化要求, 做好档案工作。

(二) 落实责任, 强化力量。企业要根据规模和管理模式, 尤其是像长广这样历史悠久、情况复杂的国有企业, 应设置专门的档案机构, 配备与企业管理相适应的专职档案人员, 强化档案管理力量, 实行统一领导, 责任到人, 对归档文件材料的准确性、有效性负责。作为企业的档案工作者, 必须深刻理解档案工作“对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”的本质属性, 强化责任意识, 加强专业学习, 提高业务素质。

(三) 完善方法, 发挥作用。由于历史的原因和重视程度的不足, 传统型企业在档案管理的现代化建设方面存在明显差距。在新的历史条件下, 必须积极探索档案管理的新方法, 运用好档案管理新工具, 大力推进档案资源集约化、数字化、信息化建设, 开发档案信息资源为企业的各项工作服务, 使档案资料在企业深化改革、转型发展中发挥更大的作用。这是档案管理、发展的总要求、总趋势。

(四) 开拓思路, 创新观念。加强档案信息资源的开发利用, 档案的作用和价值体现在利用上, 只有通过档案的开发利用, 其作用和价值才能充分体现。因此, 必须形成一套切实可行的服务机制做保障。在档案信息资源开发与档案用户之间, 建立起一种主动适应、自我调节的机制, 打破传统的封闭式的观念, 正确处理好开发利用和保密之间的关系, 提高档案的实用性和使用价值。同时, 在服务手段上要逐步实现档案信息资源开发采用以计算机网络为核心的现代信息处理技术。使档案工作更好地为企业和社会的发展服务。