试论档案保护工作的现状及对策

2023-02-01

近年来, 社会经济发展十分迅速, 各行各业对于档案的开发利用程度也不断增大, 档案保护工作成为档案管理工作中的重要环节。但是目前县档案局档案保护工作还存在着一些问题, 档案资料发霉、变质、丢失以及被盗现象时有发生, 严重破坏了档案资料的完整性。因此, 如何加强县档案局档案保护工作已经成为档案管理人员急需解决的问题。

一、档案保护工作的基本现状

(一) 档案保护意识薄弱。随着人们对档案的利用日益增多, 怎样有效地保护档案, 延长档案的寿命就成了县档案局档案管理工作的重点。但是从目前县档案局档案管理工作来看, 过度强调了档案的管理与利用, 而对于档案的保护工作没有给予足够的重视。并且档案管理人员档案保护意识十分薄弱, 时常有档案破损、发霉等情况发生。档案管理人员在接收、整理和编研档案时, 不重视对档案的保护, 也没有及时修补破损的档案, 或者修补时未能使用专门的修补胶水, 致使档案出现二次破坏。另外, 档案管理人员在存放档案时, 经常随意放置档案, 防尘、防潮等工作做得不到位, 造成了档案的变质、发霉以及丢失。

(二) 档案存放环境较差。由于档案库房是专门收藏和保护档案的地点, 因此库房的建设必须符合一定的要求。档案库房在选址时不仅要远离居民区、工业地区以及街道主干道;还要做好档案库房的防潮、防火以及防盗等措施, 这是建设档案库房的两点最基本要求。然而目前县档案局档案库房有很多地方不符合要求, 很多档案库房都是由办公房改造而成, 没有做好对档案库房门窗的防火防盗措施。有的档案库房的门窗还使用木质材料与单层玻璃。另外, 很多档案库房内的设备也不达标, 比如使用了荧光灯或其他节能灯等照明设备, 这些灯具会放出含有大量紫外线的光线, 直接影响了对纸质档案、照片、影像等资料的保护。

(三) 资金投入力度较小。县领导一般只关注本县的经济发展状况, 而很少重视档案保护工作, 档案保护工作的资金投入力度也不够。因为档案保护工作有着较强的专业性和技术性, 很多地方都需要有足够资金支持, 比如库房建设、设备安装以及档案修复等。但是, 由于缺乏对档案保护工作的重视, 导致了县档案局建设资金的不足, 很多基础设置建设不到位, 有的档案库房甚至缺少了必要的安全措施, 这样只能让档案保护工作流于形式。

(四) 档案保护措施不够。只有档案管理人员采用一定的措施, 才能对档案进行有效的保护。比如, 档案管理人员要调节好档案库房内的温度和湿度, 定期对档案库房进行消毒, 并做好对档案库房的观察和记录。因此, 档案管理人员必须坚持实行这些措施, 才能让档案得到有效保护。但是目前县档案局未能做好这些保护措施, 比如, 很多档案管理人员忽视了对档案库房内的温度调节, 甚至根本没有实行档案保护措施, 只有在领导检查时才装装样子, 这让档案出现了一定程度的破损和发霉。另外, 很多档案管理人员专业素质很低, 不具备档案保护的相关技术, 很多档案管理人员都没有接受过专业培训, 这让档案保护工作缺乏相关的技术理论指导。

二、加强档案保护工作的对策

(一) 树立档案保护意识。相关领导与档案管理人员都要树立档案保护意识, 正确认识到档案保护工作的重要性。档案管理人员要加强对档案保护工作的重视, 切实履行好自己的职责, 并制定合理有效的档案保护措施, 要把档案保护作为工作的重心, 认真做好县档案局档案保护工作。同时, 相关领导也要重视档案保护工作, 加大档案保护工作的投资力度, 并严格监督检查档案保护措施的实行情况, 从而真正确保档案保护措施能够得到落到实处。

(二) 开展档案业务培训。要加强对档案管理人员的档案业务培训, 不仅要丰富档案管理人员的专业档案知识, 还要提高档案管理人员档案保护技术能力, 让档案管理人员能够根据县档案局的实际情况, 采用有效的档案保护措施, 从而实现县档案局档案保护水平的提高。同时, 要加强对档案管理人员的监督检查, 对于玩忽职守, 没有履行档案保护职责的档案管理人员, 要给予严厉警告或处罚, 如果情节特别严重, 还可以作出开除的处分。只有加强监管力度, 才能建设出一支高素质的档案保护员工队伍, 让县档案局档案资料得到有效保护。

(三) 改善档案存放环境。第一, 要从档案安全方面考虑, 档案库房必须远离人员流动频繁的区域, 要有独立的存放地点, 构成半封闭的档案库房环境。第二, 档案库房的门窗要安装防盗设施, 钥匙要由专门的档案管理人员进行妥善保管。第三, 要做好档案库房防光措施, 通过采用有效的措施, 避免纸质档案、照片以及影像资料遭到紫外线的破坏。档案库房应该选择面积较小的房间, 同时也要让门窗同档案的箱柜垂直, 这样可在一定程度上减少紫外线的照射。并且要注意拉上窗户的窗帘, 阻止外界光源的照射, 窗户窗帘要使用遮光性较强的厚质布料。另外, 档案库房要将白炽灯作为照明设备, 不能使用紫外线较强的荧光灯或节能灯。第四, 要做好档案的防尘工作。档案库房要远离城市工业区, 最好位于工业区的上风区, 这样能够防止尘埃等有害物质侵入档案库房。灰尘对档案的危害极大, 因为灰尘中携带有大量的酸碱物质, 会严重侵蚀档案资料, 这些灰尘落在档案上面后, 也会导致档案遭到磨损, 破坏档案的完整性。所以, 档案库房不能建立在灰尘较多的地区, 尤其要避开居民区、工业区以及街道主干道。这样可有效避免灰尘对档案资料造成的破坏。

(四) 加强保护设备建设。档案库房要尽量安装温湿调控设备, 适时地调整档案库房内的温度及湿度。根据我国对档案库房设计的相关规定, 夏季时档案库房温度要低于24℃, 而冬季时档案库房温度要高于14℃, 并且要让湿度始终保持在45% ~ 60%。所以, 档案库房的墙壁、门窗以及屋顶都要使用相应的隔热材料, 并且要确保档案库房内通风流畅、空气干燥, 可在档案库房内安装空调, 这样能够对档案库房进行干燥及降温处理, 让档案库房保持适宜的温湿度。另外, 档案库房还要远离易燃易爆品, 安装防火门窗, 处理好档案库房内电源与线路的走向, 防止电线出现裸露, 并为白炽灯安装灯罩。另外, 档案库房还要尽量安装防火墙、火灾报警装置以及消防系统, 这样可在档案库房发生火灾时, 能够及时扑灭火源。

摘要：随着时代的进步与发展, 人们对于信息量的需求也日益增加。如何做好档案管理工作, 是档案局面临的重要问题。本文首先分析了档案保护工作的基本现状, 然后结合实际, 提出了加强档案保护工作的对策。

关键词：档案保护工作,现状,对策