校舍基建档案管理工作的现状及对策分析

2022-10-13

一、引言

学校校舍的基础设施建设是学校硬件设施的重要组成部分, 基建档案是对学校基础设施建设全过程的有效记录, 在学校硬件设施的后期维护、工程管理以及后期学校改建、扩建过程中发挥着重要作用。因此, 不管是各个学校内部的档案管理人员还是各区县教育局下属专职管理基建工程部门的档案管理人员都要全面认识到做好学校校舍基建档案工作的重要性, 要全面意识到基建档案管理中存在的各种问题, 根据基层档案管理存在的中的各种问题制定有效的控制策略, 以全面提高档案管理水平。

二、基建档案管理在学校管理中的重要作用

学校校舍的基建档案管理工作是学校管理体系的重要组成部分, 也是教育档案管理体系的重要组织架构, 是学校进行基础设施建设、教学楼翻新、项目改建、学校扩建以及学校在使用过程中建筑物进行工程维护的重要信息参考。对于校舍基建工作而言, 从工程的第一天施工到项目结束的整个动态过程都需要有有效的文字和图片进行信息记录, 只有如此, 才能保障各项工程规划落到实处。通常, 校舍的基建档案包含从项目建设第一天开始的启动时间、项目规划与设计、项目实施方案、施工技术的应用、施工设备的选择、日常的工程维护和技术检修、项目完工时间等内容。基建档案是学校校舍进行现代化工程建设的重要信息记录, 是极具信息参考价值和保存价值的重要文件资料, 校舍基建档案管理水平的高低直接影响了学校日常管理体系的正常运行, 对教育事业的发展有着至关重要的作用[1]。

三、学校基建档案管理的主要特征

(一) 专业性和复杂多变性

校舍基建工程是一项综合性系统, 涉及到多种工程因素, 施工企业面临巨大的施工压力, 工程特有的连续性使工程管理系统与各个管理部门有着直接联系, 全部档案资料都需要归结到档案管理系统中。校舍的基建档案管理涉及多方面因素, 涵盖众多学科的知识, 只有将众多学科知识融入到工程系统建设中, 才能构建最稳定有效的工程系统。由此来看, 校舍的基建档案管理有着极强的专业性和复杂多变性, 需要由专业领域人才进行管理。

(二) 独立成套性

校舍基建档案管理是涉及多方面内容的复杂管理系统, 是各种档案资料有机联系的统一整体, 本身具备成套特性。同时在学校校舍工程项目落地实施中, 各种有关工程信息材料是单独归类整理的, 具有一定的独立性。专门的档案管理部门负责搜集档案信息材料, 其中工程档案材料是基建档案管理实施的主体, 由专人负责对档案材料单独归档。此外, 在工程项目落地实施过程中, 整体工程项目与甲方进行的档案信息搜集也是独立分开的, 二者不存在任何联系。从工程项目落地实施到工程全部完工, 校舍的基建档案需要对整个工程项目各类信息材料进行收集、归类、整理, 其内容是连续和完善的, 是相对整个工程项目档案材料保存独立运行的, 所以具备一定的独立成套性。

(三) 变更运动性

校舍的基建档案管理保存与一般的档案信息管理与保存有着本质的不同, 校舍的基建档案管理是记录整个工程项目动态运动的全过程, 这是因为工程项目建设会根据实际情况有所调整。例如, 在校舍改建阶段, 项目施工进入前半部分, 发现施工中存在很多问题需要解决, 工程施工人员和设计人员就会制定相应的解决方案, 对问题排除和解决, 一般是在工程进展图上进行修正和批改, 这就导致校舍基建档案管理随时能根据工程进度进行调整[2]。

四、当前校舍基建档案管理工作现状分析

(一) 缺乏专业完善的档案管理制度及人员

虽然政府颁布《城市建设档案管理规定》已经有了很多年, 但是很多学校或基建部门的基建档案管理制度仍然不够完善, 既缺乏科学专业的档案管理规定, 也缺乏有效的管理制度。管理制度的不健全导致很多重要的档案资料后期查询起来极为困难, 大部分依靠人工回忆的方式查询。虽然有些学校或基建部门建立了完善的档案管理制度, 但却由于缺乏专业的档案管理人员导致各项工作难以有效落实。甚至有的将一些退休的闲置人员安排到基建档案管理中, 由于其不具备专业的技能素质, 经常出现档案资料丢失的情况。

(二) 档案材料存档不够完善

由于基建档案涉及到诸多学科知识, 需要专业的档案管理人员, 需要花费大量的时间和精力对基建档案材料进行整理。在管理基建档案过程中需要合理控制好档案管理流程。因为管理流程的缺失经常会导致重要的信息材料缺失, 会给工程招标造成不利影响。为了全面提高基建档案管理效率, 要重视档案管理体系的建立健全, 及时做好归档工作, 要提高档案管理人员的管理意识, 防止因工作人员疏忽降低了档案管理效率。

(三) 基建档案归档质量较低

由于学校或基建部门方面缺乏专业的档案管理制度, 且受到基建档案管理人员管理水平的影响, 会导致基建档案归档质量较低。例如, 在施工图纸保存过程中经常会出现不整洁、不齐全等问题。一方面是很多档案信息材料不符合归档要求, 工程图纸上经常出现用笔乱画的情况;很多的施工图纸在没有进行原件保存的情况下就将文件借出, 容易造成文件的失散。在基建档案材料收集过程中, 图纸编制操作极不规范, 很多基础性工程资料丢失现象十分明显, 导致信息材料不能收集全;最后, 各类图纸及文档材料受损和污染情况较严重, 不能很好的反应工程项目建设情况。

五、针对当前校舍基建档案管理现状的应对策略

(一) 加强基建档案工作管理力度, 树立科学化档案管理意识

作为学校领导甚至教育局相关领导面对校舍的基层档案管理工作要全面重视起来, 就要加强重视力度, 也需要转换思想, 全面加强基建档案管理工作力度。管理层需要对基建档案进行规范化管理, 要成立专门的档案管理部门, 针对校舍的基建档案进行针对化管理, 不能只重视基础设施建设而忽视了对档案材料的管理。需要档案管理人员全面做好立卷资料、搜集信息、整理资料、文件归档等工作, 这样才能促进校舍基建档案材料得到有效管理, 使基建档案材料充分发挥出应有价值。

(二) 构建完整的校舍基建档案管理体系、管理制度

基建档案信息是学校后期进行项目施工的重要信息参考, 为了有效提高档案信息管理效率, 学校或基建部门有必要构建完整的基建档案管理体系, 对各类基建档案信息材料进行规范化管理。要根据《学校档案管理办法》和《城建档案管理规定》, 结合目前自身档案开展的实际情况, 有计划、有目的, 有选择搜集档案信息材料。这方面, 学校或基建部门可以将信息技术全面应用到基建档案信息管理中, 建立科学规范的管理制度, 使管理流程更加科学化、系统化、规范化, 以全面提高档案管理效率。

(三) 建立具有高技能素质的档案管理队伍

校舍的基建档案管理水平与档案管理人员专业素质的高低有着直接作用, 档案材料管理的规范化和科学化都离不开具有专业的管理技能人员的支持。所以相关领导要全面重视基建档案管理工作, 结合自身档案管理的实际需求, 组建起一支高素质、高水平的档案管理队伍。管理人员可从应届毕业生或者具有多年的管理经验的人员中选择, 档案管理人员需要具备良好的道德修养和职业素质, 能够保持较高的基建档案管理水平。同时, 也要注重全面提高基建档案管理团队的专业素养, 要使基建档案管理人员能够熟练掌握现代化档案管理方式, 可全面提高档案管理工作人员技能水平和工作意识, 使其能够熟练的应用各种自动化办公设备, 例如, 能够熟练的操作计算机、照相机、复印机等, 要使其能够利用不同的软件规范化对各种文件进行管理, 例如电子档案、工程图纸等, 使其具备专业化信息素养, 全面提高校舍基建档案管理水平。

六、结语

随着信息技术快速发展, 我国教育事业也随之取得了新的成绩。学校日益增多的工程建设项目, 使得校舍的基建档案数量也快速增长, 管理难度也不断增加。因此, 教育部门领导要全面重视工程项目建设中的基建档案管理, 利用信息技术创新档案管理方式, 建立完善的档案管理制度, 在促进档案管理资料有效收集和利用的前提下, 不断提高档案管理人员专业水平, 使其能掌握更多技能, 全面做好校舍的基建档案管理工作。

摘要：随着近年来我国经济快速发展, 做好学校校舍基建档案保存管理工作已成为档案管理工作者最关心的问题。鉴于此, 本文针对当前校舍基建档案管理现状及相关对策展开了详细论述, 详细阐明了校舍基建档案管理的重要作用, 并针对当前我国校舍基建档案管理过程中存在的问题进行了分析, 并针对一系列问题提出了相应的策略, 以期能为档案工作者全面做好校舍基建档案管理工作提供有益借鉴。

关键词：校舍基建档案,管理现状,应对策略